En 2026, le coût à la page d’un photocopieur ou d’une imprimante multifonction professionnelle se situe généralement entre 0,005 et 0,015 € HT pour une impression noir et blanc, contre 0,04 à 0,10 € HT pour une page couleur.
Ces tarifs concernent les contrats de maintenance facturés au nombre de pages et varient selon le modèle, le volume mensuel et les services inclus. Le prix unitaire ne doit pas être confondu avec le loyer du photocopieur. Pour déterminer le budget réel d’un parc d’impression, il faut additionner le financement du matériel, les pages facturées, la maintenance et les éventuels frais annexes. Le financement constitue un poste distinct : retrouvez les prix des photocopieurs professionnels selon leur gamme et leur configuration pour compléter le calcul du budget global.
Le coût à la page, aussi appelé coût par copie ou facturation à la page, correspond au prix payé pour chaque face imprimée. Dans le cadre d’un contrat d’entretien et de maintenance de photocopieur standard, il comprend :
Le papier, les ramettes de feuilles, les agrafes, l’électricité, le loyer et certaines réparations liées à une mauvaise utilisation restent généralement exclus. La numérisation n’est pas comptabilisée comme une impression, puisqu’elle ne consomme ni papier, ni toner, ni encre.
| Type d’impression | Coût indicatif par page |
|---|---|
| Noir et blanc | 0,005 à 0,015 € HT |
| Couleur | 0,04 à 0,10 € HT |
Ces montants sont des ordres de prix. Seul un devis établi à partir du volume mensuel, de la proportion d’impressions couleur et du niveau de maintenance permet d’obtenir un tarif précis.
Une impression monochrome utilise uniquement du toner noir. Un photocopieur ou une imprimante couleur laser mobilise quant à lui quatre cartouches distinctes : cyan, magenta, jaune et noir. Sur un modèle à jet d’encre, ces différentes couleurs sont fournies par des cartouches d’encre ou des réservoirs rechargeables. Le coût dépend également du taux de couverture de chaque page et du rendement des consommables.
Un document comportant de grands aplats consomme davantage de toner ou d’encre qu’une page contenant seulement quelques éléments colorés. Dans un contrat avec facturation à la page, le tarif est généralement fixé à l’avance, indépendamment du taux de couverture, sous réserve des conditions prévues par le prestataire.
Une page contenant seulement un logo, un lien hypertexte ou un petit élément graphique coloré peut néanmoins être enregistrée par le compteur comme une impression couleur. En mode de sélection automatique, le photocopieur analyse le document avant de choisir entre la couleur et le n&b.
La couleur peut ainsi être réservée aux présentations, supports commerciaux et documents destinés aux clients, tandis que le noir et blanc devient le réglage standard pour les documents internes.
Un volume élevé permet généralement de négocier un tarif unitaire plus faible, car les frais fixes sont répartis sur davantage de pages. Il faut toutefois éviter de souscrire un forfait surdimensionné : lorsqu’un minimum mensuel est facturé, les pages non utilisées peuvent augmenter le coût réel de chaque impression.
Le photocopieur doit donc être adapté aux besoins de l’entreprise. Une petite structure imprimant 800 pages par mois n’aura pas les mêmes contraintes qu’un service produisant 20 000 copies mensuelles.
Le mode de comptabilisation des pages A3 dépend du contrat. Certains prestataires considèrent une impression A3 comme une seule page, tandis que d’autres la facturent comme deux feuilles A4.
Ce point doit être vérifié avant la signature, notamment pour les bureaux d’études, les agences de communication ou les services utilisant régulièrement de grands formats. Une impression recto verso correspond généralement à deux pages facturées, puisqu’elle comporte deux faces imprimées. Elle réduit le nombre de feuilles consommées, mais pas nécessairement le montant facturé pour les impressions.
L’imprimante laser reste particulièrement adaptée aux cadences élevées, aux documents bureautiques et aux volumes réguliers. Le jet d’encre professionnel peut néanmoins proposer un coût par page compétitif, notamment avec des réservoirs ou des cartouches d’encre à haut rendement.
Aucune technologie n’est systématiquement moins chère. La comparaison doit porter sur le rendement des consommables, la vitesse, le volume recommandé, la maintenance et le coût total de possession. Les résultats doivent également être comparés à partir d’une configuration standard et de conditions d’utilisation similaires.
Lorsqu’une entreprise achète elle-même ses consommables, le calcul de base consiste à diviser leur prix par leur rendement :
Coût du toner par page = prix du toner ÷ nombre de pages annoncé
La même formule peut être appliquée à une cartouche d’encre :
Coût de l’encre par page = prix des cartouches ÷ nombre de pages annoncé
Un toner de 100 € offrant un rendement théorique de 5 000 pages représente un coût de 0,02 € par page. Pour obtenir un coût plus réaliste, il faut ajouter la quote-part du tambour, du kit de fusion, des autres pièces d’usure, des feuilles de papier et de l’électricité.
Le rendement annoncé par les fabricants est mesuré dans des conditions standard. Le résultat réellement obtenu peut varier selon le taux de couverture, le type de document, le grammage des feuilles et les réglages du photocopieur ou de l’imprimante.
Dans le cadre d’un contrat avec facturation à la page, le calcul mensuel est différent :
Coût mensuel des impressions = (pages noir et blanc × tarif noir et blanc) + (pages couleur × tarif couleur)
Le coût mensuel dépend du volume et de la proportion de pages couleur. Voici trois simulations établies sur la base de 0,008 € HT par page noir et blanc et de 0,07 € HT par page couleur :
| Profil d’utilisation | Pages noir et blanc | Pages couleur | Coût mensuel des impressions |
|---|---|---|---|
| Petite entreprise | 800 | 100 | 13,40 € HT |
| PME | 3 000 | 500 | 59 € HT |
| Service à usage intensif | 10 000 | 2 000 | 220 € HT |
Ces montants correspondent uniquement aux impressions facturées. Le loyer du photocopieur, les feuilles de papier, les options et les éventuels frais fixes doivent être ajoutés pour déterminer le budget mensuel total. Sur les volumes importants, le tarif unitaire peut toutefois être négocié à la baisse.
Le coût à la page d’un contrat ne représente qu’une partie du coût réel d’utilisation du photocopieur. Pour évaluer la rentabilité d’une offre, il faut calculer le coût global moyen :
Coût global par page = (loyer + coût des pages facturées + papier + options + frais fixes) ÷ nombre total de pages
Une PME produisant 3 500 pages par mois peut, par exemple, payer 59 € HT pour ses impressions et 80 € HT de loyer. Son coût global moyen s’élève alors à 0,0397 € HT par page, hors feuilles de papier et frais annexes, et non au seul tarif unitaire de 0,008 € ou 0,07 € indiqué dans le contrat. Ce résultat constitue une moyenne entre les impressions monochromes et couleur et permet surtout de comparer plusieurs photocopieurs et imprimantes professionnelles multifonctions sur une base identique.
Pour un volume de 4 000 pages noir et blanc et 500 pages couleur par mois, deux contrats peuvent produire des résultats différents :
| Offre A | Offre B | |
|---|---|---|
| Loyer mensuel | 55 € HT | 75 € HT |
| Prix d’une page noir et blanc | 0,010 € | 0,006 € |
| Prix d’une page couleur | 0,080 € | 0,050 € |
| Coût mensuel des impressions | 80 € HT | 49 € HT |
| Budget mensuel hors papier et options | 135 € HT | 124 € HT |
| Coût global moyen par page | 0,030 € | 0,0276 € |
Malgré un loyer supérieur de 20 €, l’offre B permet d’économiser 11 € par mois, soit 132 € par an, grâce à ses tarifs d’impression plus faibles. La comparaison doit ensuite intégrer les frais d’installation, les consommables, les options et les conditions de maintenance.
La facturation à la page repose sur les compteurs du photocopieur ou de l’imprimante multifonction, qui distinguent les impressions monochromes et couleur. Le relevé peut être transmis automatiquement au prestataire ou effectué périodiquement.
Un contrat d’entretien et de maintenance facilite la gestion des cartouches, du toner et des autres consommables tout en limitant les dépenses imprévues. Cependant, toutes les offres ne couvrent pas les mêmes prestations.
Pour contrôler une facture, il faut relever séparément les compteurs noir et blanc et couleur au début puis à la fin de la période. La différence correspond au nombre de pages réellement produites. Le calcul doit être effectué séparément pour chaque compteur :
Montant facturé = (nouveau compteur – ancien compteur) × prix par page
Le relevé doit ensuite être comparé au volume indiqué sur la facture. Il convient de vérifier :
Sur la plupart des photocopieurs et imprimantes multifonctions, chaque face imprimée augmente le compteur. Une feuille recto verso correspond donc à deux pages facturées, tandis qu’une simple numérisation ne déclenche aucune facturation d’impression.
Dans le cadre d’une location longue durée de photocopieur, le contrat de financement et celui de maintenance peuvent être distincts. Une mensualité attractive peut ainsi masquer un coût par copie élevé, des cartouches non incluses ou un forfait inadapté.
Plusieurs réglages permettent de diminuer les dépenses sans pénaliser les utilisateurs :
Le mode brouillon réduit la consommation d’encre lorsque l’entreprise achète elle-même ses toners mais ne modifie pas le prix facturé d’un contrat prévoyant un tarif fixe par page.
La centralisation des flux sur un photocopieur ou une imprimante multifonction bien dimensionnée peut réduire les coûts, mais un équipement trop puissant serait également plus cher à financer. Un audit du parc d’impression permet d’identifier les machines sous-utilisées, les volumes réels et les contrats devenus inadaptés.
L’achat d’un photocopieur reconditionné peut diminuer l’investissement initial, mais ne garantit pas automatiquement un coût par page inférieur. Le rendement des cartouches, la consommation d’encre ou de toner, l’état des pièces d’usure et la couverture de maintenance doivent également être comparés.
Le tarif unitaire le plus bas n’est donc pas toujours l’offre la plus économique. Pour choisir un photocopieur ou une imprimante professionnelle, il faut comparer le coût annuel total, le volume inclus, la qualité du service technique et les conditions d’évolution du contrat.
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