Photocopieur multifonction

• L'utilisation en réseau grâce au wifi ou au Bluetooth est désormais garantit par la plupart des photocopieurs multifonctions. La connexion wifi permet la commande à distance du photocopieur depuis un ordinateur distant.
• Un stockage interne permet de scanner ou d'imprimer des pages depuis le copieur. Ce stockage peut être utilisé grâce à un support externe : clé USB, disque dur. L'impression depuis le stockage interne est souvent bien plus rapide que depuis un poste distant.
• Un chargeur de documents permet l'automatisation des fonctions scanner ou fax ainsi qu'une haute vitesse de copie par minute de feuillets de différents grammages.
• La prise en charge du format A3 varie selon l'appareil. Un photocopieur intelligent multifonction prenant en charge le A3 peut aussi copier des formats plus petits A4/A5/A6. Les dispositifs compatibles avec des formats plus grands, A1 ou A0, sont rares et il faudra se tourner vers un duplicopieur.
• Certaines imprimantes ont une fonction d'agrafage ou de perforage.
  

La présence d'une ou plusieurs de ces fonctions conduit à une augmentation du prix de l'imprimante et doit donc être considéré au cas par cas selon le volume de copies nécessaire.

L'impression couleur induit notamment un surcoût pouvant atteindre jusqu'à dix fois le coût des impressions noir et blanc, en plus de nécessiter des cartouches couleur adaptées à l'imprimante.

Fonctions fax, scanner et connexion wifi

Une imprimante multifonction compact est équipé de base d’un certain nombre de fonctionnalités :

• L’intégration d’une option fax à pour l’envoi et la réception de documents par télécopie
• Le scan de documents (textes ou images). Il est possible alors de les stocker localement ou de les envoyer.
• Une connexion wifi pour relier le photocopieur au réseau local de l'entreprise et se passer de câbles.

Impression couleur ou noir et blanc ?

L' impression couleur peut représenter un surcoût important par rapport au noir et blanc. Le coût par page entre une impression N&B et couleur peut passer du simple au triple. Or, le noir obtenu lors des impressions couleur est créé grâce à un mélange de couleurs primaires contrairement au N&B qui utilise uniquement de l’encre noire.

Privilégier l'achat ou la location d'un copieur multifonction ?

⇒ L'achat, moins couteux sur le long terme

L’acquisition d'un photocopieur multifonction numérique peut se faire en passant l'achat ou via un contrat de location. Selon les options, un multicopieur fax peut coûter jusqu'à 8000€, ce qui représente un impact non négligeable sur la trésorerie de l'entreprise souhaitant s'équiper d'une imprimante multifonction. Il s'agit donc d'un investissement qui ne sera rentabilisé qu'au bout de plusieurs années.

Faire le choix de l'achat d'un modèle multifonction laser ou à jet d'encre a cependant plusieurs avantages :

• Sûreté de l'offre : l'achat permet d'éviter les arnaques et contrats de location piège.
• Possibilité de revente : contrairement à la location, l'acquisition permet d'amortir ses dépenses grâce à la revente du matériel si vous souhaitez vous équiper d'une autre imprimante fax disponible en stock.
• Prix : malgré les nombreuses offres proposées par les services de location, acheter un photocopieur multifonction revient entre 10% et 40% moins cher que de le louer sur une longue durée.

Un achat laisse l'acquéreur responsable de la maintenance de l'appareil. Il est courant de souscrire à un contrat d'entretien et de maintenance qui pourra prendre en charge, selon le forfait, les réparations en cas de panne, le remplacement de pièces, et même la recharge des consommables de l'appareil.

⇒ La location, pour plus de flexibilité

La location reste cependant une option privilégiée. Certaines entreprises spécialisées dans la location d'imprimante multifonction proposent désormais des options de location-achat (LOA, leasing, crédit-bail) qui permettent à l'entreprise de devenir propriétaire d'un multicopieur à un tarif plus bas à l'issue d'une période donnée de location. Faire le choix de cette option permet de profiter des nombreux avantages :

• Flexibilité : Il est parfois compliqué d'évaluer ses besoins réels et de trouver du matériel adapté. La location permet de tester plusieurs équipements sur une courte période sans frais supplémentaire.
• Évolution technologique : De la même façon, l'appareil peut devenir obsolète rapidement, à cause de l'évolution des technologies ou de la structure. La location permet de faire évoluer l'équipement.
• Contrat de maintenance inclus : la plupart des contrats de location comprennent un contrat d'entretien, qui n'est donc pas à la charge de l'entreprise.

Les meilleures gammes d'appareils des fournisseurs

1) Imprimante multifonction A3 HP PageWide Couleur