Photocopieur pour avocat et professionnel du droit
Un cabinet d’avocat produit de nombreux documents à présenter devant une cour de justice en format papier ou dématérialisés, tels que des contrats, des actes ou des dossiers. L’impression, la copie et la numérisation font donc partie du quotidien des professionnels du droit. La solution à cet impératif est l’acquisition ou la location d’un photocopieur multifonction performant, rapide et sécurisé.
Quels photocopieurs pour les avocats ?
Voici les éléments à prendre en compte pour bien choisir un copieur destiné à la profession d'avocat :
Impression et copie de qualité professionnelle
Le matériel de reprographie doit prendre en charge les formats de papier les plus courants : A3 et A4. Il doit aussi permettre l’impression en recto-verso, en couleur ou uniquement en noir et blanc.
Pour éviter une action manuelle qui serait une perte de temps, l’équipement de bureautique doit pouvoir assembler les feuillets qui constitueront les dossiers et contrats des clients de façon automatique.
Une vitesse de reproduction élevée est indispensable pour gérer de façon optimale les volumes importants de copies. L’estimation du volume de copie mensuel permet donc de déterminer quel modèle de photocopieur professionnel est le plus adapté au domaine juridique ou à la spécialisation de l'avocat :
- droit commercial, droit des personnes, droit des sociétés, droit public, droit immobilier, droit pénal...
Numérisation et digitalisation des archives
L’archivage numérique étant obligatoire pour les avocats, le photocopieur contribue à dématérialiser le flux documentaire grâce à sa fonction scanner performante. Une connectivité simplifiée en réseau permet de numériser ou d'imprimer à distance depuis un appareil mobile, avec un tri automatique possible vers des destinations prédéfinies afin de retrouver ses propres dossiers sur son poste de travail.
Sécurisation des documents et données sensibles
Afin de distinguer les originaux des duplicatas, le mode filigrane est une option importante et permet d’ajouter des mentions sur des copies déjà imprimées, ou qui vont l’être. C’est le moyen d’intégrer un texte indiquant une date, une heure, un service, ou encore la mention « confidentiel ».
Un code d’accès pour une authentification avant toute opération sur le photocopieur va garantir la confidentialité des dossiers professionnels d'un avocat généraliste ou spécialisé. Le matériel d'impression doit également être en mesure d’effacer les données stockées après chaque manipulation.
Il faut donc veiller à mettre à jour régulièrement les paramètres de sécurité du copieur.
Location de photocopieurs pour avocats
Passer par un contrat de location garantit de pouvoir maîtriser son budget. Plus la durée de location du copieur est longue, plus les mensualités sont réduites. L'autre avantage de la location réside dans le fait que les loyers sont déductibles de l’impôt sur les sociétés au titre des charges d’exploitation.
Les contrats de location
Dans le cas d'une location financière de copieur professionnel sans option d’achat, le bail doit indiquer :
- le montant du loyer, mensuel ou trimestriel ;
- la durée de l’engagement : courte (quelques mois) ou longue (de 2 à 5 ans) ;
- les conditions de reconduction de la location et les délais de résiliation.
Le contrat peut être conclu avec ou sans maintenance et service après-vente qui comprend :
- la livraison, l’installation et la configuration du photocopieur ;
- la formation à son utilisation et des des conseils pratiques ;
- l’entretien courant et le remplacement des pièces défectueuses ;
- la fourniture d’un matériel de remplacement en cas de panne.
A noter qu’il est possible de rajouter un contrat d’approvisionnement pour gérer le renouvellement des consommables comme les stocks de papier et les toners ou cartouches d’encre de couleur ou n&b.
Le leasing de photocopieur
Appelé aussi crédit-bail, il s'agit d'un contrat liant le client à une société de leasing. Un apport initial est versé par la société locataire, assorti d’un loyer mensuel. A la fin du contrat, celle-ci peut racheter le matériel, le faire reprendre, ou encore le revendre. Les mensualités et l’apport sont modulables selon le budget. Comme les loyers sont déductibles du prix d’achat final, qui est fixé dès le début de la relation contractuelle, le coût total peut être moins élevé que celui d’une location classique.
Cependant, il faut être vigilant en cas :
- de rupture anticipée : la société locataire devra rembourser les loyers restants et verser des pénalités.
- d’obsolescence du matériel avant la fin du contrat : il faudra anticiper sur les besoins en impression à venir et demander plutôt un renouvellement de l'appareil.
Attention aux arnaques
Des
sociétés de leasing utilisent le mécanisme de la participation
commerciale afin de détourner l’attention du signataire de la durée
réelle du contrat et de la contrepartie. Avant de remplir un bon de
commande, votre cabinet d’avocats doit donc vérifier la portée de son
engagement car plusieurs affaires ont fait remonter des pratiques
courantes relevant de l’arnaque.
Sous couvert d’un partenariat, un remboursement partiel ou une remise est promis par un commercial à chaque renouvellement du contrat de location. La société locataire est donc obligée de le prolonger, et d’opter pour un matériel encore plus couteux. Or cette pratique ne respecte pas le droit des contrats.
Elle a été considérée comme un dol par la Cour d’appel de Paris, d’Aix-en-Provence et de Grenoble. Les contrats ainsi conclus sont donc nuls et non avenus. Obtenez un prix compétitif en demandant un devis personnalisé gratuit pour l'installation d'un photocopieur destiné aux avocats ou aux notaires.
