Installation de photocopieur professionnel
Grâce
à sa grande capacité d'impression, le photocopieur est un périphérique permettant de reproduire rapidement des
documents couleur ou n&b.
On distingue deux grandes catégories d'équipements :
- Le photocopieur simple ou monofonction ;
- L'appareil multifonction et ses nombreuses fonctionnalités.
L'usage d'une machine de reprographie offre plusieurs possibilités :
- Facilement pilotable depuis un panneau de commande ;
- Un toner coûte moins cher qu'une cartouche d'imprimante ;
- Un vrai gain de temps,
car les exemplaires en n&b ou couleur sont pris en main par le chargeur automatique de document ;
- Des fonctions programmables grâce à un écran LCD tactile.
Les fonctionnalités
Voici les principales fonctions des copieurs multifonctions :
- Le scanner pour numériser des feuilles au format A2, A3 ou A4 ;
- La fonction fax pour envoyer un fax comme un télécopieur ;
- La fonction recto verso automatique pour accroître la performance ;
- Panneau de commande interactif pour un pilotage intuitif.
Quelles sont les options disponibles ?
La
majorité des copieurs peuvent être dotés
d’options supplémentaires :
- Pour la finition, diverses
fonctionnalités de tri, d’assemblage et d’agrafage des pages en
cascade permettent de classer les grandes séries de feuilles par paquets, ou les agrafer dans un angle ou dans une pliure ;
- La fonction perforation qui intervient pour un archivage en classeur ;
- Des cassettes et magasins de papier de différents grammages.
La vitesse d'impression en copies par minute
La vitesse d'un copieur s’exprime
en cpm ou ppm. Il s’agit du nombre de pages pouvant
être sorties à la
minute.
- un maximum de 20 cpm ou pages par minute pour une imprimante à jet d'encre et de 40 cpm pour une imprimante laser ;
- Entre 20 et 90 cpm, pour les photocopieurs couleur ;
- Entre 25 et 105 ppm pour les photocopieurs monochromes.
Opter pour l'achat ou la location ?
L'achat est rentable à condition
de respecter un cycle de vie d'au moins 5 ans.
La location de photocopieur est conseillée aux professionnels car :
- Les mensualités sont déductibles de
l’impôt sur les sociétés car le montant du loyer est une charge d’exploitation de l'entreprise ;
- La maintenance est inclue ;
- Une photocopieuse professionnelle peut être remplacée par un autre modèle plus récent ;
- Vous êtes approvisionné en fournitures consommables compatibles ;
- Le client choisit lui-même la durée.
Une formule de location correspond à un engagement
d'une durée de 24 à 72 mois qu'il est possible d'arrêter envoyant une lettre recommandée.
Si ce préavis n'est pas respecté, le forfait de location est
renouvelé pour une période de un an à compter du jour de livraison.
Quels sont les prix des photocopieurs ?
Le prix dépend de la technologie du système d'impression :
- Les photocopieuses analogiques n&b coûtent 250 € et il faut compter jusqu'à 450 € pour les modèles couleur ;
- Une machine numérique coutera entre 400 et 12000 € ;
- Un copieur couleur format A3/A4 coûte entre 1500 et 6000 € ;
- Le tarif d'un copieur grand format est compris entre 7.000 € et 20.000 €.
Vous avez
un budget serré ? pensez au photocopieur d'occasion reconditionné!
Comment financer l'achat d'un photocopieur ?
Un photocopieur doit être remplacé à vos frais lorsque celui-ci devient obsolète ou tombe en panne. La TVA qui est de 20% pourra par contre être récupérée lors d'un achat (hors crédit-bail ou LOA).
Un
emprunt peut être contracté auprès de votre banque mais il faut
s'assurer que le délai de remboursement ne dépasse pas la durée de vie
de
l'appareil.
Un service après-vente réactif
Afin
de préserver la longévité de votre équipement, un service de
maintenance est systématiquement proposé aux clients souhaitant installer un copieur.
Le SAV prend en charge le dépannage, la réparation et le remplacement des pièces détachées défectueuses comme le toner ou le tambour.
Les critères de choix
La
quantité d'impressions nécessaire et la vitesse sont les principaux
éléments qui détermineront le choix de l'appareil à installer. La nécessité ou non d'une machine à photocopier proposant des copies
couleur ou non est l'autre point important. Les performances de chaque option peuvent aussi faire pencher la balance. Il faudra aussi veiller à ne pas négliger la sécurité électronique, comme le chiffrage des données et la restriction d’accès.
Photocopieuse couleur ou monochrome ?
Pour
savoir s’il est plus judicieux de choisir un copieur à toner de
couleur ou noir, il faut s’interroger sur ses besoins. Si l'impression n&b est
majoritaire, un copieur monochrome sera suffisant. Il
peut ensuite être complété par un multicopieur couleur pour un besoin
ponctuel, sachant qu’une photocopieuse n&b multifonctions a aussi une fonction numérisation.
Quelle marque choisir ?
S’il
ne fallait retenir qu’une seule marque, vous pouvez opter pour Toshiba
pour l'interface utilisateur intuitive et la connectivité des périphériques.
Toshiba
propose aussi en vente ou en location des appareils Eco couleur
plus respectueux de l’environnement afin de réduire son emprunte
carbone.
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devis photocopieur pour vous équiper au meilleur prix !
Quel type de photocopieur privilégier ?
Voici les différentes gammes disponibles :
La résolution ou qualité d'impression en dpi
La résolution s’exprime en ppp (point par pouce) ou dot per
inch. La définition en dpi correspond au nombre de points inscrits sur un pouce.
⇒ Une définition d'image de 300 dpi suffit pour du n&b ;
⇒ 600 dpi minimum sont nécessaires pour des copies en couleur.
Les fournisseurs
Les fabricants de photocopieurs professionnels sont :
⇒ Epson ou Seiko Epson Corporation qui propose de puissants équipements pour les entreprises avec notamment le WorkForce Pro ;
⇒ HP qui est une société qui domine le marché des systèmes d'impression ;
⇒ Canon et sa gamme couleur et n&b i-SENSYS ;
⇒ Brother qui
a développé la 1ère imprimante noir et blanc et se
distingue désormais avec les modèles MFC et DCP ;
⇒ Konica-Minolta est le résultat de la fusion des sociétés
Konica et Minolta ;
⇒ Sharp qui dispose d'un large catalogue de photocopieurs multifonctions.
⇒ Ricoh qui
propose la vente ou la location de multicopieurs (ou MFP) équipés du NFC permettant aux utilisateurs de s'identifier
(instantanément depuis leur smartphone) sans carte ni mot de passe.
⇒ Xerox est
une société américaine reconnue pour être à l’origine de l’invention des systèmes de reprographie grâce au physicien Chester Carlson.
⇒ Toshiba a une expérience de plus de 40 ans dans l'impression
bureautique.
Sélection des meilleurs appareils
⇒ I-SENSYS MF832Cdw
Polyvalente, l'imprimante i-SENSYS MF832Cdw centralise les tâches bureautiques grâce au
logiciel Microsoft intégré. Avec 38 ppm, ce modèle i-SENSYS a des commandes intuitives
et un système de gestion
compatible avec Android et iOS. Elle réalise des impressions en réseau grâce au
wifi direct ou standard. Le temps de sortie de la 1ère page est de
14,5 secondes.
⇒ Canon MF8580Cdw
Produisant 20 ppm, il fonctionne en local avec port
USB. Disponible d'occasion ou neuf, il est doté des
fonctions Apple AirPrint et Google Cloud Print.
⇒ Canon IR 2425i
Cette
petite machine compacte Canon est conseillé aux PME.
Proposant
l'impression de feuilles en recto verso et ayant une productivité
de jusqu’à 25 ppm, elle dispose d'une connexion
Wifi, Bluetooth ou Ethernet filaire et possède une fonction imprimante
et fax qui la rende adaptée aux tâches professionnelles. Son temps de préchauffage est de 4 secondes.
⇒ Imprimante à jet d'encre Brother MFC-J6947DW
Dotée de la technologie à jet d'encre en poudre, l'imprimante multifonction couleur MFC-J6947DW de Brother permet de gagner en productivité et de faire des
économies avec 22 cpm en n&b et 20 cpm en couleur.
⇒ Toshiba 4520c
e-BRIDGE
La plateforme d'impression Toshiba 4520c
e-BRIDGE est doté d'un processeur double cœur. Grâce au navigateur web intégré, la technologie e-Bridge facilite le partage des documents car les photocopies sont accessibles directement depuis le système de gestion documentaire.
⇒ Toshiba E-STUDIO 5015AC
La gamme laser 5015AC constitue un excellent compromis entre des
besoins ponctuels et un besoin important de copies. Il peut
photocopier 50 cpm en A3 avec une qualité de 1200x1200 dpi.
L’impression laser est accessible via une boîte e-mail ou par une clé
USB.
⇒ E-STUDIO 2010AC
Pour
un volume de copie plus faible, le modèle Toshiba 2010AC est idéal. Sa
capacité de reproduction en quadrichromie (cyan, magenta, jaune, et noir ou CMJN) est de 20 cpm en A3. Il a un écran tactile de 10,1’’ intuitif permettant de piloter chaque fonction
et d'accéder aux fichiers stockés sur un serveur.
⇒ Sharp MXM 905 EU
Conseillé aux entreprises souhaitant une grande quantité de photocopies, ce mopieur peut copier
jusqu’à 90 cpm et stocker 6 700 feuilles.
Il est notamment recommandé pour sa performance en termes de
finition : agrafage à cheval, perforation, insertion, pliage et découpe de
documents.
⇒ Sharp 4051 EU
Le MXM 4051 EU est issu d'une série dédiée à des petits volumes. Pouvant reproduire 40 cpm en n&b, il est multifonction : imprimante, scanner et fax.
Qu'est-ce qui différencie les imprimantes des photocopieurs ?
Les
deux types d’appareils permettent d’imprimer, de copier ou de faxer.
L’imprimante peut être raccordée à du matériel informatique aussi bien
qu’au réseau d'une entreprise, tandis que les photocopieurs multifonctions ne fonctionnent que
sur un serveur informatique reliant des ordinateurs.
L’imprimante
de bureau permet de reproduire un petit volume de copies, alors que
la photocopieur garantit la reproduction de documents en masse et permet de faire des économies sur sa consommation d'énergie.
Comment réduire le coût d’utilisation d'un copieur ou d'une imprimante professionnelle ?
Il faudra communiquer auprès des salariés sur les points suivants :
- privilégiez le noir à la couleur si cette dernière n’est pas indispensable ;
- imprimez en mode brouillon si un rendu de qualité professionnelle n’est pas requis et préférez l'impression recto / verso ;
- réutilisez les documents uniquement imprimés sur une seule face en tant que brouillons et scannez autant que possible plutôt que photocopier.
