Photocopieur noir et blanc : fonctionnalités et options
Indispensables outils de bureautique, les photocopieuses monochromes ont profité des récentes innovations technologiques pour diversifier leur arsenal de caractéristiques et offrent de nombreux atouts.
Ces machines autrefois analogiques, sont désormais numériques et proposent pléthore de nouvelles fonctions correspondant davantage aux besoins actuels. Le choix d'un photocopieur monochrome doit donc se faire en prenant compte de nombreux facteurs et caractéristiques de base.
Mode d'impression
Le mode d'impression désigne la technologie de réalisation des copies. On distingue les copieuses monochromes à laser et les copieuses monochromes à jet d'encre.
⇒ Photocopieur noir et blanc laser :
Moins coûteuses à l'achat, elles permettent de réaliser des impressions plus rapides de documents simples (textes) et de graphiques et conviennent parfaitement pour des copies en noir et blanc.
⇒ Copieur monochrome à jet d'encre :
Plus onéreuses, elles nécessitent également un budget conséquent pour la recharge d'encre. Elles permettent de réaliser des copies de meilleure résolution exprimée en ppp (point par pouce) ou dpi (en anglais) qui est nettement plus élevée et sont plus indiquées pour des copies couleurs.
Formats et dimensions de papier pris en charge
Le format de papier standard pris en charge par les photocopieuses monochromes est le A4 (210 x 297 mm). Certains modèles prennent en charge le format A3 qui est plus grand (297 x 420 mm).
À noter qu'une photocopieuse A3 prend en charge de facto le format A4. Il faut savoir que l'investissement dans un modèle A3 est plus conséquent et sera 1,5 à 3 fois plus cher qu'un appareil A4 conventionnel.
Vitesse de photocopie
Elle est exprimée en pages par minute (ppm) ou en copies par minutes (cpm) et désigne la vitesse d'impression. Les vitesses moyennes sont comprises entre 15 et 40 ppm, mais certains modèles, dits rapides, dépassent les 100 ppm. Le prix des photocopieuses monochromes est proportionnel à la vitesse d'impression et les appareils rapides conviennent donc davantage à des usages intensifs.
Fonctions imprimantes, fax et scanner
Les copieurs noir et blanc multifonctions servent à la fois d'imprimante, de fax et de scanner. Ils peuvent également disposer seulement d'un seul de ces modes et l'option permettant d'imprimer remplace ainsi une imprimante standard pour des impressions en noir et blanc.
Le mode fax permet d'envoyer un fax à un autre appareil et le mode scanner permet de numériser les documents à photocopier et de les récupérer sur un ordinateur connecté au réseau.
Sa vitesse est exprimée en
images par minute (ipm). Le mode de scannage est automatiquement présent
dès qu'il s'agit de machines numériques et d'autres fonctionnalités
sont disponibles comme les commandes d’impression, les bacs à papier ou
le chargeur de documents.
Aussi, investir dans une imprimante photocopieuse monochrome est rentable dans la majorité des cas et seule l'option fax constitue un réel critère de choix.
La technologie OCR
La technologie OCR permet la reconnaissance automatique de caractères sur des documents textes et offre la possibilité de convertir un document scanné en texte modifiable. Cette fonction est utile et permet entre autres de corriger des erreurs de saisie ou de présentation.
Dans le cas de Gestion électronique de documents (GED) dans une entreprise ou société, la technologie OCR est une solution permettant de mieux indexer les documents et d'affiner les résultats de recherche.
L'environnement de travail
Si vous souhaitez utiliser les fonctionnalités réseau (scannage, impression, etc.) de votre photocopieuse noir et blanc, il est nécessaire qu'elle soit compatible à votre environnement de travail.
Pour des environnements de travail comme Mac, votre copieuse doit supporter des langages de commande spécifiques tels que Adobe PostScript 3.
Les options supplémentaires
Plusieurs options servent à accroître l'ergonomie de la copieuse et permettent une plus grande facilité d'utilisation. Il s'agit notamment de :
- L'option d'agrafage automatique
- L'ajout de cassettes supplémentaires pour augmenter la taille du réservoir à papier
- La prise en charge du mode de copie recto-verso
Garantie et contrat de maintenance
Contrairement à la garantie de 1 an minimum obligatoire, le contrat de maintenance est optionnel. Il permet de réaliser un suivi régulier de l'appareil, de prévenir les dysfonctionnements et de le maintenir dans un état proche du neuf pour une possible revente en occasion.
Le contrat de maintenance n'est conseillé qu'en cas d'utilisation intensive (+100 copies par jour). Pour des tâches modérées, la souscription à un contrat de maintenance n'est pas spécialement recommandé.
Consommables pour copieur noir et blanc
Divers consommables sont à prévoir dans le cas de l'utilisation d'une photocopieuse noir et blanc.
- Le toner : cette encre noire en poudre est l'élément le plus utilisé dans le cas de photocopieuses monochromes à laser. Il est donc primordial de connaître son temps de recharge moyen.
- Les papiers de format A4 et/ou A3.
- L'encre noire : cette encre liquide n'est utile qu'avec les photocopieuses à jet d'encre. Quand on a recours à une copieuse à jet d'encre, il faut s'assurer d'utiliser régulièrement la machine. En effet, des cycles de nettoyages programmés par les constructeurs utilisent de l'encre pour s'exécuter quand la fréquence d'utilisation de la machine baisse.
Les marques et modèles référence des leaders du marché
Les trois principales marques dominant le marché sont Canon, Sharp et RICOH.
⇒ Canon :
Chez Canon, le modèle IR 2206 N est une référence en terme d'appareil monochrome. C’est une copieuse multifonction laser relativement petite qui sert parfaitement pour des utilisations de bureautique peu exigeantes. Elle effectue les impressions sur papier A3 (environ 11 ppm) et A4 (22 ppm) avec une résolution de 600 x 600 ppp.
⇒ Sharp :
De son côté, Sharp propose le modèle MXM 3071 EU. C’est une copieuse multifonction A3 laser prenant en charge la photocopie recto verso. Elle réalise les copies à une vitesse de 35 ppm et avec une résolution de 1200 x 1200 ppp. Elle dispose de la technologie de reconnaissance de caractère et peut emmagasiner jusqu’à 6300 feuilles.
⇒ Ricoh :
Ricoh propose son MP 3555SP qui est un modèle A3 multifonction à impression laser. Il fonctionne à une vitesse de 35 ppm environ et a également une résolution de 1200 x 1200 ppp mais ne prend pas en charge la reconnaissance de caractères.
Quel mode d'acquisition prioriser ?
L'acquisition d'une photocopieuse monochrome peut se faire en achat direct ou via un contrat de location. Avec des prix qui commencent en moyenne à 1.500 € et qui grimpent avec les options, la location d'un copieur noir et blanc est souvent la solution la plus plébiscitée pour du court-terme (3 à 5 ans).Les prix varient en moyenne entre 50 et 150 € pour des imprimantes numériques multifonctions. Sur du long-terme, il est conseiller de passer par l'achat d'une imprimante neuve afin de bénéficier d'une période de garantie plus étendue. Dans une politique de réduction des coûts, le marché de l'occasion est particulièrement préconisé avec des prix 20 à 40 % plus bas.
Copieur couleur et monochrome, quelle différence ?
Outre l'absence de couleurs du côté des copieuses monochromes et le tarif, les principales différences résident dans les consommables, qui sont plus fournis du côté des photocopieurs couleurs.