Photocopieur

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La photocopieuse professionnelle

La photocopieuse professionnelle figure parmi les matériels de bureautique à la fois standards et indispensables à la vie quotidienne d’une entreprise.

Les appareils de reprographie destinés aux sociétés et autres structures (administrations, associations, cabinets d'avocats, offices notariaux, services d'impression, centres de formation, écoles...) sont un avantage certain dans la gestion des documents, affaires et tâches administratives.

L'utilisation et le partage du support papier reste malgré tout encore indispensable et très pratique pour certain types de protocoles.

On distingue deux grandes catégories d'appareils sur le marché :

  • Les photocopieurs monofonctions : ils servent exclusivement à la reproduction de documents, en noir et blanc et/ou en couleur.
  • Les copieurs multifonctions : ils présentent l’avantage, en plus de la reproduction, d’assurer d’autres tâches comme notamment l’impression, la numérisation et l’envoi par fax.

photocopieur

Pourquoi s’équiper d’un photocopieur ?

L'acquisition d'un photocopieur efficace et adapté afin d'équiper des locaux professionnels est primordial de nos jours pour la copie de documents papier au sein d'une entreprise. Toute société, organisation ou association ayant de manière régulière le besoin de reproduire et imprimer un certain nombre de documents doit pouvoir manipuler un copieur performant et rapide.

photocopieuse professionnelle

L'appareil de reprographie est un outil qui participe à la gestion de l'organisation, de l'administration, et permet la diffusion de l’information.

Les différentes tâches quotidiennes liées à l'activité professionnelle ne pourraient être effectuées sans matériel de bureautique capable de reproduire rapidement une grande quantité de documents à peu de frais. Ce type de machine présente ainsi de nombreux avantages :

  • Utilisable en réseau, elle permet de concentrer et de centraliser les usages et impressions d’un grand nombre de salariés, dispensant l’entreprise d’investir dans plusieurs photocopieurs individuels.
  • L’approvisionnement en encre noire (pour les impressions noir et blanc) et de couleur est bien moins couteux que pour les imprimantes.
  • La gestion du papier est facilitée grâce au système de bacs multiples. Les collaborateurs peuvent alterner plusieurs formats et types de papiers selon leurs besoins avec une seule et même machine.
  • Le gain de temps est considérable, car la copie d’un dossier est prise en main automatiquement par la machine grâce au module chargeur. Le salarié peut ainsi agrafer chaque dossier individuellement.
  • La diffusion de l’information est facilitée au sein de la société, tant dans le cadre collectif que dans celui d’une réunion.
  • La reproduction est possible à grands volumes et très rapidement.
  • L’option permettant la copie en recto verso permet une économie considérable de papier et facilite le stockage et la diffusion des documents.
  • Un grand nombre de fonctionnalités personnalisables et programmables à distance pour une utilisation facilitée.
  • La possibilité de modifier le modèle reproduit avec facilité. L’image d’origine peut être réduite, agrandie ou améliorée depuis la machine.
  • La qualité d’impression est importante. Des modèles à jet d’encre performants sont accessibles, même si les consommables s’avèrent plus coûteux. Quant aux machines laser, elles garantissent une qualité d’impression supérieure pour un coût d’usage intéressant qui permet de rentabiliser rapidement son investissement.

Grâce à leurs fonctions professionnelles et aux multiples options possibles, les copieurs multifonctions sont un sérieux atout pour les entreprises et structures souhaitant gagner du temps lors de la reproduction de documents.

Ils sont équipés de plusieurs caractéristiques de base, dont la gestion des bacs à papiers, des consommables et des spécificités d’impression.

comparatif photocopieur

Leur rôle consiste en premier lieu à reproduire à l’identique un document présenté, en couleur ou en noir et blanc. L’impression diffère qu'il s’agisse d’un modèle équipé d'une technologie à jet d’encre ou un appareil à laser.

photocopieur multifonction

Les fonctionnalités d'un copieur

Le copieur professionnel permet de photocopier à un tarif avantageux et dans un laps de temps réduit de grandes quantités de documents.

document copieur pro

Le copieur est indispensable au sein des entreprises pour la gestion des tâches quotidiennes, de l'activité du personnel, mais aussi pour la préparation de réunion ou la mise à disposition de documents d’information.

Si les modèles de base s’avèrent relativement classiques, il est tout à fait possible d’opter pour des appareils de bureautique plus complets aux spécificités variées :

⇒ L’impression : l’impression simple – depuis un document présenté – ou à distance – depuis un ordinateur – permet de remplacer les imprimantes individuelles. Une seule et même machine propose une impression de qualité sur plusieurs formats de papiers : A0, A1, A2, A3, A4 ou A5.

⇒ Le scanner : Numériser des documents est pratique pour faciliter leur diffusion tout en limitant l’utilisation de papier et d’encre.

⇒ Le fax : cette option rend possible l’envoi de documents par voie de fax.

⇒ Le recto verso : cette fonction est très utile pour économiser du papier et optimiser le rangement des documents.

L’installation d'un photocopieur

Les photocopieuses sont réservées à l’usage de certaines personnes ou ouvertes à tous les collaborateurs d’une société. Leur installation peut être numérique ou analogique. Une installation numérique offre davantage de possibilités et permet la multifonctionnalité et l’utilisation à distance.

La connexion se fait par le réseau de l’entreprise. Les modèles analogiques sont destinés quant à eux à un usage plus personnel, car la connexion se fait par poste de travail ou par groupe de postes.

N'oubliez pas de faire jouer la concurrence en effectuant une multi demande de devis de photocopieur pour obtenir et étudier les offres des fabricants et retenir la proposition qui correspond le mieux à vos besoins.

installation phocopieur

Combien coûtent les photocopieurs ?

Le budget à prévoir pour s'équiper d'un appareil de bureautique dépend en grande partie de la technologie et des fonctionnalités disponibles.

  • Le coût d'un photocopieur analogique est compris entre 250 € (pour un appareil assurant une impression en noir et blanc) et 450 € .
  • Un copieur numérique coûte entre 400 et 12.000 € (pour un copieur assurant un haut volume de reproduction de documents).
  • Pour une photocopieuse imprimante, il faut compter de 200 à 700 € pour du monochrome et entre 1500 et 6000 € pour de la couleur.
  • Le photocopieur multifonction coûte entre 250 et 8000 €. Il assure une photocopie et une impression bureautique voire une impression photo haute définition, avec possibilité de numériser et faxer les documents.
  • Pour un photocopieur grand format, il faut débourser entre 7.000 € et 20.000 € pour les formats techniques.

L’entretien et la maintenance

Tout appareil doit être entretenu pour assurer un bon service et préserver sa durée de vie et le photocopieur ne fait pas exception. Il existe ainsi des contrats de maintenance pour couvrir les opérations d’entretien et de réparation. Ils sont proposés par les fabricants ou par certains installateurs spécialisés.

Le contrat de maintenance comprend 4 critères : l’entretien, le dépannage, la réparation en cas de panne et la fourniture des consommables.

Intervention reparation photocopieur

Il convient cependant d’être vigilant lors de la signature du contrat, car certains prestataires proposent uniquement la dimension préventive de l’entretien ou la dimension curative des réparations.

De manière plus globale, la majorité des contrats peut assurer l’installation et le réglage de l’appareil, sa maintenance préventive, la fourniture et le remplacement des consommables (encre et toner uniquement), l’assistance téléphonique pour le dépannage et la réparation de la machine, comprenant le remplacement des pièces ou équipements défectueux.

Le coût du contrat d’entretien et de maintenance

Le coût de revient total de la souscription à un contrat d’entretien et de maintenance est variable et dépend de plusieurs facteurs :

→ Le type d’appareil : couleur, noir et blanc, simple, multifonctions, etc.

→ Le prix de base par page copiée et le nombre de pages copiées par mois ;

→ Les tarifs pratiqués par le prestataire choisi en termes de main d’œuvre.

Souscrire un tel contrat n’est aucunement obligatoire pour une entreprise. Elle peut se charger elle-même de l’achat de l’encre (cartouches ou toners), financer le déplacement et la main d’œuvre des techniciens en cas de panne et assurer la recherche et le remplacement des pièces défectueuses.

Sans contrat d'entretien, les frais de maintenance sont plus élevés principalement en cas de problème, et  disposer d’une rapidité de service est rare, car la plupart des professionnels privilégient leurs clients abonnés. En outre, faute d’un entretien régulier et suffisant, l’usure de la machine est souvent plus rapide et le montant de la réparation plus élevé.

Chacun est libre de souscrire le contrat d'entretien et de maintenance avec le prestataire de son choix. Rien n'oblige à signer avec le fabricant ou le vendeur ; et peut librement choisir un installateur indépendant.

reprographie professionnel

La reprographie

La reprographie correspond à l’ensemble des techniques ou technologies permettant la duplication d’un matériel graphique sur un support physique sans en faire une copie manuelle. La photocopie a été, en 1950, la première technologie reposant sur la technique éprouvée de la photographie.

Il s’agissait « simplement » de s’appuyer sur un négatif qui était ensuite transformée en positif lors du tirage sur un papier spécial, dit « sensible », et la copie se créait donc lors du contact entre le négatif et le papier.

Par la suite, des techniques dérivées plus efficaces ont vu le jour, telles que l’activation/stabilisation, ou bien encore la diffusion par transfert.

Des années d'innovations

Sont apparues ensuite les copies via rayonnement, pouvant porter plusieurs appellations suivant le papier utilisé : thermocopie, diazocopie (pour un papier traité), ou électrocopie et xérographie (avec un papier ordinaire).

Souvent, le fonctionnement reposait sur un papier calque, puisant ses origines au XVème siècle. L'opération supposait d’exposer ce papier à des rayonnements UV avant de se servir d’un révélateur (en poudre ou avec du gaz d’ammoniac) pour faire réapparaître le tracé opaque de l’original.

Mentionnons également la xérocopie, faisant appel à un tambour en sélénium, à une charge électrique, à de l’encre en poudre, la cuisson permettant de « donner vie » à la reproduction du document.

Les différents types de photocopieurs

Il existe un large panel de photocopieurs à destination des professionnels : noir et blanc, couleur, multifonctions, analogique, numérique, haut volume...

copieur professionnel

Voici les différents types d'appareils disponibles selon les technologies :

  • La machine noir et blanc : la photocopieuse noir et blanc (monochrome) ne propose que des reproductions de documents en noir et blanc. Rapide et peu coûteuse, elle s’avère très économique à l’usage et en coûts de maintenance. Réglable, la résolution offre une bonne qualité d’impression.
  • Le photocopieur couleur : comme son nom l’indique, ce copieur effectue des impressions couleur, mais également en noir et blanc. Il offre une très bonne qualité de reproduction pour une vitesse légèrement plus lente que les modèles permettant uniquement une impression en noir et blanc.
  • Le copieur analogique : il reproduit un grand nombre de documents en petits et grands volumes, en couleur ou en noir et blanc. Pour ce faire, il s’appuie sur le procédé de xérographie et nécessite l’enregistrement des documents à reproduire sur un support continu. Si il offre une moindre qualité que l’appareil numérique, il est moins cher et plus simple à installer. Impossible à configurer en réseau, il n'a pas d’option multifonction.
  • La photocopieuse numérique : plus performante que le modèle analogique, elle fonctionne en balayant une seule fois le document à reproduire et le scanne avant copie. Cette possibilité lui permet d’effectuer un grand nombre de reproduction de documents. Elle offre une grande qualité d’impression et est connectable en réseau, ce qui facilite son usage au sein d’une entreprise. Très performante et souvent multifonction, elle est pratique, silencieuse et rapide.
  • Le photocopieur multifonction : très pratique, il allie plusieurs fonctions en une. Copieur, il sert aussi d’imprimante, de scanner et de fax, pour un usage simplifié au quotidien et surtout pour limiter le nombre d’appareils de bureautique à acheter et à entretenir au sein d’une société. Numérique, il assure des reproductions en couleur et en noir et blanc. Les modèles les plus dispendieux sont les plus performants à tous les niveaux, tant en termes de qualité que de rapidité ou encore de bruit.
  • Le copieur haut volume produit très rapidement une grande quantité de documents. Il est ainsi recherchée pour son haut rendement et peut traiter plusieurs types de formats en couleur et en monochromie.
  • La photocopieuse tireuse de plan est destinée aux professionnels qui effectuent la reproduction de documents en grands formats (de type A1 ou A0), à l’instar des architectes, bureaux d’études, centres de reprographie ou d’arts graphiques. Sa résolution est très élevée pour assurer une copie de qualité et sa vitesse de copie est réduite (2 à 7 copies par minute) pour respecter le format du document d’origine. Elle est souvent proposée en location et ses fonctions sont sous-traitées en cas d'usage non régulier.

copieur multifonction

Les principaux fabricants et fournisseurs

Le marché se scinde entre plusieurs grands groupes de fabricants qui ne cessent d'innover et qui sont mondialement reconnus pour leur savoir-faire et leur expertise depuis de nombreuses années :

⇒ Epson : l’entreprise Seiko Epson Corporation, plus connue sous le nom d’Epson, conserve la troisième place du classement des ventes.

photocopieur epson

L’entreprise japonaise a su développer en avance les premiers mini modèles d’imprimantes et la technologie du jet d’encre. Elle a fait le choix de se spécialiser dans le matériel multifonctions pour répondre à un plus large besoin des particuliers et des entreprises.

⇒ HP : HP est une société californienne fondée en 1939 qui domine le marché de la photocopie, notamment laser. Implantée dans plus de 170 pays à travers le monde, elle ne cesse d’afficher un chiffre d’affaires en expansion, avec une hausse nettement supérieure à la concurrence. Largement étendue et populaire, la marque propose une vaste gamme de produits et matériels informatiques, dont les photocopieurs et les imprimantes.

⇒ Canon : Canon demeure le second fabricant et fournisseur de copieurs dans le monde. Cette entreprise japonaise née en 1933 domine le marché des imprimantes et a développé sa gamme de photocopieuses multifonctions pour répondre plus largement aux besoins des professionnels de tous horizons, mais également des particuliers. Elle place l’innovation au cœur de son activité et a notamment commercialisé le premier copieur couleur laser en recto verso automatique dans le monde !

⇒ Konica-Minolta : Konica-Minolta est le résultat de la fusion en 2003 des sociétés japonaises Konica et Minolta, spécialistes de la production de copieurs et imprimantes pour les professionnels. La marque entend se maintenir sur le marché en proposant une gamme de produits multifonctions offrant des impressions de très haute qualité, basées sur ses connaissances en photographie et en technologie de pointe. Minolta a été la première à proposer l’option d’agrandissement et de réduction des copies sur ses machines, et ce dès 1983 !

⇒ Sharp : Sharp est une autre entreprise japonaise spécialisée dans le domaine de l’impression et de la copie. Essentiellement tournée vers le développement d’appareils multifonctions, elle s’est diversifiée avec la création et la vente de consommables de qualité.

⇒ Xerox : Xerox est une société américaine reconnue pour son savoir-faire fondée en 1906. Elle est connue pour être à l’origine de l’invention de la photocopie dès la fin des années 1940, grâce à la xérographie inventée par le physicien américain Chester Carlson. Cette nouveauté est à l’origine de la photocopie, permettant la reproduction d’un document sur un papier blanc. Aujourd'hui très connue dans le monde informatique et de la bureautique, l’entreprise poursuit la fabrication de modèles multifonctions de qualité et innovants et propose ainsi l'achat et la location de photocopieur de qualité.

L’évolution du marché de la copie

Le marché de la photocopie connaît depuis quelques années une évolution à deux vitesses. Les mœurs changent et les entreprises s’attachent de plus en plus à limiter leurs coûts et à sécuriser leurs données et la circulation des documents imprimés en s’engageant dans une démarche écoresponsable.

document professionnel

En conséquence, le zéro papier se développe, tant par soucis écologique qu’économique, car la réduction d’usage du papier réduit du même coup la consommation des consommables (cartouches d'encre, toners, tambours).

photocopieur travail

Le gain financier annuel est ainsi non négligeable et il est important de souligner que l’empreinte polluante nocive est considérablement diminuée.

La nécessité de protéger plus fermement les données impose aux entreprises et aux structures diverses de réduire la quantité des impressions et surtout de se montrer plus vigilantes sur leurs contenus.

Un document imprimé sur papier peut plus facilement tomber entre de mauvaises mains et l’envoi par mail, désormais plus fiable, permet donc de sécuriser les données transmises, mais aussi de réduire les volumes de copies.

En parallèle, les fabricants ont compris que pour suivre l’évolution de la demande et de la consommation nouvelle du papier et de la copie, il fallait repenser les machines et s’attacher à répondre plus précisément aux besoins des clients. En conséquence, la concurrence est rude et les fabricants optent pour l’innovation en développant des appareils toujours plus pointus et perfectionnés, multifonctionnels, simples d’utilisation, et compacts.

Ce jeu concurrentiel donne naissance à des appareils toujours plus innovants, respectueux des besoins de l’entreprise et des nouvelles logiques de partage de l’information et d’écoresponsabilité.

Histoire et origine des copieurs

C’est en 1938 que l’on situe l’origine de la photocopieuse que nous connaissons aujourd’hui. Le physicien américain Chester Carlson dépose alors un premier brevet pour le procédé qu’il vient d’inventer, l’électrophotographie.

photocopieuse scanner laser

Malheureusement, il devra attendre 9 ans avant que sa création n’intéresse l’Harold Corporation, une petite société New-yorkaise.

En revanche, le procédé est rebaptisé pour adopter le terme de xérographie, plus clair. L’entreprise dépose alors le nom de Xerox dès 1948 et change elle-même de nom pour devenir la Xerox Corporation.

Une société qui figure aujourd’hui parmi les leaders de l’impression, de la photocopie et du numérique et dont l’origine remonte en réalité à 1906 !

Cette nouveauté permet de reproduire intégralement un document sur un papier classique. En 1959 et après 14 années de travail et de développement, la Xerox Corporation commercialise le premier photocopieur xérographique automatisé, baptisé « le 914 ». Ce premier copieur sur papier ordinaire a très rapidement connu un immense succès.

Au début des années 1970, date de l’échéance du brevet d’invention, la Xerox Corporation était alors devenue une grande multinationale qui possédait environ 95 % du marché de ces appareils classifiés comme duplicateurs.

Malgré cette belle ascension, il semblerait selon certaines rumeurs que le principe d’électrophotographie aurait été découvert en réalité par le physicien français Jean-Jacques Trillat en 1935. Il aurait présenté son projet à la société Kodak qui a alors estimé que cette invention ne présentait aucune utilité...

installation copieur neuf

Le copieur est aujourd’hui un appareil de bureautique devenu indispensable dans les PME et grandes entreprises. De plus en plus perfectionné, en proie à l’innovation fulgurante des différents concurrents, il est de plus en plus recherché pour son caractère multifonctionnel qui permet de rassembler en un seul appareil les fonctions de copie, d’impression, de scanner et de fax.

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Il remplace ainsi à lui seul plusieurs machines jusqu’alors indispensables, réduisant les frais d’achat, d’entretien et de maintenance des sociétés et assurant un grain de place non négligeable !

Son grand développement lui permet également de perdurer dans le monde actuel où les échanges sont essentiellement numériques en proposant des copies de qualité, en noir et blanc et/ou en couleur, des formats particuliers pour reproduire tous les types de documents (formats géants, très gros volumes, haute définition, réduction/agrandissement, etc.).

Une évolution « naturelle » et aux perspectives prometteurs : l’impression numérique

La digitalisation n’est plus qu’un concept mais une réalité et au niveau de la reprographie, cette « lame du fond » du monde 2.0 s’est concrétisée par le développement remarquable de l’impression numérique.

De nos jours, la reproduction de document s'opère souvent sur des originaux déjà numérisés et donc créés dès leur origine dans un format numérique ; la reprographie « classique » existe toujours, mais sa variante numérique est devenue indéniablement prépondérante.

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