Photocopieur noir et blanc : fonctionnalités et options
Grâce aux innovations technologiques, le photocopieur monochrome noir et blanc multifonction a gagner en capacité et qualité d'impression. Autrefois
analogiques, les photocopieurs noir et blanc standard sont désormais numériques et disposent toutes les fonctions nécessaires : impression recto verso, option scanner et fax, écran tactile, et numérisation de documents pour un envoi et une réception sécurisée.
Le choix d'un photocopieur laser monochrome multifonction s'effectue donc en fonction de chaque option et de sa capacité ou vitesse d'impression exprimée en ppm signifiant "pages par minute".
Mode d'impression du photocopieur noir et blanc
Le mode d'impression désigne la technologie permettant d'effectuer la copie des feuilles en papier. On distingue donc le copieur monochrome laser du photocopieur noir et blanc à jet d'encre.
⇒ Photocopieur noir et blanc laser :
Moins coûteuses à l'achat, elles permettent de réaliser des impressions plus rapides de documents papier simples (textes et graphiques) et conviennent parfaitement pour des copies en noir et blanc.
⇒ Copieur monochrome à jet d'encre :
Plus cher et donc davantage accessible en location, le copieur noir et blanc à jet d'encre permet de réaliser des copies de meilleure qualité exprimée en ppp "point par pouce" ou dpi (en anglais). La technologie de l'imprimante à jet d'encre est ainsi plutôt adaptée à l'impression des copies en couleur.
Formats et dimensions de papier pris en charge
Le format de papier standard pris en charge par un photocopieur monochrome est le A4 (210 x 297 mm). Certains photocopieurs prennent aussi en charge le format A3 qui est plus grand (297 x 420 mm).
À noter qu'un photocopieur A3 prend en charge de facto le format A4. Il faut savoir que l'investissement dans un copieur A3 est plus conséquent et sera 1,5 à 3 fois plus cher qu'une imprimante A4 standard.
La vitesse de copie
La vitesse de copie, exprimée en pages par minute (ppm) ou (cpm) désigne la vitesse d'impression. La vitesse moyenne est comprise entre 15 et 40 ppm, mais certaines imprimantes à grande capacité dépassent les 100 ppm. Le prix d'un copieur noir et blanc est donc lié à sa vitesse d'impression.
Fonctions imprimantes, fax et scanner
Le photocopieur noir et blanc multifonction sert à la fois d'imprimante, de fax et de scanner. Il peut également disposer d'un seul de ces modes et l'option permettant d'imprimer remplace ainsi une imprimante laser standard pour des impressions monochrome.
La fonction fax permet d'envoyer un fax à un autre photocopieur et la fonction scanner permet la numérisation des documents papier et de les récupérer sur un ordinateur connecté au réseau. Sa vitesse est exprimée en images par minute (ipm).
La fonction scanner est automatiquement présente
dès qu'il s'agit d'imprimantes multifonction numériques et d'autres fonctionnalités
sont disponibles comme les commandes d’impression sur écran tactile LCD, les bacs à papier ou
le chargeur de documents.
Opter pour la location d'un photocopieur noir et blanc multifonction est donc rentable sur le long terme et seule l'option fax constitue un réel critère de choix.
La technologie OCR
La technologie OCR permet la reconnaissance automatique de caractères sur des documents textes et offre la possibilité de convertir un document scanné en texte modifiable. Cette fonction est utile et permet entre autres de corriger des erreurs de saisie ou de présentation.
Dans le cas de Gestion électronique de documents (GED) dans une entreprise, la technologie OCR est une solution permettant de mieux indexer les pages des documents et d'affiner les résultats de recherche.
L'environnement de travail
Si vous souhaitez utiliser les fonctionnalités réseau (scanner, impression, etc.) de votre photocopieur noir et blanc, il est nécessaire qu'il soit compatible à votre espace de travail.
Pour des environnements de travail comme Mac, votre photocopieur doit supporter des langages de commande spécifiques tels que Adobe PostScript 3.
Quelle option supplémentaire pour un copieur noir et blanc ?
Plusieurs options peuvent accroître l'ergonomie d'un photocopieur et permettent une plus grande facilité d'utilisation. Il s'agit notamment de :
- L'option d'agrafage automatique des feuilles
- L'ajout de cassettes supplémentaires pour augmenter la taille du réservoir à papier
- La prise en charge du mode de copie recto-verso
- La fonction tri/Groupé
- Le mode cascade
- Connexion réseau
Garantie et contrat de maintenance
Contrairement à la garantie de 1 an minimum obligatoire, le contrat de maintenance d'un photocopieur est optionnel. Il permet de réaliser un suivi régulier de l'imprimante, de prévenir les dysfonctionnements et de le maintenir dans un état proche du neuf pour une possible revente en occasion.
Le contrat de maintenance n'est conseillé qu'en cas d'utilisation intensive (+100 copies par jour). Pour des tâches modérées, la souscription à un contrat de maintenance n'est pas spécialement recommandé.
Consommables pour photocopieur noir et blanc
Divers consommables sont à prévoir dans le cas de l'utilisation d'un photocopieur noir et blanc.
- Le toner : cette encre noire en poudre est l'élément le plus utilisé dans le cas de photocopieurs monochromes laser. Il est donc primordial de connaître son temps de recharge moyen.
- Les papiers de format A4 et/ou A3.
- L'encre noire : cette encre liquide n'est utile qu'avec les photocopieurs à jet d'encre. Lorsque l'on opte pour la location d'un copieur à jet d'encre, il faut s'assurer d'utiliser régulièrement l'appareil. En effet, des cycles de nettoyages programmés par les constructeurs utilisent de l'encre pour s'exécuter quand la fréquence d'utilisation du photocopieur baisse.
Les marques et modèles référence des leaders du marché
Les principales marques dominant le marché sont Canon, Sharp, RICOH et Brother.
⇒ Canon :
Canon dispose du plus grand nombre de gammes d'appareils en stock mais le photocopieur noir et blanc Canon IR 2206 N est la référence en terme d'appareil xérographique. C’est un photocopieur multifonction laser relativement petit qui est idéal pour des utilisations de bureautique peu exigeantes.
Ce photocopieur Canon très performant effectue les impressions sur papier A3 (environ 11 ppm) et A4 (22 ppm) avec une résolution de 600 x 600 ppp. Canon est le leader concernant la vente et la location d'imprimante couleur multifonction et distribue aussi la fameuse gamme i-SENSYS avec les modèles i-SENSYS MF226dn et i-SENSYS MF443dw.
⇒ Sharp :
De son côté, Sharp propose le photocopieur multifonction A3 laser MXM 3071 EU. La gamme de photocopieur Sharp MXM dispose de la fonction recto verso et réalise les copies à une vitesse de 35 ppm avec une résolution de 1200 x 1200 ppp. Le modèle MXM possède également une fonction de reconnaissance de caractère avec la capacité de stocker jusqu'à 6300 feuilles dans son bac à papier.
⇒ Ricoh :
Ricoh dispose également d'un large stock d'appareils en couleur ou noir et blanc. Le modèle de référence chez Ricoh est le photocopieur A3 multifonction à impression laser MP 3555SP.
Il fonctionne à une vitesse de 35 ppm environ et a également une résolution de 1200 x 1200 ppp mais cette imprimante Ricoh de grande capacité ne prend pas en charge la reconnaissance de caractères.
Quel mode d'acquisition prioriser ? achat ou location ?
L'acquisition
d'un photocopieur noir et blanc peut se faire en achat direct ou via un
contrat de location. Avec des prix qui commencent en moyenne à 1.500 €
et qui grimpent avec les options, la location d'un copieur noir et blanc est
souvent la solution la plus plébiscitée pour du court-terme (3 à 5
ans).Les prix varient en moyenne entre 50 et 150 € pour des imprimantes numériques multifonctions. Sur du long-terme, il est conseillé de passer par l'achat d'une imprimante neuve.
L'achat d'une imprimante permet de bénéficier d'une livraison rapide lorsque l'appareil n'est pas en rupture de stock et d'une période de garantie plus longue. Pour les budgets limités, le marché de l'occasion est particulièrement préconisé pour s'équiper d'une imprimante avec des prix 20 à 40 % plus bas.
Copieur couleur et monochrome, quelle différence ?
Outre l'absence d'impression couleur pour une imprimante noir et blanc et le prix, les principales différences résident dans les consommables, qui sont plus fournis du côté des photocopieurs couleurs.