Photocopieur

La photocopieuse professionnelle

La photocopieuse professionnelle figure parmi les équipements à la fois standards et indispensables à la vie quotidienne d’une entreprise.

Ces modèles pros, destinés aux sociétés et aux grandes structures, sont un avantage certain dans la gestion de leurs affaires et de leurs tâches administratives. On distingue deux grandes catégories de copieurs :

• Les modèles simples : ceux-ci servent exclusivement à la reproduction de documents, en noir et blanc et/ou en couleur.
• Les modèles multifonctions : ces types de machines présentent l’avantage, en plus de la reproduction, d’assurer d’autres tâches comme notamment l’impression, la numérisation et l’envoi par fax.

Pourquoi s’équiper d’un photocopieur ?

L'achat d'un photocopieur efficace et adapté afin d'équiper des locaux professionnels est primordial de nos jours pour la copie de documents papier au sein d'une entreprise. Toute société, organisation ou association ayant de manière régulière le besoin de reproduire et imprimer au meilleur coût un certain nombre de documents doit pouvoir manipuler un copieur performant.

Cela participe de la gestion de leur organisation, de leur administration, de leur activité, de leur personnel et de la diffusion de l’information.

Ces tâches ne pourraient être effectuées sans matériel professionnel, capable de reproduire une grande quantité de documents à peu de frais et dans un laps de temps court. Ce type de machine présente ainsi de nombreux avantages :

• Utilisable en réseau, elle permet de concentrer et de centraliser les usages et impressions d’un grand nombre de salariés, dispensant l’entreprise d’investir dans l’achat de photocopieurs individuels.
• L’achat d’encre noire (pour les impressions en noir et blanc) et d’encres de couleur est bien moins coûteux que dans le cas de machines individuelles.
• La gestion du papier est facilitée grâce au système de bacs multiples. Les collaborateurs peuvent alterner plusieurs formats et types de papiers selon leurs besoins avec une seule et même machine.
• Le gain de temps est considérable, car la copie d’un dossier est prise en main automatiquement par la machine grâce au module chargeur. En outre, le salarié peut agrafer chaque dossier individuellement s’il le souhaite.
• La diffusion de l’information est facilitée au sein de la société, tant dans le cadre collectif que dans celui d’une réunion.
• La reproduction est possible à grands volumes et très rapidement.
• L’option permettant la copie en recto verso permet une économie considérable de papier et facilite le stockage et la diffusion des documents.
• Les modèles professionnels proposent un grand nombre de fonctionnalités personnalisables et programmables à distance pour une utilisation facilitée.
• Ces engins professionnels permettent de modifier le modèle reproduit avec facilité. L’image d’origine peut être réduite ou agrandie depuis la machine, mais également améliorée en termes de couleurs.
• La qualité d’impression est importante. Les modèles à jet d’encre offrent une belle qualité pour un coût d’achat réduit, même si les consommables s’avèrent plus coûteux. Quant aux machines laser, elles garantissent une qualité d’impression supérieure pour un coût d’usage intéressant qui permet de rentabiliser rapidement le prix d’achat onéreux.

Grâce à leurs fonctions professionnelles et aux multiples options possibles, ce type de machine présente effectivement un sérieux atout pour les entreprises et les grandes structures qui ont tout intérêt à s’en équiper au meilleur prix.

Rôle et fonction

Ces engins sont équipés de plusieurs caractéristiques de base, dont la gestion des bacs à papiers, des consommables et des spécificités d’impression.

Leur rôle consiste en premier lieu à reproduire à l’identique un document présenté, en couleur ou en noir et blanc. L’impression diffère selon s’il s’agit d’un modèle à jet d’encre (peu cher à l’achat, mais coûteux à l’usage) ou à laser (onéreux, mais rapidement rentabilisé et de grande qualité).

Avantages

Le copieur professionnel permet de photocopier à un tarif avantageux et dans un laps de temps réduit de grandes quantités de documents. Ces machines sont donc indispensables au sein des entreprises pour la gestion de leurs tâches quotidiennes, de leur activité, du personnel, mais aussi dans la préparation de réunion ou la mise à disposition de documents d’information.

Si le modèle de base s’avère relativement classique, il est tout à fait possible d’opter pour une machine plus complète offrant des spécificités variées :

⇒ L’impression : l’impression simple – depuis un document présenté – ou à distance – depuis un ordinateur – permet de remplacer les imprimantes individuelles. Une seule et même machine propose une impression de qualité sur plusieurs formats de papiers (A4, A3, etc.).

⇒ Le scanner : la numérisation des documents est pratique pour leur usage professionnel et pour faciliter leur diffusion tout en limitant l’utilisation de papier et d’encre.

⇒ Le fax : cette option rend possible l’envoi de documents par voie de fax.

⇒ Le recto verso : cette fonction est très utile pour économiser du papier et optimiser le rangement des documents.

L’installation

Les photocopieuses sont réservées à l’usage de certaines personnes ou ouvertes à tous les collaborateurs d’une société. Leur installation peut être numérique ou analogique. Une installation numérique offre davantage de possibilités et permet la multifonctionnalité et l’utilisation à distance.

La connexion se fait par le réseau de l’entreprise. Les modèles analogiques sont destinés quant à eux à un usage plus personnel, car la connexion se fait par poste de travail ou par groupe de postes. Pensez à effectuer une demande de devis de photocopieur afin d'obtenir le meilleur prix en comparant les offres et vous faire une idée du modèle qui correspond le mieux à vos besoins.

L’entretien et la maintenance

Tout appareil doit être entretenu pour assurer un bon service et préserver sa durée de vie et le photocopieur ne fait pas exception. Il existe ainsi des contrats de maintenance pour couvrir les opérations d’entretien et de réparation. Ils sont proposés par les fabricants ou par certains installateurs spécialisés.

Ce type de contrat comprend quatre critères, à savoir l’entretien régulier du copieur, le dépannage à distance lorsqu’un problème se manifeste, la réparation en cas de panne ainsi que la fourniture des consommables.

Il convient cependant d’être vigilant lors de la signature du contrat, car certains prestataires proposent uniquement la dimension préventive de l’entretien ou la dimension curative des réparations.

De manière plus globale, la majorité des contrats peut assurer l’installation et le réglage de l’appareil, sa maintenance préventive, la fourniture et le remplacement des consommables (encre uniquement), l’assistance téléphonique pour le dépannage et la réparation de la machine, comprenant le remplacement des pièces ou matériels défectueux.

Par ailleurs, ce type de contrat prévoit la reprise du matériel ancien et surtout le prêt d’un autre appareil en cas de panne, ce qui est très utile pour éviter d’impacter l’activité et/ou l’organisation de l’entreprise.

Combien coûte un contrat d’entretien et de maintenance ?

Le coût de revient total de la souscription à un contrat d’entretien et de maintenance est variable et dépend de plusieurs facteurs :

→ Le type d’appareil : couleur, noir et blanc, simple, multifonctions, etc.

→ Le prix de base par page copiée et le nombre de pages copiées par mois ;

→ Les tarifs pratiqués par le prestataire choisi en termes de main d’œuvre.

Néanmoins, souscrire un tel contrat n’est aucunement obligatoire pour une entreprise. Elle peut se charger elle-même de l’achat de l’encre (cartouches ou toners), financer le déplacement et la main d’œuvre des techniciens en cas de panne et assurer la recherche et le remplacement des pièces défectueuses.

Toutefois, il convient de savoir que les frais seront plus élevés que ceux liés à un contrat, principalement en cas de problème, et que disposer d’une rapidité de service est rare, car la plupart des professionnels privilégient leurs clients abonnés. En outre, faute d’un entretien régulier et suffisant, l’usure de la machine est souvent plus rapide et le coût de réparation plus élevé.

Enfin, l’entreprise est libre de souscrire le contrat d'entretien et de maintenance avec le prestataire de son choix. Rien ne l’oblige à signer avec le fabricant ou le vendeur ; elle peut librement se tourner vers un installateur indépendant.

Les différents types de photocopieurs

Il existe un large panel de photocopieurs à destination des professionnels :

• La machine noir et blanc : la photocopieuse noir et blanc (monochrome) ne propose que des reproductions en noir et blanc. Rapide et peu coûteuse, elle s’avère très économique à l’usage et à la maintenance. La résolution est généralement réglable pour offrir une très bonne qualité d’impression.
• L’appareil couleur : comme son nom l’indique, ce copieur effectue des impressions couleur, mais également en noir et blanc. Il offre une très bonne qualité de reproduction pour une vitesse légèrement plus lente que les modèles noir et blanc. En outre, son coût est plus élevé.
• Le copieur analogique : cette machine reproduit un grand nombre de documents en petits et grands volumes, en couleur ou en noir et blanc. Pour ce faire, elle s’appuie sur le procédé de xérographie et nécessite l’enregistrement des documents à reproduire sur un support continu. Si elle offre une moindre qualité que l’appareil numérique, elle est moins coûteuse et plus simple à installer. Impossible à configurer en réseau, elle n'a pas d’option multifonction.
• La photocopieuse numérique : plus performante que le modèle analogique, elle fonctionne en balayant une seule fois le document à reproduire et le scanne avant copie. Cette possibilité lui permet d’effectuer un grand nombre de reproductions. Elle offre une grande qualité d’impression et est connectable en réseau, ce qui facilite son usage au sein d’une entreprise. Très performante et souvent multifonction, elle est pratique, silencieuse et rapide.
• Le modèle multifonction : cette machine très pratique allie plusieurs fonctions en une. Copieuse, elle sert aussi d’imprimante, de scanner et de fax, pour un usage simplifié au quotidien et surtout pour limiter le nombre d’appareils à acheter et à entretenir au sein d’une société. Numérique, elle assure des reproductions en couleur et en noir et blanc. Les modèles les plus coûteux sont les plus performants à tous les niveaux, tant en termes de qualité que de rapidité ou encore de bruit.
• Le copieur haut volume : l’atout de cette machine est de produire très rapidement une grande quantité de documents, d’om son nom de haut volume. Elle est ainsi recherchée pour son haut rendement et peut traiter plusieurs types de formats en couleur et en monochromie.
• La photocopieuse tireuse de plan : elle est destinée aux professionnels qui effectuent la reproduction de documents en grands formats (de type A1 ou A0), à l’instar des architectes, bureaux d’études, centres de reprographie ou d’arts graphiques. Sa résolution est très élevée pour assurer une copie de qualité et sa vitesse est réduite (2 à 7 copies par minute) pour respecter le format du document d’origine. Très couteuse, elle est souvent proposée à la location ou ses fonctions sont sous-traitées si son usage n’est pas régulier.

Les principaux fabricants

Le marché des photocopieurs se scinde entre plusieurs grands groupes de fabricants mondialement connus. Voici les principaux :

⇒ HP : HP est une société californienne fondée en 1939 qui domine le marché de la photocopie, notamment laser. Implantée dans plus de 170 pays à travers le monde, elle ne cesse d’afficher un chiffre d’affaires en expansion, avec une hausse nettement supérieure à la concurrence. Largement étendue et populaire, la marque propose une vaste gamme de produits et matériels informatiques, dont les photocopieurs et les imprimantes.

⇒ Canon : Canon demeure le second fabricant et fournisseur de copieurs dans le monde. Cette entreprise japonaise née en 1933 domine le marché des imprimantes et a développé sa gamme de photocopieuses multifonctions pour répondre plus largement aux besoins des professionnels de tous horizons, mais également des particuliers. Elle place l’innovation au cœur de son activité et a notamment commercialisé le premier copieur couleur laser en recto verso automatique dans le monde !

⇒ Epson : l’entreprise Seiko Epson Corporation, plus connue sous le nom d’Epson, conserve la troisième place du classement malgré une baisse de ses ventes. L’entreprise japonaise a su développer en avance les premiers mini modèles d’imprimantes et la technologie du jet d’encre. Elle a fait le choix de se spécialiser dans le matériel multifonctions pour répondre à un plus large besoin des particuliers et des entreprises.

⇒ Konica-Minolta : Konica-Minolta est le résultat de la fusion en 2003 des sociétés japonaises Konica et Minolta, spécialistes de la production de copieurs et imprimantes pour les professionnels. La marque entend se maintenir sur le marché en proposant une gamme de produits multifonctions offrant des impressions de très haute qualité, basées sur ses connaissances en photographie et en technologie de pointe. Il faut dire aussi que Minolta a été la première à proposer l’option d’agrandissement et de réduction des copies sur ses machines, et ce dès 1983 !

⇒ Sharp : Sharp est une autre entreprise japonaise spécialisée dans le domaine de l’impression et de la copie. Essentiellement tournée vers le développement d’appareils multifonctions, elle s’est diversifiée avec la création et la vente de consommables de qualité.

⇒ Xerox : Xerox est une société américaine reconnue pour son savoir-faire fondée en 1906. Elle est connue pour être à l’origine de l’invention de la photocopie dès la fin des années 1940, grâce à la xérographie inventée par le physicien américain Chester Carlson. Cette nouveauté est à l’origine de la photocopie, permettant la reproduction d’un document sur un papier blanc. Aujourdh'ui très connue dans le monde informatique et de la bureautique, l’entreprise poursuit la fabrication de modèles multifonctions de qualité et innovants et propose ainsi l'achat et la location de photocopieur de qualité à ses nombreux clients professionnels.

L’évolution du marché de la copie

Le marché de la photocopie connaît depuis quelques années une évolution à deux vitesses. Les mœurs changent et les entreprises s’attachent de plus en plus à limiter leurs coûts et à sécuriser leurs données et la circulation des documents imprimés en s’engageant dans une démarche écoresponsable.

En conséquence, le zéro papier se développe, tant par soucis écologique qu’économique, car la réduction d’usage du papier réduit du même coup la consommation des consommables (encre).

Le gain financier annuel est ainsi non négligeable et il est important de souligner que l’empreinte polluante nocive est considérablement diminuée.

Par ailleurs, la nécessité de protéger plus fermement les données impose aux entreprises et aux structures diverses de réduire la quantité des impressions et surtout de se montrer plus vigilantes sur leurs contenus.

En effet, un document imprimé sur papier peut plus facilement tomber entre de mauvaises mains et l’envoi par mail, désormais plus fiable, permet donc de sécuriser les données transmises, mais aussi de réduire les volumes de copies.

La tendance actuelle est en effet de transmettre les documents par voie électronique plutôt que d’imprimer une quantité phénoménale de dossiers ou de prospectus en vue d’une réunion ou d’un événement.

En parallèle, les fabricants ont compris que pour suivre l’évolution de la demande et de la consommation nouvelle du papier et de la copie.

Il fallait revoir les modèles de machines et s’attacher à répondre plus précisément aux besoins des clients. En conséquence, la concurrence est rude et les fabricants optent pour l’innovation en développant des appareils toujours plus pointus et perfectionnés, multifonctionnels, à la fois sophistiqués et simples d’utilisation, plus complets tout en étant plus compacts, etc.

Ce sont ces modèles de copieurs qui se vendent et qui savent satisfaire la clientèle. Le marché des outils spécifiques croît également pour répondre aux demandes très particulières. Ce jeu concurrentiel donne naissance à des appareils toujours plus innovants, respectueux des besoins de l’entreprise et des nouvelles logiques de partage de l’information et d’écoresponsabilité.

Histoire et origine

C’est en 1938 que l’on situe l’origine de la photocopieuse que nous connaissons aujourd’hui. Le physicien américain Chester Carlson dépose alors un premier brevet pour le procédé qu’il vient d’inventer, l’électrophotographie.

Malheureusement, il devra attendre 9 ans avant que sa création n’intéresse l’Harold Corporation, une petite société New-yorkaise.

En revanche, le procédé est rebaptisé pour adopter le terme de xérographie, plus clair. L’entreprise dépose alors le nom de Xerox dès 1948 et change elle-même de nom pour devenir la Xerox Corporation, une société qui figure aujourd’hui parmi les leaders de l’impression, de la photocopie et du numérique et dont l’origine remonte en réalité à 1906 !

Cette nouveauté permet de reproduire intégralement un document sur un papier classique. En 1959 et après 14 années de travail et de développement, la Xerox Corporation commercialise le premier photocopieur xérographique automatisé, baptisé « le 914 ». Ce premier copieur sur papier ordinaire a très rapidement connu un immense succès.

Au début des années 1970, date de l’échéance du brevet d’invention, la Xerox Corporation était alors devenue une grande multinationale qui possédait environ 95 % du marché de ces appareils classifiés comme duplicateurs.

Malgré cette belle ascension, il semblerait selon certaines rumeurs que le principe d’électrophotographie aurait été découvert en réalité par le physicien français Jean-Jacques Trillat en 1935. Il aurait présenté son projet à la société Kodak qui a alors estimé que cette invention ne présentait aucune utilité...

La photocopieuse est aujourd’hui une machine devenue indispensable dans les PME et grandes entreprises. De plus en plus perfectionnée, en proie à l’innovation fulgurante des différents concurrents, elle est de plus en plus recherchée pour son caractère multifonctionnel qui permet de rassembler en un seul appareil les fonctions de copie, d’impression, de scanner et de fax.

Elle remplace ainsi à elle seule plusieurs machines jusqu’alors indispensables, réduisant les frais d’achat, d’entretien et de maintenance des sociétés et assurant un grain de place non négligeable !

Son grand développement lui permet également de perdurer dans le monde actuel où les échanges sont essentiellement numériques.

En proposant des copies de qualité, en noir et blanc et/ou en couleur, des formats particuliers pour reproduire tous les types de documents (formats géants, très gros volumes, haute définition, réduction/agrandissement, etc.) et des technologies toujours plus sophistiquées.