Installation de photocopieur professionnel
Grâce
à sa grande capacité d'impression, le photocopieur est un périphérique permettant de reproduire rapidement des
documents couleur ou n&b.
On distingue deux grandes catégories d'équipements :
- La photocopieuse simple ou monofonction ;
- L'appareil multifonction et ses nombreuses fonctionnalités.
L'usage d'une photocopieuse offre plusieurs possibilités :
- Facilement pilotable depuis un panneau de commande ;
- Un toner coûte moins cher qu'une cartouche d'imprimante ;
- Un vrai gain de temps,
car les copies sont prises en main par le chargeur automatique de document ;
- Des fonctions programmables grâce à un écran LCD tactile.
Les fonctionnalités des photocopieurs
Voici les principales fonctions des copieurs multifonctions professionnels :
- Le scanner pour la numérisation de feuilles au format A2, A3 ou A4 ;
- La fonction fax pour envoyer un fax comme un télécopieur ;
- La fonction recto verso automatique pour accroître la performance ;
- Panneau de commande interactif pour un pilotage intuitif.
Quelles sont les options disponibles ?
La
grande majorité des photocopieuses peuvent être dotées
d’options supplémentaires :
- Pour la finition, diverses
fonctionnalités de tri, d’assemblage et d’agrafage des pages en
cascade permettent de classer les grandes séries de feuilles par paquets, ou les agrafer dans un angle ou dans une pliure ;
- La fonction perforation qui intervient pour un archivage en classeur ;
- Des cassettes et magasins supplémentaires de papier.
La vitesse d'impression en copies par minute
La vitesse d'un système d'impression s’exprime
en cpm ou ppm. Il s’agit du nombre de pages pouvant
être sorties à la
minute. Un copieur couleur reproduit des pages moins rapidement qu'un copieur monochrome.
- un maximum de 20 cpm ou pages par minute pour une imprimante à jet d'encre ;
- Entre 20 cpm et 90 cpm, pour les machines couleur ;
- Entre 25 et 105 ppm pour les appareils n&b.
Opter pour l'achat ou la location ?
L'achat est rentable à condition
de respecter un cycle de vie d'au moins 5 ans.
La location de photocopieur est davantage conseillée car :
- Les mensualités sont déductibles de
l’impôt sur les sociétés car le montant du loyer est une charge d’exploitation de l'entreprise ;
- La maintenance est inclue ;
- L'appareil peut être remplacé par un autre modèle plus récent ;
- Vous êtes approvisionné en fournitures consommables compatibles ;
- Le client choisit lui-même la durée du contrat de location.
Une forfait correspond à un engagement
d'une durée de 24 à 72 mois qu'il est possible d'arrêter envoyant une lettre recommandée.
Si ce préavis n'est pas respecté, la formule est
renouvelée pour une période de un an à compter du jour de livraison.
Quels sont les prix des photocopieurs ?
Le prix d'une photocopieuse dépendra de sa technologie :
- Les copieurs analogiques n&b coûtent 250 € et il faut compter jusqu'à 450 € pour les modèles couleur ;
- Le prix d'une machine numérique se situe entre 400 et 12000 € ;
- Une photocopieuse couleur format A3/A4 coûte entre 1500 et 6000 € ;
- Le prix d'un appareil grand format est compris entre 7.000 € et 20.000 €.
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un budget serré ? pensez au photocopieur d'occasion reconditionné!
Comment financer l'achat d'une photocopieuse ?
Une photocopieuse doit être remplacée à vos frais lorsque celle-ci devient obsolète ou tombe en panne. La TVA qui est de 20% pourra par contre être récupérée dans le cadre d'un achat (hors crédit-bail ou LOA).
Un
emprunt peut être contracté auprès de votre banque mais il faut
s'assurer que le délai de remboursement ne dépasse pas la durée de vie
de
l'appareil.
Un service après-vente réactif
Afin
de préserver la longévité de votre équipement, un service de
maintenance est systématiquement proposé aux clients souhaitant s'équiper d'un copieur.
Le SAV prend en charge le dépannage et la réparation en cas de panne, et le remplacement des pièces détachées défectueuses.
Les critères de choix
La
quantité d'impressions nécessaire et la vitesse sont les principaux
éléments qui détermineront le choix du modèle à installer. La nécessité ou non d'une machine à photocopier proposant des copies
couleur ou non est l'autre point important. Les performances des
fonctionnalités peuvent aussi faire pencher la balance. Il faudra aussi veiller à ne pas négliger la sécurité électronique, comme le chiffrage des données et la restriction d’accès.
Photocopieur couleur ou noir et blanc ?
Pour
savoir s’il est plus judicieux de choisir un appareil à toner de
couleur ou noir, il faut s’interroger sur ses besoins. Si le noir et blanc est
majoritaire, une machine monochrome sera suffisante. Il
peut ensuite être complété par un multicopieur couleur pour un besoin
ponctuel, sachant qu’une photocopieuse n&b multifonction a aussi une fonction numérisation.
Quelle marque de photocopieuse choisir ?
S’il
ne fallait retenir qu’une seule marque, vous pouvez opter pour Toshiba
pour l'interface utilisateur intuitive et la connectivité des copieurs.
Toshiba
propose aussi en vente ou en location des photocopieuses couleur Eco
plus respectueuses de l’environnement afin de réduire son emprunte
carbone.
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devis photocopieur !
Quels sont les logiciels de gestion d’impression ?
Certains logiciels permettent d'avoir une solution de dématérialisation, de réduire les coûts d’impression ou de gérer un parc d’appareils de reprographie. Voici les principaux outils gratuits :
- Papercut : suivi, contrôle et facturation des impressions ;
- SafeQ : capture de documents avancée ;
- PrinterAdmin : analyse du toner et du volume de copie ;
- Uniflow : pour le contrôle des imprimantes Canon ;
Print Manager Plus : optimisation et réduction du gaspillage de papier ; - Printer Logic : lien entre les machines et sites distants sans réseau ;
Outre
les solutions à télécharger gratuitement, les distributeurs comme Canon
et Toshiba en proposent aussi déjà directement intégrés.
Quel type de photocopieuse privilégier ?
Voici les différentes gammes de photocopieuses disponibles :
La résolution ou qualité d'impression en dpi
La résolution s’exprime en ppp (point par pouce) ou dot per
inch. La définition en dpi correspond au nombre de points inscrits sur un pouce.
⇒ Une résolution de 300 dpi suffit pour du n&b ;
⇒ 600 dpi minimum sont nécessaires pour des copies en couleur.
Les fournisseurs
Les fabricants de photocopieuses professionnelles sont :
⇒ Epson ou Seiko Epson Corporation qui propose de puissants équipements pour les entreprises avec notamment la gamme WorkForce Pro ;
⇒ HP qui est une société qui domine le marché des systèmes d'impression ;
⇒ Canon et sa gamme de photocopieuse couleur et n&b i-SENSYS ;
⇒ Brother qui
a développé la 1ère imprimante noir et blanc et se
distingue désormais avec des modèles MFC et DCP ;
⇒ Konica-Minolta est le résultat de la fusion des sociétés
Konica et Minolta ;
⇒ Sharp qui dispose d'un large catalogue de photocopieuses multifonctions comme la série MXM.
⇒ Ricoh qui
propose la vente ou la location de multicopieurs (ou MFP) équipés de la
technologie NFC permettant aux utilisateurs de s'identifier
(instantanément depuis leur smartphone) sans carte ni mot de passe.
⇒ Xerox est
une société américaine reconnue pour être à l’origine de l’invention de la
photocopieuse grâce notamment au physicien Chester Carlson.
⇒ Toshiba a une expérience de plus de 40 ans dans l'impression
bureautique et propose les modèles e-STUDIO.
Sélection des meilleurs appareils
⇒ I-SENSYS MF832Cdw
Polyvalente, l'imprimante i-SENSYS MF832Cdw centralise les tâches bureautiques grâce au
logiciel Microsoft intégré. Avec 38 cpm, ce modèle i-SENSYS a des commandes intuitives
et un système de gestion
compatible avec Android et iOS. Elle réalise des impressions en réseau grâce au
wifi direct ou standard. Le temps de sortie de la 1ère page est de
14,5 secondes.
⇒ Canon MF8580Cdw
Pouvant
reproduire 20 cpm, cette photocopieuse multifonction recto verso peut fonctionner en local avec un port
USB. Disponible d'occasion ou neuf, il est doté des
fonctions Apple AirPrint et Google Cloud Print.
⇒ Canon IR 2425i
Ce
petit photocopieur compact Canon est particulièrement adapté aux PME.
Proposant
la reproduction de feuilles en recto verso et ayant une productivité
de jusqu’à 25 cpm, il dispose d'une connexion
Wifi, Bluetooth ou Ethernet filaire et possède une fonction imprimante
et fax qui en font un appareil multifonction laser adapté aux tâches professionnelles. Son temps de préchauffage est de 4 secondes.
⇒ Imprimante jet d'encre Brother MFC-J6947DW
L' imprimante MFC-J6947DW de Brother est idéale si l'on souhaite gagner en productivité et faire des
économies avec 22 cpm en n&b et 20 cpm en couleur.
⇒ Toshiba E-STUDIO 2330c
Toshiba
propose le modèle e-STUDIO 2330c et le 4520c
e-BRIDGE doté d'un contrôleur d'impression et d'un processeur double cœur.
⇒ E-STUDIO 479CS
L'imprimante laser multifonctions Toshiba e-Studio
479CS bénéficie de l'utilitaire Scan
e-Studio pour la numérisation. Elle peut copier 47 cpm. Les fonctions fax et scanner sont pilotables depuis des écrans tactiles.
⇒ E-STUDIO 4518A
L'appareil laser Toshiba e-studio 4518A produit 45 cpm en A3 et peut numériser jusqu’à 120 ipm en A4. Grâce au navigateur web intégré, la technologie e-Bridge de Toshiba facilite le partage des documents car les photocopies sont accessibles depuis le système de gestion documentaire.
⇒ E-STUDIO 5015AC
Le
modèle laser Toshiba e-studio 5015AC constitue un excellent compromis entre des
besoins ponctuels et un besoin important de copies. Il peut
photocopier 50 cpm en A3 avec une qualité de 1200x1200 dpi.
L’impression laser est accessible via une boîte e-mail ou par une clé
USB.
⇒ Toshiba E-STUDIO 2010AC
Pour
un volume de copie plus faible, le modèle 2010AC est idéal. Sa
capacité de reproduction en quadrichromie (cyan, magenta, jaune, et noir ou CMJN) est de 20 cpm en A3. Les photocopieuses e-STUDIO ont un écran tactile de 10,1’’ intuitif permettant de piloter chaque fonction
et d'accéder aux fichiers stockés sur clé USB ou sur un serveur.
⇒ Sharp MXM 905 EU
Conseillé aux entreprises souhaitant une grande quantité de photocopies, il peut copier
jusqu’à 90 cpm et stocker 6 700 feuilles.
Il est notamment recommandé pour sa performance en termes de
finition : agrafage à cheval, perforation, insertion, pliage et découpe de
documents.
⇒ Sharp 4051 EU
Le MXM 4051 EU est issu d'une série dédiée à des petits volumes. Pouvant reproduire 40 cpm en n&b, il est multifonction : imprimante, scanner et fax.
Quelles sont les principales différences entre une imprimante et une photocopieuse ?
Les
deux types d’appareils permettent d’imprimer, de copier ou de faxer.
L’imprimante peut être raccordée à du matériel informatique aussi bien
qu’au réseau d'une entreprise, tandis que la photocopieuse ne fonctionne que
sur un réseau informatique reliant des ordinateurs.
L’imprimante
de bureau permet l'impression d'un petit volume de copies, alors que
la photocopieuse garantit la reproduction de documents en masse et permet de faire des économies sur sa consommation d'énergie.
Comment réduire le coût d’utilisation d'un copieur ou d'une imprimante professionnelle ?
Il faudra communiquer auprès des salariés sur les points suivants :
- privilégiez le noir à la couleur si cette dernière n’est pas indispensable ;
- imprimez en mode brouillon si un rendu de qualité professionnelle n’est pas requis et préférez le recto / verso ;
- réutilisez les documents uniquement imprimés sur une seule face en tant que brouillons et scannez autant que possible plutôt que photocopier.
