Photocopieur

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La photocopieuse pour les professionnels

Indispensables à la vie quotidienne d’une entreprise, les photocopieurs destinés aux sociétés et autres structures utilisant du papier (administrations, associations, cabinets d'avocats, offices notariaux, services d'impression, centres de formation, écoles...) offrent un gain de temps considérable dans la gestion des documents, affaires et tâches administratives.

L'utilisation et le partage du support papier reste malgré tout encore indispensable et très pratique pour certains types de protocoles.

On distingue deux grandes catégories d'appareils sur le marché :

  • Les photocopieurs monofonctions : ils servent exclusivement à la reproduction de documents, en noir et blanc et/ou en couleur.
  • Les copieurs multifonctions : disponibles en vente ou en location, ils présentent l’avantage, en plus de la reproduction, d’assurer d’autres tâches comme notamment l’impression, la numérisation et l’envoi par fax.

photocopieur

Pourquoi s’équiper d’un photocopieur ?

L'acquisition d'un photocopieur efficace et adapté afin d'équiper des locaux professionnels est primordial de nos jours pour la copie de documents papier au sein d'une entreprise. Toute société, organisation ou association ayant de manière régulière le besoin de reproduire et imprimer un certain nombre de documents doit pouvoir manipuler un copieur performant et rapide.

photocopieuse professionnelle

Un appareil de reprographie est un outil participant à la gestion de l'organisation, de l'administration, et permettant la diffusion de l’information.

  • Utilisable en réseau et permettant de concentrer et de centraliser les usages et impressions d’un grand nombre de salariés, dispensant l’entreprise d’investir dans plusieurs photocopieurs individuels.
  • L’approvisionnement en encre noire (pour les impressions noir et blanc) et de couleur est bien moins couteux que pour les imprimantes.
  • La gestion du papier est facilitée grâce au système de bacs multiples. Les collaborateurs peuvent alterner plusieurs formats et types de papiers selon leurs besoins avec une seule et même machine.
  • Le gain de temps est considérable, car la copie d’un dossier est prise en main automatiquement par la machine grâce au module chargeur. Le salarié peut ainsi agrafer chaque dossier individuellement.
  • La reproduction est possible à grands volumes et très rapidement.
  • L’option permettant la copie en recto verso permet une économie considérable de papier et facilite le stockage et la diffusion des documents.
  • Un grand nombre de fonctionnalités personnalisables et programmables à distance pour une utilisation facilitée.
  • La possibilité de modifier le modèle reproduit avec facilité. L’image d’origine peut être réduite, agrandie ou améliorée depuis la machine.

comparatif photocopieur

Les copieurs sont équipés de caractéristiques de base, dont la gestion des bacs à papiers, des consommables et des spécificités d’impression. Leur rôle consiste en premier lieu à reproduire à l’identique un document présenté, en couleur ou en noir et blanc. L’impression diffère qu'il s’agisse d’un modèle équipé d'une technologie à jet d’encre ou un appareil à laser.

photocopieur multifonction

Les fonctionnalités d'un copieur

Le copieur professionnel permet de photocopier à un tarif avantageux et dans un laps de temps réduit de grandes quantités de documents papier.

document copieur pro

Les fonctionnalités générales des modèles de base sont :

⇒ L’impression : l’impression simple – depuis un document présenté – ou à distance – depuis un ordinateur – permet de remplacer les imprimantes individuelles. Une seule et même machine propose une impression de qualité sur plusieurs formats de papiers : A0, A1, A2, A3, A4 ou A5.

⇒ Le scanner : Numériser des documents est pratique pour faciliter leur diffusion tout en limitant l’utilisation de papier et d’encre.

⇒ Le fax : cette option rend possible l’envoi de documents par voie de fax.

⇒ Le recto verso : cette fonction est très utile pour économiser du papier et optimiser le rangement des documents.

L’installation d'un photocopieur

Les photocopieuses sont réservées à l’usage de certaines personnes ou ouvertes à tous les collaborateurs d’une société. Leur installation peut être numérique ou analogique. Une installation numérique offre davantage de possibilités et permet la multifonctionnalité et l’utilisation à distance.

La connexion se fait par le réseau de l’entreprise. Les modèles analogiques sont destinés quant à eux à un usage plus personnel, car la connexion se fait par poste de travail ou par groupe de postes.

N'oubliez pas de faire jouer la concurrence en effectuant une multi demande de devis de photocopieur pour obtenir et étudier les contrats de location des fabricants et retenir la proposition qui correspond le mieux à vos besoins.

installation phocopieur

Combien coûtent les photocopieurs ?

Le budget à prévoir pour s'équiper d'un appareil de bureautique dépend en grande partie de la technologie et des fonctionnalités disponibles.

  • Le prix d'un photocopieur analogique est compris entre 250 € (pour un appareil assurant une impression en noir et blanc) et 450 € .
  • Un copieur numérique coûte entre 400 et 12.000 € (pour un copieur assurant un haut volume de reproduction de documents).
  • Pour une photocopieuse imprimante, il faut compter de 200 à 700 € pour du monochrome et entre 1500 et 6000 € pour de la couleur.
  • Le photocopieur multifonction coûte entre 250 et 8000 €. Il assure une photocopie et une impression bureautique voire une impression photo haute définition, avec possibilité de numériser et faxer les documents.
  • Pour un photocopieur grand format, il faut débourser entre 7.000 € et 20.000 € pour les formats techniques.

Les contrats d'entretien et de maintenance

Tout appareil doit être entretenu pour assurer un bon service et préserver sa durée de vie et le photocopieur ne fait pas exception. Il existe ainsi des contrats de maintenance pour couvrir les opérations d’entretien et de réparation. Ils sont proposés par les fabricants ou par certains installateurs spécialisés.

Le contrat de maintenance comprend 4 critères : l’entretien, le dépannage, la réparation en cas de panne et la fourniture des consommables.

Intervention reparation photocopieur

Il convient cependant d’être vigilant lors de la signature du contrat, car certains prestataires proposent uniquement la dimension préventive de l’entretien ou la dimension curative des réparations.

Les contrats assurent l’installation et le réglage de l’appareil, sa maintenance préventive, la fourniture et le remplacement des consommables (encre et toner), l’assistance téléphonique pour le dépannage, et la réparation de la machine (remplacement des pièces ou équipements défectueux).

Les frais du contrat de maintenance

Le coût de revient total de la souscription à un contrat d'entretien et de maintenance est variable et dépend de plusieurs facteurs :

→ Le type d’appareil : couleur, noir et blanc, simple, multifonctions, etc.

→ Le prix de base par page copiée et le nombre de pages copiées par mois ;

→ Les tarifs pratiqués par le prestataire choisi en termes de main d’œuvre.

Souscrire un tel contrat n’est aucunement obligatoire pour une entreprise. Elle peut se charger elle-même de l’achat de l’encre (cartouches ou toners), financer le déplacement et la main d’œuvre des techniciens en cas de panne et assurer la recherche et le remplacement des pièces défectueuses.

Mais sans contrat d'entretien, les frais de maintenance sont plus élevés en cas de problème, et disposer d’une rapidité de service est rare et très utile, car la plupart des professionnels privilégient leurs clients abonnés.

Les différents modèles de copieurs

Il existe un large panel de photocopieurs à destination des professionnels : noir et blanc, couleur, multifonctions, analogique, numérique, haut volume...

copieur professionnel

  • La machine noir et blanc : la photocopieuse noir et blanc (monochrome) ne propose que des reproductions de documents en noir et blanc. Rapide et peu coûteuse, elle s’avère très économique à l’usage et en coûts de maintenance. Réglable, la résolution offre une bonne qualité d’impression.
  • Le photocopieur couleur : comme son nom l’indique, ce copieur effectue des impressions couleur, mais également en noir et blanc. Il offre une très bonne qualité de reproduction pour une vitesse légèrement plus lente que les modèles permettant uniquement une impression en noir et blanc.
  • Le copieur analogique reproduit un grand nombre de documents en petits et grands volumes, en couleur ou en noir et blanc. Pour ce faire, il s’appuie sur le procédé de xérographie et nécessite l’enregistrement des documents à reproduire sur un support continu.
  • La photocopieuse numérique : plus performante que le modèle analogique, elle fonctionne en balayant une seule fois le document à reproduire et le scanne avant copie. Cette possibilité lui permet d’effectuer un grand nombre de reproduction de documents. Elle offre une grande qualité d’impression et est connectable en réseau. Très performante et souvent multifonction, elle est pratique, silencieuse et rapide.
  • Le photocopieur multifonction allie plusieurs fonctions en une. Copieur, il sert aussi d’imprimante, de scanner et de fax, pour un usage simplifié au quotidien et surtout pour limiter le nombre d’appareils de bureautique. Numérique, il assure des reproductions en couleur et en noir et blanc.
  • Le copieur haut volume produit très rapidement une grande quantité de documents. Il est ainsi recherchée pour son haut rendement et peut traiter plusieurs types de formats en couleur et en monochromie.
  • La photocopieuse tireuse de plan est destinée à la reproduction de documents grands formats (A1 ou A0), à l’instar des bureaux d’études ou centres d’arts graphiques. Sa résolution est très élevée pour assurer une copie de qualité et sa vitesse de copie est réduite (2 à 7 copies par minute) pour respecter le format du document d’origine. Elle est souvent proposée en location et ses fonctions sont sous-traitées en cas d'usage non régulier.

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Résolution et qualité d’impression

La résolution d'optique ou qualité d'impression d’une photocopieuse ou d’une imprimante s’exprime en point par pouce (ppp) ou en « dot per inch » (dpi). Cette mesure fait référence au nombre de points inscrits sur le support par la machine sur une distance d’un pouce, soit 2,54 cm.

La résolution d'impression en dpi

Plus ce nombre est important, plus les détails ressortent sur la copie. Voici quelques repères pour y voir plus clair et bien faire son choix :

  • Une résolution de 300 dpi suffit pour reproduire un texte en noir et blanc,
  • 600 dpi minimum sont nécessaires pour un bon rendu en couleur.

Pour reproduire une image, le choix de la résolution est plus complexe, car la taille de celle-ci entre en jeu. Ainsi, pour une photo au format 10X15 cm, la vitesse résolution dpi conseillée est de 300 X 300 pp.

document professionnel

Vitesse de copie ou ppm (page page minute)

La vitesse de copie et d’impression des pages d’un photocopieur s’exprime en ppm. Il s’agit du nombre de pages au format A4 pouvant être sorties par minute. Cette vitesse est mentionnée par le fabricant, dans les caractéristiques de l’appareil, sachant que la vitesse varie selon les qualités d’impression.

Important →  Les copieurs les plus performants sortent les copies couleurs presque à la même cadence que les copies en noir et blanc.

La vitesse de copie en fonction de l’utilisation estimée

  • Vitesse maximale de 15 ppm, pour une photocopieuse à jet d’encre destinée à un usage domestique,
  • Vitesse comprise entre 20 et 45 ppm, pour un photocopieur laser destiné à copier ou imprimer entre 3.000 et 25.000 pages par mois,
  • Vitesse allant jusqu’à 75 ppm, pour un matériel de qualité imprimerie.

Les principaux fabricants et fournisseurs

Le marché se scinde entre plusieurs grands groupes de fabricants qui ne cessent d'innover et qui sont mondialement reconnus pour leur savoir-faire et leur expertise depuis de nombreuses années :

⇒ Epson : l’entreprise Seiko Epson Corporation, plus connue sous le nom d’Epson, conserve la troisième place du classement des ventes.

photocopieur epson

L’entreprise japonaise a su développer en avance les premiers mini modèles d’imprimantes et la technologie du jet d’encre. Elle a fait le choix de se spécialiser dans le matériel multifonctions pour répondre à la demande.

⇒ HP : HP est une société californienne fondée en 1939 qui domine le marché de la photocopie, notamment laser. Implantée dans plus de 170 pays à travers le monde, elle ne cesse d’afficher un chiffre d’affaires en expansion, avec une hausse nettement supérieure à la concurrence.

⇒ Canon : Canon demeure le second fabricant et fournisseur de copieurs dans le monde. Cette entreprise japonaise née en 1933 domine le marché des imprimantes et a développé sa gamme de photocopieuses multifonctions pour répondre plus largement aux besoins des professionnels de tous horizons.

⇒ Konica-Minolta : Konica-Minolta est le résultat de la fusion des sociétés japonaises Konica et Minolta, spécialistes de la production de copieurs et imprimantes pour les professionnels. Minolta a été la première à proposer l’option d’agrandissement et de réduction des copies sur ses machines.

⇒ Sharp : Sharp est une autre entreprise japonaise spécialisée dans le domaine de l’impression et de la copie. Essentiellement tournée vers le développement d’appareils multifonctions, elle s’est diversifiée avec la création et la vente de consommables de qualité.

⇒ Xerox est une société américaine reconnue pour être à l’origine de l’invention de la photocopie. Aujourd'hui très réputée dans le monde informatique et de la bureautique, Xérox poursuit sa quête d'innovations et propose ainsi la vente et la location de photocopieur de qualité.

La reprographie : des années innovation

La reprographie correspond à l’ensemble des techniques ou technologies permettant la duplication d’un matériel graphique sur un support physique sans en faire une copie manuelle.

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La photocopie a été la première technologie reposant sur la technique éprouvée de la photographie et c'est en 1938 que l’on situe l’origine de la photocopieuse que nous connaissons aujourd’hui. Le physicien américain Chester Carlson dépose alors un premier brevet pour le procédé qu’il vient d’inventer, l’électrophotographie.

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Sont apparues ensuite les copies via rayonnement, pouvant porter plusieurs appellations suivant le papier utilisé : thermocopie, diazocopie (papier traité), ou électrocopie et xérographie (papier ordinaire). Mentionnons également la xérocopie, faisant appel à un tambour en sélénium, à une charge électrique, à de l’encre en poudre permettant la reproduction du document.

L’impression 3D, une révolution de la production

L’ impression 3D est aussi nommée impression tri-dimensionnelle ou fabrication addictive, car elle procède par ajout de matière contrairement à l’usinage, qui procède par retrait de matière. L’imprimante 3D fabrique, à partir d’un modèle numérique en 3 dimensions, des objets physiques dans différentes matières : alliage de métal, plastique, béton etc.

imprimante 3d

Cette technique permet de nombreuses applications dans le domaine de la santé pour la fabrication d’implants et de prothèse, dans l’industrie pour la création de prototype, mais aussi dans le bâtiment.