Location de photocopieurs pour entreprises

Si l’acquisition d'un photocopieur ne vous semble pas être la solution la plus adaptée à votre besoin, vous avez la possibilité d'opter un contrat de location. Il existe en effet de nombreuses offres de location auprès de professionnels spécialisés, une solution idéale et pratique pour les structures qui ont des besoins limités ou ponctuels ou bien qui souhaitent tester plusieurs types d’appareils.

location copieur

Pourquoi choisir la location ?

La location d’un copieur est une dépense dont le coût est lissé sur toute la durée du contrat et n’impacte pas fortement la trésorerie de l’entreprise comme un achat. Les budgets sont ainsi mieux maîtrisés.

  • Louer un photocopieur est plus avantageux pour une entreprise, car son prix – bien que supérieur à celui d’un achat – est inclus dans les charges d’exploitation déductibles. Les sociétés y gagnent donc en réduisant leurs impôts et le montant de la taxe professionnelle.
  • Le contrat de location inclut les frais d'entretien de l’appareil. Ceux-ci sont intégrés dans le forfait et ne viennent pas s’ajouter au coût d'acquisition de la machine, comme dans le cadre d’un achat. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement, le prestataire loueur intervient rapidement pour réparer ou remplacer le matériel défectueux. Aucune rupture de l’activité n’est ainsi à craindre.
  • Si le modèle loué ne convient pas à l’entreprise, il peut être remplacé par un autre plus adapté. La location a cet avantage de permettre de tester plusieurs types de machines, soit en vue d'en faire l'acquisition, soit afin de répondre à de multiples besoins différents, sans avoir à investir davantage
  • Certaines structures ont des besoins très irréguliers, par exemple de machines spécifiques (tireuses de plans, haut volume, couleur, etc.) en vue d’un événement, d’un inventaire, d’une sauvegarde, etc. Or, ce type d’engin est très onéreux et n’est pas rentabilisé si l’usage est uniquement ponctuel.
  • La location permet en outre de profiter des nouveaux modèles en permanence et de bénéficier ainsi des évolutions technologiques du marché.

Ce qu'il faut prendre en compte

  • L’entreprise ne peut espérer de retour sur investissement car l’appareil loué ne lui appartient pas. Il est impossible de revendre un copieur loué et de tirer un bénéfice par ce biais sur un futur achat.
  • La location est un engagement souscrit par le biais d’un abonnement L’entreprise se doit donc de régler chaque mois le montant de la location.
  • Le forfait inclut systématiquement un supplément pour assurer la maintenance de l’appareil.
  • Certains loueurs proposent des contrats abusifs. Il est toujours important de prendre le temps d’étudier les offres et de choisir celle qui propose le meilleur rapport qualité/prix.
  • À usage égal, le coût de la location d'un photocopieur est 10 à 25 % plus élevé que celui d'un achat.

Les différents types de contrats de location de photocopieur

Si vous avez décidé d’opter pour une location, il vous restera à déterminer avec le prestataire loueur une formule de contrat qui correspond à votre besoin réel.

contrat location photocopieur

► La location de courte durée

La location de courte durée est avant tout dédiée à couvrir un besoin ponctuel. Elle s’adresse aux entreprises et aux structures qui sont exposées à une tâche spécifique pour lesquelles un certain type de machine est nécessaire. C’est notamment le cas des tireuses de plans pour les grands formats, des appareils haut volumes ou encore des machines en copie couleur.

En effet, certaines sociétés n’ont cette utilité que ponctuellement au cours de l’année, pour couvrir un événement particulier, pour sauvegarder des documents ou pour fournir une grande quantité de copies en un temps record. Bien évidemment, tous les types de copieurs sont louables en courte durée.

► La location de longue durée

Dans la majorité des cas, l'abonnement se fait via un contrat de Location Longue Durée (LLD), pour une période de 24, 48, 60 voire 72 mois. En optant pour une période très longue, l’entreprise ou l’administration bénéficie de conditions financières avantageuses mais son matériel d’impression ne va pas suivre l’évolution de ses besoins.

A l’issue de la période d’engagement, le contrat se reconduit tacitement pour une période d’1 an, si l’entreprise ne résilie pas son contrat moyennant un préavis de 3 ou 6 mois.

location longue durée

Dans cette configuration, la structure peut à tout moment demander à changer de machine, soit pour couvrir d’autres besoins, soit pour tester plusieurs modèles au cours de l’échéance.

Elle s’acquitte de mensualités dont le montant est prévu à l’avance dans un contrat. Cette formule comprend les frais de maintenance de l’appareil loué. Aucun surcoût n’est donc à prévoir en cas de panne et le prestataire loueur s’engage par ce biais à réparer ou remplacer la machine défectueuse très rapidement. L’activité est donc très peu interrompue, ce qui est un avantage non négligeable.

► La location avec option d’achat (LOA, leasing ou crédit-bail)

Cette nouvelle formule de location issue du domaine automobile se développe de plus en plus dans le monde de la photocopie. Elle permet en effet à l’entreprise qui en fait le choix de profiter des avantages des deux formules d'acquisition, tout en évitant les inconvénients. Le principe est simple.

copieur avec options achat

La structure demandeuse loue l’appareil de son choix pendant une certaine période (2 à 4 ans en moyenne) en échange d’un forfait. À la fin de l’échéance de la location, elle peut en devenir propriétaire et le prix d’achat sera calculé sur la valeur du copieur déduite des mensualités de location précédemment versées. Cette solution convient à tous les types de modèles et permet de tester l'offre du fournisseur.

En cas d'hésitation entre un copieur analogique ou numérique, une machine en couleur ou noir et blanc, ou afin de savoir si un appareil multifonction est adapté à ses besoins, il sera donc possible d'obtenir une réponse fiable et d'investir en finalité dans une photocopieuse à moindres frais.

Conseils pour choisir la formule idéale

En tant que professionnel, il est indispensable de choisir votre photocopieur en fonction de vos réels besoins. Voici des conseils pour choisir la meilleure option et éviter certains pièges.

fonctionnalités et budget photocopieur

Définissez votre besoin réel

Ne vous laissez pas berner par les vendeurs ou les loueurs. Il est indispensable de définir votre besoin réel en amont afin de bénéficier d’un achat ou d’une location rentable et qui saura répondre à la réalité de votre activité. Inutile de payer pour des fonctionnalités inutiles, mais assurez-vous également de ne manquer de rien ! Prenez donc le temps d’estimer vos besoins, de comptabiliser le nombre moyen de copies mensuelles et de faire le choix de l’appareil et de la formule qui vous correspondent le mieux.

formule location photocopieur

  • Couleur ou noir et blanc : un appareil couleur permet de réaliser des copies de grande qualité en couleur et en noir et blanc. Mais en avez-vous vraiment besoin ? Sachez que ces machines sont plus onéreuses en alimentation, en toner, et à l'entretien.
  • La bonne technologie : il existe des copieurs analogiques et numériques. Si le second supplante le premier par son utilisation plus pratique, en réseau, de meilleure qualité et plus rapide, il est aussi plus coûteux et pas toujours nécessaire selon votre usage.
  • L’utilité d’un appareil multifonction : les photocopieurs multifonctions sont systématiquement numériques et permettent en une seule machine de faire des copies, des impressions, des scanners et des envois par fax et e-mails. Utiles pour gagner de la place et tout rassembler en un seul outil, ils ne présentent néanmoins pas d’utilité dans toutes les structures.
  • Fiez-vous à votre budget : un achat représente un coût important en termes d’investissement, mais aussi de maintenance et d’alimentation. Une location vous engage quant à elle sur un contrat de durée variable. Dans tous les cas, respectez votre budget, car le financement est à votre charge.

Les points de vigilance

  • Attention aux contrats de location et de maintenance : certains loueurs et entreprises de maintenance ont tendance à facturer leurs formules à des prix exorbitants. Or, lorsque vous découvrez les conditions et modalités, vous ne profitez pas de tant d’avantages que ce que vous escomptiez. Soyez donc vigilant et prenez le temps de comparer !
  • Dans le cadre de l’usage quotidien de votre machine, méfiez-vous de certains détails techniques qui peuvent compromettre la bonne utilisation de l’appareil. Vérifiez notamment la vitesse d’impression, la résolution, la mémoire, la vitesse du modem, le temps de préchauffage, le modèle de consommables et le format du papier accepté. Il serait dommage d’investir dans un appareil inadapté.

Pourquoi privilégier la location d'un copieur ?

Le mode d’acquisition d'une photocopieuse peut se faire sous la forme d’un achat ou d’une location, selon les usages, les besoins et le budget de la société. Installée pour du long terme et bien maîtrisée par les collaborateurs, elle offre des avantages indéniables pour un coût intéressant. Néanmoins, l’investissement de départ doit pouvoir être assumé par l’entreprise et les frais d’alimentation en consommables et de maintenance doivent être pris en compte.

achat photocopieuse

La location est donc une solution qui apporte davantage de souplesse à l’entreprise et peut être envisagée pour couvrir un besoin ponctuel ou pour tester plusieurs types d’appareils.

L’acquisition ne permet pas l’essai de l’appareil et que son choix doit être bien préparé en amont pour être optimal ; néanmoins, la machine peut être revendue. La location assure donc, sur une courte ou une longue durée, de bénéficier des services d’un ou plusieurs types de copieurs en toute tranquillité. Avec une maintenance assurée par le prestataire loueur, les frais d’entretien de l’appareil n’incombent pas à l’entreprise, qui ne s’acquitte que d’une petite mensualité incluse dans son contrat locatif.

choix investissement photocopieur

En cas de panne, l’appareil défectueux est rapidement réparé ou remplacé afin de ne pas interrompre son activité. Pour les indécis, le leasing est une solution de plus en plus souscrite. Issue du monde de l’automobile, elle permet de louer un copieur pendant une certaine durée avant d’en devenir propriétaire.

Les contrats-piège et arnaques à éviter

Propositions attractives, manipulation ou encore clauses cachées, les commerciaux ne manquent pas d’imagination lorsqu’il s’agit d’escroquer des personnes dans le besoin. Certaines entreprises ont même imaginé un stratagème bien ficelé et proposent de véritables contrats pièges de location de photocopieur.

contrat location imprimante multifonction

Les sociétés adeptes de ces pratiques ne choisissent pas leurs victimes au hasard et sollicitent souvent les petites entreprises et les travailleurs indépendants ayant des caractéristiques similaires :

⇒ un besoin important pour le développement de leur activité

⇒ un budget limité

Le contrat piège : explications

Un commercial d’une société de bureautique vous propose un contrat de location d'imprimante multifonctions. Le montant du loyer mensuel de l’appareil annoncé s'élève à 200 € pour une durée de 21 mois. Le commercial vous annonce ensuite une offre spéciale.

contrat copieur

En acceptant de répondre à des appels téléphoniques de potentiels clients de la société, et en faisant la promotion du matériel, la société vous reverse une indemnité commerciale. Grâce à cet accord, votre matériel ne vous coûte plus qu’une dizaine d’euros par mois.

Vous signez alors un contrat avec cette société. Tout se déroule à merveille, votre matériel est fonctionnel et vos mensualités sont conformes au contrat durant les 21 mois prévus.

À partir du 22ème mois, vos mensualités s’élèvent désormais à 200 €. Naturellement, une telle somme est beaucoup trop élevée pour votre entreprise. Après plusieurs appels et relances auprès de la société, c’est à ce moment précis que vous apprenez que vous êtes victime d'une arnaque et que vous avez signé un contrat d’une durée qui s'avère être de 21 trimestres, soit cinq années, et non 21 mois.

La technique appelée « cascading »

Très souvent suite à un souci de maintenance, la société vous propose de remplacer le matériel avant le terme de votre contrat. À première vue, cette proposition peut paraître attractive. Cependant, l'escroquerie qui se cache derrière cette technique peut vous coûter énormément d’argent. En effet, en utilisant cette technique, la société vous engage sans que vous ne soyez informés sur un nouvel appareil.

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Vous êtes ainsi tenus de prendre en charge le coût de plusieurs multicopieurs. Concernant les recours juridiques, Il est malheureusement très compliqué de se retourner contre ces sociétés du fait qu'un contrat a été signé. Énormément de plaintes déposées ont été classées sans suite et de nombreux procès ont même été perdus. Face à la recrudescence de ces pratiques fallacieuses, plusieurs personnes et organisations ont décidé de se regroupées afin de faire valoir leurs droits et faire jurisprudence.

Une jurisprudence favorable aux locataires de photocopieurs

Les tribunaux acceptent l'annulation d'un contrat de location de photocopieur dans les 3 cas suivants :

1) ⇒ L’absence de bordereau de rétractation. Plusieurs conditions sont à remplir pour permettre l’annulation du contrat de location du photocopieur (article L221-3 du code de la consommation) :

  • le contrat doit été conclu en dehors des locaux de la société,
  • la société doit employer moins de 6 salariés,
  • la location de photocopieur n’entre pas dans le champ de l’activité professionnelle de la société.

2) La pratique de la participation financière justifie l’annulation d'un contrat de location de copieur sur le fondement du dol, lorsque les pratiques commerciales ont induit le locataire en erreur. La pratique de la participation commerciale n’est pas une clause abusive lorsque la clause est rédigée clairement.

3) Les dysfonctionnements répétitifs du photocopieur, l’impossibilité de le réparer ou de le remplacer justifient la résiliation du contrat de location et entraînent celui du contrat de maintenance. Ce lien entre l’annulation judiciaire du contrat de location et celle du contrat de maintenance a été confirmée par la Cour d’Appel de Nîmes le 18 juin 2020.

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La résiliation d'un contrat de location

Un contrat de location de photocopieur peut être résilié à échéance ou de manière anticipée. Dans les 2 cas, le locataire doit se référer aux dispositions de son contrats pour connaitre les conditions de la résiliation. Un contrat de location est souscrit pour une période longue, 48 mois, 60 mois, 72 mois.

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La résiliation doit être effectuer à échéance, avec un préavis prévu au contrat. Ce préavis ne peut, toutefois, pas être supérieur à 6 mois. A défaut de résiliation à échéance, le contrat de location de l’appareil de reprographie est reconduit tacitement pour une durée d’1 an.

Si le locataire du copieur souhaite procéder à une résiliation anticipée, le matériel doit être restitué et le paiement des échéances allant jusqu’aux termes du contrat est dû.

En complément, le contrat peut prévoir le paiement d’une indemnité pénale de 10%. Il faut, cependant, noter que la jurisprudence remet régulièrement en cause le principe de paiement intégral des loyers et la clause pénale. Elle juge, en effet, ce système excessif et affirme que seul le préjudice réel du bailleur est à prendre en compte. En cas de résiliation anticipée, le locataire peut donc essayer de négocier des conditions plus favorables que celles prévues au contrat.

Location de photocopieur et comptabilité

La location de photocopieuses comporte de nombreux avantages, notamment pour les structures qui ont des moyens financiers limités. Il importe cependant de connaître la réglementation comptable en la matière afin d’assurer une gestion financière correcte.

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Dans quels comptes imputer la location de photocopieur ou encore les fournitures et la maintenance ?

- Les charges de location en comptabilité

En comptabilité, la location d’imprimantes et de multi copieurs appartient à la catégorie des charges de location mobilière. On impute donc le montant de la location dans le compte de charges « 6135 » au débit. La personne en charge de la gestion comptable vérifiera la période que couvre le loyer concerné. S’il ne correspond pas à une année d’exercice calendrier classique, il est nécessaire d’imputer le montant payé d’avance, pour l’exercice suivant, dans le compte « 486 – charges constatées d’avance ».

- Les comptes TVA et fournisseurs

Le montant principal correspond donc à la somme hors TVA liée au compte de location mobilière. Le gestionnaire impute ensuite le montant de la taxe sur la valeur ajoutée au compte « 44566 – TVA sur autres biens et services », au crédit. Il reste à déclarer la somme du loyer et de la TVA au crédit du compte « 401 – fournisseurs ». Une fois la facture honorée, en comptabilité en partie double, il faudra imputer le débit au compte fournisseur ainsi qu’à la banque.

- Comptabiliser les fournitures

De manière générale, les frais de papier engagés pour réaliser des impressions ou des photocopies en entreprise sera comptabilisé au crédit du compte « 6064 fournitures administratives ». Il peut y avoir des nuances en fonction de la destination des photocopies et du secteur d’activités concerné (supports pédagogiques, publications, etc.). Dans certains contrats, les fournitures sont incluses dans une formule de maintenance globale.

L’acquisition d’un photocopieur

Lorsque le besoin d’une photocopieuse se fait ressentir, l’achat est généralement la solution privilégiée par les clients. Qu'il s'agisse d'un appareil neuf ou d'un photocopieur d’occasion, l’achat est l’option la plus économique et permet ainsi de disposer de la machine à tout moment pour un usage régulier.

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L’outil est en effet connu des usagers, maîtrisé et la fourniture des consommables est facilitée.

Ce qu'il faut savoir lors d’un achat

  • Le coût de la machine est moins élevé que dans le cadre d’une location (15 à 30 % environ), à condition de bien respecter le cycle de vie optimal du copieur, soit 3 à 4 ans en moyenne.
  • Pour un appareil neuf, l’entreprise dispose d’un modèle neuf et garanti jusqu'à à deux ans. Le risque de panne est ainsi réduit et la société est peu exposée aux conséquences d’une interruption d’activité.
  • La structure demeure totalement indépendante et dispose de son appareil à tout moment pour son usage personnel. Elle n’est aucunement liée à un contrat de location.
  • Inutile d’attendre qu’un copieur soit disponible ni de lancer une demande de location. L’activité des collaborateurs n’est pas impactée par une attente et les tâches administratives sont réduites.
  • Il est possible de souscrire un contrat de maintenance qui prend en charge le renouvellement des consommables avec le vendeur ou une société spécialisée afin de déléguer l’entretien.
  • L’installation de certaines machines, comme les photocopieuses numériques, nécessite plus de temps et permet un usage en réseau. L’achat est donc plus confortable qu’une location qui nécessite toute une mise en service pour un usage qui n’est que temporaire.
  • Si le budget d’une structure est limité, celle-ci peut toujours s'équiper d’un modèle d’occasion, moins coûteux (50 à 60 % moins cher qu’un modèle neuf).

­Les points à ne pas négliger

  • Toutes les structures n’ont pas les moyens financiers d'investir,  d'entretenir et d’alimenter en papier et consommables un tel appareil.
  • L’acquisition d'un copieur n’est pas le seul coût à prévoir, car il faut y ajouter l’alimentation en produits et la maintenance de la machine. Il existe des sociétés spécialisées qui assurent ces fonctions après signature d’un contrat de maintenance, mais cela entraine un surcoût.
  • Une machine régulièrement utilisée a une durée de vie de 3 à 4 ans en moyenne. Il est donc indispensable d’évaluer au préalable son amortissement sur cette période pour éviter d’être perdant.
  • Dès 2 à 3 ans, les pannes sont plus fréquentes, ce qui augmente les frais d’entretien.
  • Il est indispensable de préparer son investissement en amont en étudiant les besoins réels de l’entreprise afin d’opter pour un modèle qui les couvre, sans options inutiles.

Devis photocopieur