Photocopieur

Installation de photocopieur multifonction

Indispensables à la vie quotidienne d’une entreprise, les photocopieurs multifonctions utilisant du papier (administrations, associations, cabinets d'avocats, offices notariaux, services d'impression, centres de formation, écoles...) offrent des solutions et un gain de temps considérable dans la gestion des documents, affaires et tâches administratives.

L'utilisation et le partage des feuilles et du support papier reste malgré tout encore indispensable et très pratique pour certains types de protocoles.

On distingue deux grandes gammes d'appareils sur le marché :

• Les photocopieurs monofonctions : ils servent exclusivement à la reproduction de documents, en noir et blanc et/ou en couleur.
• Les copieurs multifonctions : disponibles en vente ou en location, ils présentent l’avantage, en plus de la reproduction, d’assurer d’autres tâches comme notamment l’impression, la numérisation et l’envoi par fax.

Pourquoi s’équiper d’un photocopieur ?

L'installation d'un photocopieur efficace et adapté afin d'équiper des locaux professionnels est primordial de nos jours pour la copie de documents papier au sein d'une entreprise. Toute société, organisation ou association ayant de manière régulière le besoin de reproduire et imprimer un certain nombre de documents doit pouvoir manipuler un copieur disponible rapidement.

Un appareil de reprographie est un outil participant à la gestion de l'organisation, de l'administration, et permettant la diffusion de l’information.

• Utilisable en réseau et permettant de concentrer et de centraliser les usages et impressions d’un grand nombre de salariés, dispensant l’entreprise d’investir dans plusieurs photocopieurs individuels.
• L’approvisionnement en stock d'encre noire et de couleur est bien moins couteux que pour les imprimantes de petite capacité.
• La gestion du papier est facilitée grâce au système de bacs multiples. Les collaborateurs peuvent alterner plusieurs formats et types de papiers selon leurs besoins avec une seule et même machine en stock.
• Le gain de temps est considérable, car la copie d’un dossier est prise en main automatiquement par la machine grâce au module chargeur. Le salarié peut ainsi agrafer chaque dossier individuellement.
• La reproduction est possible à grands volumes et très rapidement.
• L’option permettant la copie en recto verso permet une économie considérable de papier et facilite le stockage et la diffusion des documents.
• Un grand nombre de fonctionnalités personnalisables et programmables à distance pour une utilisation facilitée et un faible impact environnemental.
• La possibilité de modifier le modèle reproduit avec facilité. L’image d’origine peut être réduite, agrandie ou améliorée depuis la machine.

Les copieurs sont équipés de caractéristiques de base, dont la gestion des bacs à papiers, des consommables et des spécificités d’impression. Leur rôle consiste en premier lieu à reproduire à l’identique un document présenté, en couleur ou en noir et blanc et leur capacité d'impression diffère qu'il s’agisse d’un modèle équipé d'une technologie à jet d’encre ou un appareil à laser.

Les fonctionnalités d'un copieur

Le copieur professionnel permettent de photocopier à un tarif avantageux et dans un laps de temps réduit de grandes quantités de documents papier.

Les fonctionnalités générales et détails des modèles de base disponibles sont :

⇒ L’impression : l’impression simple – depuis un document présenté – ou à distance – depuis un ordinateur – permet de remplacer les imprimantes individuelles. Une seule et même machine propose une impression de qualité sur plusieurs formats de papiers : A0, A1, A2, A3, A4 ou A5.

⇒ Le scanner : solutions permettant la numérisation des documents et facilitant leur diffusion tout en limitant l’utilisation de papier et d’encre.

⇒ Le fax : cette option rend possible l’envoi de documents par voie de fax.

⇒ Le recto verso : cette fonction est une solution très utile pour économiser du papier et optimiser le rangement des documents et feuilles.

Achat ou location de photocopieur ?

L'achat d'un photocopieur professionnel multifonction peut s'avérer être est plus rentable que sa location, à condition de respecter le cycle maximal du copieur (3 ou 4 ans). De plus, l’acheteur a le choix pour financer son achat, entre le paiement comptant, le crédit court, et le crédit bancaire.

Cependant, la location de photocopieur séduit de plus en plus de professionnels et la Location Longue Durée (LLD) offre de sérieux atouts :

• Les coûts d’équipement sont étalés sur la durée du contrat.
• La première mensualité est souvent du même montant que les suivantes.
• Le montant des loyers versés au loueur de matériel est déductible de l’impôt sur les sociétés, car ces loyers sont une charge d’exploitation.
• La maintenance est incluse dans le contrat.
• Le périphérique d’impression peut être changé en cours de contrat, afin de s’adapter aux besoins de l’entreprise.
• L’entreprise choisit sa durée d’engagement (en général entre 24 et 60 mois).

Les fournisseurs de photocopieurs proposent désormais des contrats de location avec option d’achat aussi nommés LOA ou leasing ou crédit-bail.

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Résiliation et rupture de contrat de location

En louant un photocopieur, vous vous engagez auprès d'un fournisseur pour une durée initiale de location de 48, 60 ou 72 mois. Aucune demande d'annulation ou de rupture ne peut être effectuée avant ce terme. En cas de souhait de rupture à échéance, vous devez adresser à votre fournisseur une lettre recommandée avec accusé de réception. Cet envoi doit respecter un préavis de 3 à 6 mois avant la date butoir. L'imprimante doit être restituée.

Si ce préavis n'est pas respecté, le contrat locatif est renouvelé par tacite reconduction pour une période d'un an. À noter que la période de renouvellement ne peut pas correspondre à la durée initiale de l'accord. Côté financier, cette démarche a un coût. La rupture anticipée du contrat implique le paiement des loyers restant dû jusqu'au terme initial du contrat.

À cela, s'ajoute une pénalité pouvant atteindre 10 % du prix global. Résilier avant le terme du contrat est donc tout à fait envisageable, mais assez onéreux. Étant donné le surcoût de cette démarche d'annulation, pensez à bien sélectionner votre fournisseur et l'appareil avant de vous engager.

Quels sont les prix des photocopieurs ?

Le budget à prévoir pour s'équiper d'un appareil de bureautique dépend en grande partie de la technologie et des fonctionnalités disponibles.

• Le prix des photocopieurs analogiques est compris entre 250 € (pour un appareil assurant une impression en noir et blanc) et 450 € (en couleur) .
• Un copieur numérique coûte entre 400 et 12.000 € (pour une imprimante laser assurant un haut volume de reproduction de documents).
• Pour une photocopieuse imprimante, il faut compter de 200 à 700 € pour du monochrome et entre 1500 et 6000 € pour de la couleur.
  
• Le photocopieur multifonction coûte entre 250 et 8000 €. Il assure une photocopie et une impression bureautique voire une impression photo haute définition, avec possibilité de numériser et faxer les documents.
• Pour un photocopieur grand format, il faut débourser entre 7.000 € et 20.000 € pour les formats techniques lorsque l'appareil est disponible.

Les services d'entretien et de maintenance

Tout appareil doit être entretenu pour assurer un bon service et préserver sa durée de vie et le photocopieur ne fait pas exception. Il existe ainsi des contrats de maintenance pour couvrir les opérations d’entretien et de réparation. Ils sont proposés par les fabricants ou par certains installateurs spécialisés.

Le contrat de maintenance comprend 4 critères : l’entretien, le dépannage, la réparation en cas de panne et la fourniture des consommables.

Il convient cependant d’être vigilant lors de la signature du contrat, car certains prestataires proposent uniquement des solutions préventives pour l’entretien ou seulement une dimension curative des réparations.

Les contrats assurent l’installation et le réglage de l’appareil, sa maintenance préventive, la fourniture et le remplacement des consommables (encre et toner du stock), l’assistance téléphonique pour le dépannage, et la réparation de la machine (remplacement des pièces ou équipements défectueux).

Les frais du service de maintenance

Le coût de revient total de la souscription à un contrat d'entretien et de maintenance est variable et dépend de plusieurs facteurs :

→ La gamme d'appareil : couleur, noir et blanc, multifonctions, laser

→ Le prix de base par page copiée et le nombre de pages copiées par mois ;

→ Les tarifs pratiqués par le prestataire choisi en termes de main d’œuvre.

Souscrire un contrat pour maîtriser ses coûts de maintenance n'est pas obligatoire pour une entreprise mais elle devra en conséquence se charger elle-même de l’achat de l’encre (cartouches ou toners), financer le déplacement et la main d’œuvre des techniciens en cas de panne, et être en capacité d'assurer le remplacement des pièces défectueuses.

Mais sans contrat d'entretien, les frais de maintenance sont plus élevés en cas de problème, et disposer d’une rapidité de service disponible est rare et très utile car la plupart des professionnels privilégient leurs clients abonnés.

Les différents modèles de copieurs

Il existe un large panel de photocopieurs à destination des professionnels : noir et blanc, couleur, multifonctions, analogique, numérique, haut volume...

• La photocopieuse noir et blanc (monochrome) ne propose que des reproductions de documents en noir et blanc. Rapide, elle s’avère très économique à l’usage et en coûts de maintenance. Réglable, la résolution offre une bonne qualité d’impression du noir.
• Le photocopieur couleur : comme son nom l’indique, ce copieur effectue des impressions couleur, mais également en noir et blanc. Il offre une très bonne qualité de reproduction pour une vitesse légèrement plus lente que les modèles permettant uniquement une impression en noir et blanc.
  
• Le photocopieur analogique reproduit un grand nombre de documents en petits et grands volumes, en couleur ou en noir et blanc. Pour ce faire, il s’appuie sur le procédé de xérographie et nécessite l’enregistrement des documents et feuilles à reproduire sur un support continu.
  
• La photocopieuse numérique : plus performante que le modèle analogique, elle fonctionne en balayant une seule fois le document à reproduire et le scanne avant copie. Cette possibilité lui permet d’effectuer un grand nombre de reproduction de documents. Elle offre une grande qualité d’impression et est connectable en réseau. Très performante et souvent multifonction, elle est pratique, silencieuse et rapide.
• Le photocopieur multifonction allie plusieurs fonctions en une. Copieur, il sert aussi d’imprimante, de scanner et de fax, pour un usage simplifié au quotidien et surtout pour limiter le nombre d’appareils de bureautique. Numérique, il assure des reproductions en couleur et en noir et blanc.
  
• Le copieur haut volume produit très rapidement une grande quantité de documents. Il est ainsi recherchée pour son haut rendement et peut traiter plusieurs types de formats en couleur et en monochromie.
• La photocopieuse tireuse de plan est destinée à la reproduction de documents grands formats (A1 ou A0), à l’instar des bureaux d’études ou centres d’arts graphiques. Sa résolution est très élevée pour assurer une copie de qualité et sa vitesse est réduite (2 à 7 copies par minute) pour respecter le format du document d’origine. Elle est souvent proposée en location et ses fonctions sont sous-traitées en cas d'usage non régulier.

Résolution et qualité d’impression

La résolution d'optique ou qualité d'impression d’une photocopieuse ou d’une imprimante s’exprime en point par pouce (ppp) ou en « dot per inch » (dpi). Cette mesure fait référence au nombre de points inscrits sur le support par la machine sur une distance d’un pouce, soit 2,54 cm.

La résolution d'impression en dpi

Plus ce nombre est important, plus les détails ressortent sur la page. Voici quelques repères pour y voir plus clair et bien faire son choix :

• Une résolution de 300 dpi suffit pour reproduire un texte en noir et blanc
• 600 dpi minimum sont nécessaires pour un bon rendu en couleur
  

Pour reproduire une image, le choix de la résolution est plus complexe, car la taille et les détails de celle-ci entre en jeu. Ainsi, pour une photo au format 10X15 cm, la vitesse résolution dpi conseillée est de 300 X 300 pp.

Vitesse de copie ou cpm (copie par minute)

La vitesse des copieurs s’exprime en cpm ou ppm (en anglais). Il s’agit du nombre de pages au format A4 pouvant être sorties par minute. Cette vitesse est mentionnée par le fabricant, dans les caractéristiques de l’appareil, sachant que la vitesse varie selon les qualités d’impression.

Important →  Les copieurs les plus performants en stock sortent les copies couleurs presque à la même cadence que les copies en noir et blanc.

La vitesse de copie en fonction de l’utilisation estimée

• Vitesse maximale de 15 cpm, pour une photocopieuse à jet d’encre destinée à un usage domestique,
• Vitesse comprise entre 20 et 45 cpm, pour un photocopieur laser destiné à copier ou imprimer entre 3.000 et 25.000 pages par mois,
• Vitesse allant jusqu’à 75 ppm, pour un matériel de qualité imprimerie.

Les principaux fabricants et fournisseurs

Notre comparateur vous propose la liste des principaux fabricants et fournisseurs d'appareils de bureautique qui ne cessent d'innover et qui sont mondialement reconnus pour leur savoir-faire et leur expertise :

⇒ Epson : l’entreprise Seiko Epson Corporation, plus connue sous le nom d’Epson, conserve la troisième place du classement des ventes.

L’entreprise japonaise a su développer en avance les premiers mini modèles d’imprimantes et la technologie du jet d’encre. Elle a fait le choix de se spécialiser dans le matériel multifonctions pour répondre à la demande.

⇒ HP : HP est une société californienne fondée en 1939 qui domine le marché de la photocopie, notamment laser. Implantée dans plus de 170 pays à travers le monde, elle ne cesse d’afficher un chiffre d’affaires en expansion, avec une hausse nettement supérieure à la concurrence.

⇒ Canon : Canon et sa gamme i-SENSYS est le second fabricant et fournisseur de copieurs dans le monde. L'entreprise Canon domine le marché des imprimantes et a développé la gamme de photocopieuses multifonctions i-SENSYS pour répondre aux besoins des professionnels.

⇒ Brother : Le groupe Brother a commercialisé une première imprimante à matricielle à haute vitesse à la fin des années 90. Brother a ensuite sorti la première imprimante multifonction numérique à jet d’encre couleur et se distingue aujourd’hui avec ses gammes MFC et ses modèles DCP (voir détails).

⇒ Konica-Minolta : Konica-Minolta est le résultat de la fusion des sociétés japonaises Konica et Minolta, spécialistes de la production de copieurs et imprimantes pour les professionnels. Minolta a été la première à proposer l’option d’agrandissement et de réduction des copies sur ses machines.

⇒ Sharp : Sharp est une autre entreprise japonaise spécialisée dans le domaine de l’impression et de la copie. Essentiellement tournée vers le développement d’appareils multifonctions, elle s’est diversifiée avec la création et la vente de consommables de qualité.

⇒ Xerox est une société américaine reconnue pour être à l’origine de l’invention de la photocopie. Aujourd'hui très réputée dans le monde informatique et de la bureautique, Xérox poursuit sa quête d'innovations et propose ainsi la vente et la location de copieur de qualité.

⇒ Toshiba et sa gamme E-studio est un fabricant de matériel informatique et électronique. Toshiba a une expérience de plus de 40 ans dans l’impression bureautique et la gestion documentaire. Les gammes e-studio et les périphériques Toshiba sont réputés pour leur faible consommation de papier.

Technologies et utilisations

Les photocopieuses peuvent être destinées à certaines personnes en particulier ou disponibles pour l'ensemble des collaborateurs d’une société. Elles peuvent fonctionner grâce à la technologie numérique ou analogique. Un photocopieur numérique multifonction offre plus de possibilités et permet l’utilisation à distance grâce à une connexion via le réseau de l’entreprise.

Les modèles analogiques sont des solutions plutôt vouées à un usage personnel car la connexion s'effectue par poste de travail ou groupe de postes.

N'oubliez pas de faire jouer la concurrence en sollicitant notre comparateur et en effectuant une demande de devis de photocopieur pour obtenir et étudier les contrats de location des fabricants et retenir la meilleure proposition.

Comparatif et sélection d'appareils

⇒ Les photocopieurs i-SENSYS de chez Canon

Cette gamme est composée des i-SENSYS MF832Cdw, i-SENSYS MF744Cdw et i-SENSYS MF742Cdw. La vitesse élevée d'impression et de numération et la centralisation de vos impressions grâce à la solution universelle Microsoft vous permettent d'optimiser votre productivité. Commandes intuitives, gestion à distance, impression mobile compatible avec Android et iOS, autant de fonctionnalités qui améliorent l'expérience utilisateur. Le Canon i-sensys MF744Cdw permet la numérisation recto verso en un seul passage.

⇒ Les gammes DCP et MFC de Brother

Les photocopieurs DCP et MFC de chez Brother sont composés de nombreux copieurs reconnus pour leurs performances ainsi que leur durabilité. La gamme MFC est une gamme semi-professionnelle et une gamme DCP professionnelle réservée à un usage intensif. Parmi ce large choix, nous pouvons citer le modèle MFC-J6947DW, soit une imprimante multifonction jet d'encre 4-en-1 A3 WiFi, ou encore le modèle DCP-J572DW.  Ils offrent des impressions jet d'encre ou laser en couleur ou en noir et blanc et le meilleur rapport qualité-prix est attribué au modèle Brother MFC-L3750CDW.

⇒ Les modèles e-studio de Toshiba

Ce type d'imprimante est composé des e-STUDIO 2330c, e-STUDIO2820c, e-STUDIO3520c et 4520c e-BRIDGE. Toshiba révolutionne l'univers du photocopieur couleur en offrant de nouvelles fonctionnalités à ses utilisateurs : des connexions instantanées, une finition professionnelle, une productivité étonnante et des images en haute résolution avec des détails picturaux impressionnants. Copier, imprimer, scanner, perforer, recto verso automatique, agrafer, faxer en réseau ou à distance tout est possible grâce à leur fonction tout en un émanant de la technologie e-BRIDGE Viewer.