Devant être effectuée régulièrement afin de prolonger la durée de vie du photocopieur et d’éviter les pannes, la maintenance d’un photocopieur doit être effectuée par un technicien qui a pour mission de Il recharger les consommables, remplacer les pièces usées et nettoyer l’appareil avant de finaliser son intervention par une révision.
L’entretien étant une opération préventive, elle est effectuée par un professionnel dans le cadre d’un contrat d’entretien qui peut être souscrit par l’entreprise ou la structure qui achète ou loue le photocopieur.
Un contrat de maintenance de photocopieur peut être signé auprès du vendeur ou d’une société spécialisée. Lorsque l’entretien n’est pas effectué ou lorsque l’engin est âgé ou défectueux, il est alors question d’une intervention curative. Il s’agit dans ce cas de maintenance. Le technicien intervient dans les locaux de l’entreprise (par exemple une agence immobilière) en cas de panne afin de réparer l’appareil sur place ou ultérieurement.
Ce type d’opération peut être effectué dans le cadre d’une intervention ponctuelle (hors contrat, avec un délai plus long) ou dans le cadre d’un contrat de maintenance, souscrit auprès du vendeur ou d’une société spécialisée (le délai d’intervention est plus rapide dans les grandes villes comme Paris ou Marseille).
Les contrats d’entretien et de maintenance facilitent la gestion d’une photocopieuse et sont facturés sous format de forfait mensuel basé sur le type d’équipement et sur la consommation moyenne de copies.
Pour évaluer le montant un forfait, il faut vérifier le coût à la page du photocopieur, en distinguant le tarif des impressions noir & blanc et couleur, ainsi que les consommables et les pièces d’usure inclus dans le contrat.
Entretenir une photocopieuse est indispensable pour assurer son bon fonctionnement et prolonger sa durée de vie. Souscrire un contrat de maintenance est une bonne solution pour profiter d’une prestation complète sans avoir à gérer les démarches d’entretien de la machine.
Ce type de prestation préventive comprend les opérations suivantes :
Cette forme de prestation comprend les interventions suivantes :
En cas de panne d’un photocopieur se met en place une procédure d’intervention classique dans le cadre d’un contrat de maintenance. La société ou la structure contacte le service technique.
Au moyen de l’assistance téléphonique, ce dernier effectue un premier diagnostic à distance selon les constats et les propos rapportés par le client. Le technicien se rend ensuite sur place dans un délai plus ou moins rapide (24 à 48 heures en moyenne) et se charge d’effectuer les réparations nécessaires, le remplacement des pièces usées et une révision de la machine.
En revanche, dans le cadre d’une intervention ponctuelle, un premier chiffrage est proposé selon les réparations à effectuer et un devis est ainsi soumis par l’opérateur en maintenance.
Lorsque le photocopieur présente un défaut, il peut s’agir d’une pièce défectueuse.
Les techniciens sont formés pour résoudre les problèmes techniques :
Une photocopieuse est exposé à un certain nombre de pannes, plus ou moins courantes :
Pour résilier un contrat de maintenance en cours, il faut adresser un courrier au prestataire pour lui manifester son souhait. Le courrier doit être envoyé en recommandé avec avis de réception et le client doit respecter les conditions de résiliation prévues dans son contrat. La prise d’effet de la résiliation est rarement immédiate et peut nécessiter plusieurs semaines de traitement avant d’être véritablement effective.
Les prestataires appliquent des pénalités à rembourser en cas de résiliation anticipée. En revanche, il est illégal d’exiger le règlement complet de la prestation.
Il peut arriver que l’on ne soit pas satisfait d’un photocopieur, des conditions de son contrat de maintenance ou que les besoins en matière de copies et d’impressions évoluent. Pour éviter les désagréments d’une résiliation de contrat de maintenance, il est possible d’opter pour le rachat de contrat de photocopieur.
Les raisons d’un rachat de contrat de maintenance d’un photocopieur sont multiples : coût excessif, options de l’appareil trop limitées, service défaillant ou encore mauvaise relation avec le prestataire. Dans le cadre d’un rachat de contrat, un nouveau prestataire, sélectionné peut reprendre le contrat de maintenance existant auprès du prestataire initial. La passation du contrat sera alors effectuée entre les deux fournisseurs.
Le rachat du contrat évite de devoir garder un appareil inadapté ou de devoir le racheter. Ce processus est donc l’occasion de démarrer la location d’une imprimante bénéficiant de la technologie des modèles récents et davantage adaptée aux besoins actuels.
Le changement est alors réglé rapidement et sans délai de résiliation. Un gain de tranquillité d’esprit pour le client qui ne doit ni gérer la transaction, ni subir d’attente. A travers la procédure de rachat, les conditions du contrat sont renégociées. C’est aussi l’opportunité de renégocier les conditions financières et de réaliser des économies.
Le technicien de maintenance de copieur intervient pour assurer l’entretien des machines.
Le technicien de maintenance mêle plusieurs techniques différentes, à savoir l’informatique, l’électrotechnique et les technologies. Il est capable d’intervenir sur tous les types de machines, qu’il s’agisse des copieurs couleurs ou noir et blanc, numériques ou analogiques, classiques ou multifonctions, ainsi que les appareils spécifiques (tireuses de plans, haut volume). Il assure deux types de missions :
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