L'entretien et la maintenance

Entretien et maintenance de photocopieuse

Lorsqu’une entreprise ou une structure s’équipe d’une photocopieuse, beaucoup considèrent que celle-ci n’a plus qu’à être tout simplement utilisée une fois installée. Pourtant, ce type de matériel professionnel nécessite un entretien régulier pour demeurer performant et certaines réparations qui sont dues à son usure normale. L’entretien d’une machine peut sembler obsolète, voire complètement inutile.

Pourtant, c’est une intervention qui doit être effectuée régulièrement afin de prolonger la durée de vie du copieur et d’éviter les pannes. Ce type de prestation est effectué par un technicien qui s’assure de manière régulière que la machine fonctionne bien. Il recharge les consommables, remplace les pièces usées et nettoie le dispositif en cas de besoin avant de finaliser son intervention par une révision.

L’entretien étant une opération préventive, elle est effectuée par un professionnel dans le cadre d’un contrat d’entretien qui peut être souscrit par l’entreprise ou la structure qui achète ou loue le copieur.

Ce type de contrat peut être signé auprès du vendeur ou d’une société spécialisée. Lorsque l’entretien n’est pas effectué ou lorsque l’appareil est âgé ou défectueux, il est alors question d’une intervention curative. Il s’agit dans ce cas de maintenance. Le technicien intervient dans les locaux de l’entreprise (par exemple une agence immobilière) en cas de panne afin de réparer l’appareil sur place ou ultérieurement.

Ce type d’opération peut être effectué dans le cadre d’une intervention ponctuelle (hors contrat, avec un délai plus long) ou dans le cadre d’un contrat de maintenance, souscrit auprès du vendeur ou d’une société spécialisée (le délai d’intervention est plus rapide dans les grandes villes comme Paris ou Marseille).

Si le temps de réparation est long et risque d’impacter l’activité de la société ou de la structure, le prestataire peut prêter un autre copieur d’un modèle équivalent. Ces contrats d’entretien et de maintenance facilitent la gestion d’une photocopieuse. Ils sont facturés sous format de forfait mensuel basé sur le type d’appareil et sur la consommation moyenne de copies. Bien évidemment, aucune entreprise ni structure en possession d’un copieur n’est dans l’obligation de souscrire un tel contrat.

Néanmoins, il faut savoir dans ce cas qu’elle devra se charger seule des opérations et des frais d’entretien et qu’elle devra régler les coûts de réparation en cas d’intervention d’un technicien comme notamment le déplacement, la main d’œuvre, ou le remplacement des pièces usagées.

Les différentes prestations de maintenance disponibles

Entretenir son copieur est indispensable pour assurer son bon fonctionnement et prolonger sa durée de vie. Souscrire un contrat de maintenance est une bonne solution pour profiter d’une prestation de qualité sans avoir à gérer les démarches d’entretien de la machine. Ce type de contrat d’entretien se compose de deux catégories de services, à savoir la prévention au travers d’un entretien régulier du matériel et la curation qui consiste en la réparation de la machine en cas de panne ou de défaut.

À cela peuvent s’ajouter certaines options liées à la formule de contrat choisie auprès du prestataire.

La maintenance préventive : l’entretien du copieur

Ce type de prestation préventive comprend les opérations suivantes :

• Les réglages de la machine : lorsque la machine est livrée à la structure qui l’achète, l’installateur effectue les réglages nécessaires à son bon fonctionnement. Dans le cadre de la maintenance préventive, le technicien vérifie que ces réglages sont toujours conformes et il les modifie si tel n’est pas le cas ou si les besoins de la structure ont évolué. Ces réglages sont divers et concernent aussi bien les consommables, que la qualité d’impression ou encore la résolution, le bac à papier, la connexion, etc.
• La révision de l’appareil et la vérification du matériel : ces opérations consistent à vérifier que chaque pièce fonctionne convenablement et demeure conforme à l’installation et aux attentes de l’entreprise. Elles comprennent un nettoyage de certaines parties potentiellement encrassées de la machine.
• Le bourrage du papier : le bourrage papier est fréquent puisqu’il se produit lorsque celui-ci se coince dans une partie de la machine. Le technicien démonte la partie concernée et décoince le papier avant de remettre la photocopieuse en marche.
• La réduction de la qualité de l’impression : au fil du temps, l’appareil peut s’user, et ce plus au moins rapidement. L’une des incidences de son vieillissement est la qualité d’impression qui se voit naturellement réduite. Le technicien veillera à régler celle-ci pour l’améliorer, dans la mesure du possible.
• Le défaut de connexion : le technicien vérifie que la machine est bien connectée au réseau et que le lien se fait convenablement avec les différents postes de travail. Il s’agit dans ce cas des copieurs numériques.
• Le message d’erreur : le technicien interprète le message d’erreur qui peut s’afficher sur l’écran du photocopieur. Dans ce cas, il effectue les interventions nécessaires pour remédier à la problématique et s’assurer qu’elle ne se reproduise pas.

L’assistance curative : la réparation de la machine

Cette forme de prestation comprend les interventions suivantes :

• L’assistance téléphonique en cas de panne : en cas de panne de la machine, une première assistance est effectuée par téléphone pour aider le client à résoudre lui-même la problématique.
• Le dépannage en cas de panne ou de défaut : lorsque la solution ne peut être apportée par le client, le prestataire envoie son technicien sur place pour effectuer les réparations du matériel.
• La formation des utilisateurs de la machine : les techniciens en maintenance peuvent former les utilisateurs de l’appareil afin de leur apprendre à la faire fonctionner de manière optimale ainsi que les bons gestes à adopter en cas de panne.

D’autres options sont possibles, comme le remplacement de l’engin lorsque la durée de la réparation impacte ou est susceptible d’impacter l’activité de l’entreprise ou de la structure, ainsi que la reprise du matériel lorsque celui-ci est défectueux ou ancien.

La réparation en cas de panne d’un photocopieur

En cas de panne d’un photocopieur, se met en place une procédure d’intervention classique dans le cadre d’un contrat de maintenance. La société ou la structure contacte le service technique du prestataire.

Au moyen de l’assistance téléphonique, ce dernier effectue un premier diagnostic à distance selon les constats et les propos rapportés par le client. Le technicien se rend ensuite sur place dans un délai plus ou moins rapide (24 à 48 heures en moyenne) et se charge d’effectuer les réparations nécessaires, le remplacement des pièces usées et une révision de la machine.

En revanche, dans le cadre d’une intervention ponctuelle (hors contrat de maintenance), un premier chiffrage est proposé selon les réparations à effectuer et un devis est ainsi soumis à l’entreprise par l’opérateur en maintenance. Lorsque la structure donne son accord, un technicien intervient sur place dans un délai plus ou moins long. Il se charge alors des réparations de l’appareil, en modifie les pièces défectueuses et effectue une révision complète.

Les actions de réparation

Lorsque le copieur présente un défaut ou tombe en panne, il peut s’agir d’une pièce défectueuse.

Remplacer la machine ne présente donc pas d’intérêt et l’entreprise contacte le prestataire de maintenance en charge de son contrat. Les techniciens sont en effet formés pour résoudre les problèmes techniques :

• Le changement du kit de maintenance : il s’agit des pièces de rechange du copieur qui doivent être remplacées de manière régulière pour éviter l’usure prématurée de l’appareil.
• Le changement de la tête laser : il s’agit de la tête d’impression. Lorsque celle-ci est défectueuse, l’impression sera de mauvaise qualité.
• La mauvaise qualité d’impression : ce type défaut courant peut être lié à tout un tas de facteurs que le technicien a pour charge d'identifier et de réparer.
• Le défaut d’impression : il est possible que la machine imprime mal les documents à reproduire. Plusieurs problématiques peuvent être en cause, notamment un défaut de lecture du support ou de sa reproduction.
• Le pilote d’impression : il s’agit du logiciel intégré à la machine et qui dirige les différentes copies et impressions. Lorsqu’il est défectueux ou qu’il nécessite une mise à jour, le technicien s’en charge.
• Le problème d’alimentation et de connexion : lorsque l’alimentation et la connexion de l’engin sont défectueuses, le technicien effectue méticuleusement les différents remplacements de câbles nécessaires et/ou vérifie les connexions Wifi du réseau.

Les contrats de maintenance et d’entretien

Le contrat de maintenance et d’entretien sont deux propositions des prestataires. L’entretien concerne la prise en charge préventive, alors que la maintenance assure la prise en charge curative.

• Le contrat d’entretien consiste en la réalisation régulière d’une vérification du matériel, des pièces de la machine, son alimentation en consommables, le remplacement des pièces présentant de l’usure et le nettoyage de l’appareil. Il s’agit donc de prévention, assurée pour entretenir la machine, vérifier régulièrement que l’appareil fonctionne convenablement et agir de manière préventive en cas de potentiel risque de problème, et ce indépendamment de toute panne.
• Le contrat de maintenance consiste en une intervention en cas de panne. L’entreprise contacte le prestataire en maintenance pour lui faire part du problème. Un premier diagnostic peut être effectué par téléphone – l’assistance téléphonique – et un technicien intervient ensuite sur place pour réparer la machine. Il peut ainsi remplacer les pièces défectueuses ou bien remplacer tout l’appareil par un autre modèle équivalent si aucune solution n’est possible. Lorsque le copieur est immobilisé et inutilisable, un autre engin peut être prêté à la structure afin de ne pas impacter son activité.
• L’assistance client est une solution proposée pour aider l’entreprise détentrice de la photocopieuse à effectuer un premier diagnostic en cas de panne ou à réaliser des actions pouvant permettre de remettre l’appareil en état de fonctionnement. Cependant, tout dépend de l’état de ce dernier. La plupart des actions possibles se limitent à la mise en réseau et à un dépannage à distance basique. Dans ce cadre, les utilisateurs du copieur peuvent recevoir une formation à l’usage de l’appareil par les techniciens de maintenance. Ce type de contrat peut être souscrit auprès du vendeur de l’appareil ou d’une société indépendante et spécialisée. Il est le plus souvent souscrit pour une durée variant entre 1 et 5 ans. D’ordre général, le prix de ce type de contrat varie selon le modèle de photocopieuse et fonctionne sur le principe d’un forfait mensuel établi selon la base d’un coût par page copiée, sachant que ce dernier peut osciller entre 0,01 et 0,10 euro. Chaque machine dispose d’un compteur que le technicien relève pour établir le tarif. Il est à noter que le forfait préétabli est dû par la société, même si elle ne copie pas autant de pages que prévu. En revanche, tout dépassement sera surfacturé. Il est donc indispensable de bien évaluer au préalable sa consommation mensuelle réelle.

Sachez que rien ne vous oblige à signer un contrat d’entretien et de maintenance mais il faut savoir que tous les frais seront à votre charge si vous préférez ne pas vous engager : alimentation en consommables, déplacement et main d’œuvre des techniciens en cas de panne, remplacement des pièces de rechange...

Les points importants

• Les options : vérifiez le détail des contrats qui vous sont proposés. En effet, certaines prestations sont en option et seront donc facturées en plus.
• Location ou achat : les tarifs diffèrent dans le cadre d’une location photocopieur ou d'un achat. Vérifiez les prix proposés, la première étant plus avantageuse en termes de frais de maintenance que le second.

Les pannes les plus fréquentes

Une photocopieuse est exposée à un certain nombre de pannes, plus ou moins courantes :

• Le bourrage papier : pour éviter ces désagréments, il est conseillé de ne pas surcharger le bac en ne le remplissant qu’aux 2/3. En outre, il est préférable de ne pas mélanger les types de papiers et de stocker ceux-ci dans un endroit sec. En cas de bourrage, il faut retirer la feuille coincée avec précaution, sans quoi vous risquez d’endommager les têtes d’impression.
• La saturation de la mémoire : le photocopieur enregistre les documents copiés sur son disque dur. En cas de saturation de la mémoire, il suffit d’en supprimer.
• L’impression est de mauvaise qualité : la qualité peut être mise en défaut par plusieurs facteurs et présenter plusieurs caractéristiques (lignes, taches, points, pâleur, netteté douteuse, etc.). Il est alors conseillé de réaligner et de nettoyer les têtes et les buses d’impression.
• Le défaut de connexion : lorsque vous ne parvenez pas à connecter votre copieur en réseau, il peut s’agir d’un défaut de sa carte réseau ou de la connectique (câble ou Wifi).
• La panne électrique : si votre appareil ne démarre plus, il se peut qu’un court-circuit perturbe sa mise en marche ou qu’une pièce soit défectueuse.

Comment résilier un contrat de maintenance de photocopieur ?

Lorsque vous souscrivez un contrat de maintenance pour votre photocopieur, celui-ci inclut généralement les frais de main d’œuvre, les déplacements des techniciens, le coût des pièces détachées et des consommables. Il est à noter que le contrat couvre ces frais, qu’il s’agisse d’un achat ou d’une location de matériel. Plusieurs options peuvent être ajoutées au contrat, mais elles entraîneront un surcoût.

Un contrat de maintenance court en moyenne sur une durée variant entre 1 an (12 mois) et 5 ans (60 mois), mais le plus souvent entre 3 ans (36 mois) et 5 ans. Ils sont proposés sous formule renouvelable par tacite reconduction, ce qui signifie que si le client ne se manifeste pas avant l’échéance du contrat, celui-ci est reconduit automatiquement. Pour résilier son contrat de maintenance en cours, la structure se doit d’adresser un courrier au prestataire pour lui manifester son souhait.

Le courrier doit être envoyé en recommandé avec avis de réception et le client doit respecter les conditions de résiliation prévues dans son contrat. La prise d’effet de la résiliation est rarement immédiate et peut nécessiter plusieurs semaines de traitement avant d’être véritablement effective.

Il faut savoir que la majorité des prestataires en maintenance appliquent des pénalités à rembourser en cas de résiliation anticipée. En revanche, il est illégal d’exiger le règlement complet de la prestation.

Le métier de technicien/ne de maintenance

Le technicien de maintenance intervient pour assurer l’entretien et la maintenance des appareils.

Ses missions :

Le métier de technicien de maintenance en photocopieur est une activité polyvalente qui mêle plusieurs techniques différentes, à savoir l’informatique, l’électrotechnique et les technologies.

Il est capable d’intervenir sur tous les types de machines, qu’il s’agisse des copieurs couleurs ou noir et blanc, numériques ou analogiques, classiques ou multifonctions, ainsi que les appareils spécifiques (tireuses de plans, haut volume, etc.). En effet, il n’existe pas de spécialisation en matière de typologie de photocopieuse, chaque opérateur technicien étant donc capable de prendre en charge tous les appareils.

Le technicien de maintenance assure deux grands types de missions :

• Une mission de prévention qui consiste en l’entretien régulier de l’appareil, dans le cadre d’un contrat d’entretien et maintenance ;
• Une mission de curation qui consiste en la réparation de la machine ou de ses pièces défectueuses en cas de panne, soit de manière ponctuelle, soit dans le cadre d’un contrat de maintenance.

Il est généralement équipé d’un véhicule professionnel pour assurer ses déplacements et d’un matériel informatique qui lui permet de tester la machine afin d’en identifier la panne. Il effectue, s’il le peut, la réparation sur place ou transporte le copieur dans ses locaux professionnels pour une intervention ultérieure. Dans tous les cas, il rédige un rapport d’intervention à l’intention de sa direction et du client.

Son cursus : formation et diplôme

• Bac pro électronique/électrotechnique (niveau minimum exigé) ;
• BTS électrotechnique et informatique ;
• DUT Génie électrique et informatique industrielle.

Son salaire :

Le salaire moyen du technicien de maintenance de photocopieur se situe entre 1 750 et 2 000 euros.

Les évolutions possibles :

Il peut évoluer en chef d’équipe ou encore vers un métier de conseiller technique et commercial.

La durée de vie d'un photocopieur

La durée de vie d'un photocopieur professionnel est de 5 ans en moyenne. Elle est d'ailleurs indiquée sur la fiche technique qui accompagne l'appareil et peut être augmentée à la condition que l'appareil soit de bonne qualité et qu'il soit entretenu de façon régulière afin de prévenir les pannes.

Plusieurs facteurs impactent de façon significative la durée de vie d'un photocopieur : l'intensité de son utilisation, bien sûr, mais également la nature des consommables que l'appareil utilise. En effet, il est conseillé de toujours utiliser des cartouches d'encre de la même marque que l'appareil. Cela permettant de préserver les buses d'impression de manière optimale.

Comment bien entretenir un appareil de reprographie ?

Pour que votre appareil dure le plus longtemps possible, il est important d'effectuer un entretien suivi. L'imprimante, tout d'abord, demande un nettoyage régulier avec le pilote. L'intervention est assez délicate et il est conseillé de faire appel à un professionnel. Pour un entretien complet de l'imprimante, il ne faut pas oublier de nettoyer l'intérieur de l'appareil à l'aide d'un pinceau ou d'une bombe d'air comprimé. En procédant ainsi, les feuilles ne gêneront plus le fonctionnement des roulettes et des galets d'entraînement. De plus, elles ne risqueront plus de ressortir tachées.

Quant au scanner, il doit être débarrassé régulièrement de la poussière et des traces de doigts. Pour ce faire, utilisez un chiffon doux et non pelucheux et un peu de produit à vitre. Si votre photocopieur est un appareil multifonction, vous devrez également enlever la poussière de l'écran LCD de temps à autre. Il est de plus conseillé d'éviter l'usage de produits de type "blanco" qui ont tendance à se déposer sur la vitre et à amoindrir la qualité d'impression de l'appareil.

Caractéristiques techniques de la reproduction de documents

Même si la reproduction de documents en version papier est toujours très courant, l'envoi des documents sous forme numérisée est désormais devenu une normalité et permet de faire des économies, de gagner un temps précieux et de préserver l'environnement. Voici les critères techniques à connaître pour choisir correctement votre imprimante photocopieuse en alliant rapidité, économie et facilité.

Les critères techniques

Pour une utilisation optimale au sein de votre entreprise, il vous faut au minimum :

• une interface de communication réseau 10/100/1000 base T IPv6 inclus, USB 2.0.
• une unité recto-verso (chargeur automatique de documents ADU) A5R-A3, 64-256g/m²,
• un temps de préchauffage d'environ 30 secondes depuis la sortie de veille,
• des formats et grammages de papier : cassette A5R-A3, 64-256g/m², Bypass A6R 320X460 mm, 64-280g/m²,
• une vitesse d'impression couleur et noir et blanc de 10 à 43 ppm de A3 et A4,
• une capacité papier cassette (tiroir) 550 feuilles, Bypass 100 feuilles

Quand économie rime avec rapidité et facilité

Aujourd'hui, les appareils de reprographie sont capables de répondre à toutes les exigences car ils sont modernes, intuitifs et évolutifs. Leurs options et modules permettent de les personnaliser selon vos envies, simplifiant ainsi vos opérations quotidiennes et le travail de vos équipes.

Avec leur écran tactile LCD "8.5 couleur, prenez les commandes de votre photocopieur professionnel et découvrez les multiples fonctions spécialement conçues pour optimiser le rendement. Leur facilité d'utilisation est déconcertante : qu'il s'agisse de photocopies en grande quantité ou de finitions de qualité optimale, tout est possible pour satisfaire vos besoins.