Photocopieur multifonction pour les entreprises

                                                       

                                    Photocopieur multifonction professionnel
                                
                            Le passage au numérique s'est drastiquement accéléré au cours des dernières années, et nombre de procédures lourdes en documents imprimés ont été dématérialisées. Il est pourtant encore difficile de se passer du papier dans le milieu professionnel, et l'utilisation d'un photocopieur multifonction adapté au contexte de l'entreprise permet d'en maximiser l'efficacité pour un coût optimal.



Les photocopieurs professionnels, adaptés aux volumes d'impression plus importants des structures professionnels, garantissent un coût à l'impression plus faible que des imprimantes de bureau. La plupart des photocopieurs multifonction professionnels modernes peuvent être raccordés au réseau, permettant leur usage depuis et vers l'intégralité des postes informatiques de l'entreprise. Un seul photocopieur peut équiper l'intégralité d'une équipe, ou l'ensemble des salariés d'une petite structure.



Le coût de revient d'un tel appareil dépend d'un grand nombre de facteurs, notamment la vitesse et la qualité d'impression, l'utilisation de la couleur ou du noir et blanc, et le type d'encre : chaque entreprise peut trouver le photocopieur qui correspond à ses besoins.



<h2>Caractéristiques techniques : quels besoins et quelles options ?</h2>



<h3>Vitesse et qualité des photocopieurs professionnels</h3>



La vitesse et la qualité d'impression doit être un de vos premiers critères de choix pour votre photocopieur. La vitesse d'impression se mesure en ppm (pages par minute). Un photocopieur standard imprime à environ 20 ppm et suffira pour un volume d'impression inférieur à 3000 copies par mois. Les photocopieurs les plus performants peuvent monter à 75 ppm et prendre en charge plus de 25 000 copies mensuelles. 



La qualité d'impression dépend entre autre du type de photocopieur. Les photocopieurs à jet d'encre sont recommandés pour l'impression de documents complexes nécessitant une qualité élevée, mais sont en moyenne plus onéreux. Une technologie jet d'encre classique suffit pour une utilisation bureaucratique. La qualité est évaluée en ppp (points par pouce). Une imprimante classique en 300 ppp est souvent suffisante, mais il est possible de monter jusqu'à 9600 ppp pour des équipements spécialisés.



<h3>Fonctionnalités des photocopieurs multifonction</h3>



En plus de la copie de documents couleur ou noir et blanc, les photocopieurs actuels offrent une vaste gamme d'options qui permettent d'éviter l'achat de plusieurs appareils.



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<li>Le fonctionnement <b>en réseau</b> est maintenant le propre de la plupart des modèles. Le raccord au réseau permet la commande à distance du photocopieur depuis un ordinateur distant.</li>

<li>Un <b>stockage interne</b> permet de scanner vers, ou d'imprimer depuis le photocopieur. Ce stockage peut être utilisé grâce à un support externe (clé USB, disque dur), ou être accessible via le réseau. L'impression depuis le stockage interne est souvent bien plus rapide que depuis un poste distant.</li>

<li>Un <b>chargeur de documents</b> permet l'automatisation du scan ou de la copie d'un grand nombre de feuillets.</li>

<li>La <b>prise en charge du A3</b> varie de modèle en modèle. Ces photocopieurs prennent également en charge les formats plus petits. Les machines compatibles avec des formats plus grands, A1 ou A0, sont rares : il faudra se tourner vers un duplicopieur.</li>

<li>Certains photocopieurs permettent d'<b>agrafer</b> ou de <b>perforer</b> les documents après impression.</li>

</ul>



La présence d'une ou plusieurs de ces fonctionnalités conduit à une augmentation du coût du photocopieur, et doit donc être considérée au cas par cas en fonction de votre budget et de vos besoins. L'impression couleur induit notamment un surcoût pouvant atteindre dix fois le prix d'une impression monochrome, en plus de nécessiter des cartouches couleur adaptées.



<h2>Location ou achat : acquisition d'un photocopieur multifonction professionnel</h2>



<h3>L'achat, moins onéreux sur le long terme</h3>



L'acquisition d'un photocopieur peut se faire par achat ou via un contrat de location. En fonction des options, un photocopieur multifonction peut coûter jusqu'à 8000€, ce qui représente un impact non négligeable sur la trésorerie de l'entreprise. Il s'agit donc d'un investissement parfois conséquent, qui ne sera rentabilisé par rapport à la location qu'au bout de plusieurs années. L'achat a cependant plusieurs avantages :



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<li><b>Sûreté de l'offre :</b> l'achat permet d'éviter les compagnies de location parfois peu scrupuleuses sur leurs contrats.</li>

<li><b>Possibilité de revente :</b> contrairement à la location, l'achat peut vous permettre d'amortir vos dépenses en revendant le photocopieur si vous souhaitez par exemple changer de modèle.</li>

<li><b>Coût :</b> malgré les nombreuses offres proposées par les services de location, acheter un photocopieur revient entre 10% et 40% moins cher que de le louer sur une longue durée.</li>

</ul>



Un achat laisse l'entreprise responsable de la maintenance de l'appareil. Il est courant de souscrire à un contrat d'entretien et de maintenance qui pourra prendre en charge, selon le forfait, les réparations en cas de panne, le remplacement de pièces, et même la recharge en encre ou le changement du tambour.



<h3>La location, pour plus de flexibilité</h3>



La location reste cependant une option privilégiée. Certaines entreprises de location proposent désormais des options de location-achat (LOA, leasing, crédit-bail) qui permettent à l'entreprise de devenir propriétaire de l'appareil pour un coût plus faible à l'issue d'une période donnée de location. Cette option de plus en plus populaire permet de profiter des nombreux avantages de la location :



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<li><b>Contrat de maintenance inclus :</b> la plupart des contrats de location comprennent un contrat d'entretien, qui n'est donc pas à la charge de l'entreprise.</li>

<li><b>Flexibilité :</b> Il est parfois compliqué d'évaluer les besoins réels de l'entreprise et de trouver un modèle qui y survient. La location permet de tester plusieurs appareils sur une courte période sans frais d'achat ou de revente.</li>

<li><b>Évolution technologique :</b> De la même façon, un photocopieur peut devenir obsolète rapidement, à cause de l'évolution des technologies ou de la structure. La location permet de faire évoluer la machine avec les besoins et la technologie.</li>

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<h2>Quelques modèles phares de photocopieurs multifonction</h2>



<h3>Imprimantes multifonction A3 HP PageWide Couleur</h3>



HP est un des leaders incontestés en matière d'imprimantes. Leur dernière gamme HP PW Enterprise propose des impressions couleur pour un faible coût inégalé, mais également une consommation énergétique minimale. Le système de sécurité HP protège toutes leurs machines, et donc votre réseau, contre les attaques.



<h3>Epson WorkForce Entreprise</h3>



Éternel concurrent de HP, Epson propose sa propre gamme de photocopieurs multifonction professionnels, la gamme WorkForce Enterprise. Epson prête tout particulièrement attention à l'efficacité de ses photocopieurs professionnels, avec une vitesse d'impression de 100 ppm et un temps de préchauffe extrêmement court qui permet une mise en service quasi immédiate.



<h3>Konica Minolta bizhub i-series</h3>



La gamme de photocopieurs Konica bizhub i-series se démarque par son grand nombre d'options. Lauréat du prix BLI 2021, garant de la fiabilité et de l'efficacité de leurs produits, la marque propose une vaste gamme d'appareils et de solutions logicielles pour répondre de façon personnalisée aux besoins des entreprises.