Location photocopieur

Location de photocopieurs multifonctions pour entreprises

Choisir un service de location de photocopieur permet d'éviter d'investir dans un appareil. Notre guide vous aide à trouver une offre de location grâce à une sélection de professionnels spécialisés et des devis personnalisés. De nombreuses formules sont disponibles pour couvrir des besoins limités ou ponctuels.

Pourquoi louer une imprimante multifonctions ?

Un forfait de location permet de tester plusieurs marques de photocopieurs et d'imprimantes.

La location d’un photocopieur est une dépense dont le coût est lissé sur toute la durée de l'accord. Cela n’impacte donc pas fortement la trésorerie de l’entreprise et les budgets sont mieux maîtrisés.

• Louer un photocopieur permet d'inclure le prix dans les charges d’exploitation déductibles. Les sociétés y gagnent donc en réduisant leurs impôts et le montant de la taxe professionnelle.
• Le forfait inclut les frais d'entretien de l’imprimante. Ceux-ci sont intégrés dans le contrat et ne viennent pas s’ajouter au coût d'acquisition de la machine, comme dans le cadre d’un achat. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement, le prestataire loueur intervient rapidement pour réparer ou remplacer le matériel défectueux (comme le jour de la livraison de l'appareil).
• Si le photocopieur loué ne convient pas au client, il peut être remplacé par un autre plus adapté (remplacement d'un modèle Toshiba pour un modèle de chez Sharp par exemple). Cette formule a l'avantage de permettre de tester plusieurs types de machines en vue d'en faire l'acquisition.
• Certaines structures ont des besoins très irréguliers de machines spécifiques (couleur, imprimantes multifonctions de grande capacité...) en vue d’un événement, d’un inventaire ou d’une sauvegarde. Or, ce type d’engin est très onéreux et n’est pas rentabilisé alors d'un usage ponctuel.
• Louer permet de profiter des évolutions technologiques des nouveaux modèles et produits.

Quels éléments prendre en compte avant de signer un contrat ?

• Le client ne peut espérer de retour sur investissement car l’appareil loué ne lui appartient pas et il est impossible de revendre un copieur loué et de tirer un bénéfice par ce biais sur un futur achat.
• La location est un service souscrit sous la forme d'un engagement effectué par le biais d’un abonnement. L’entreprise se doit donc de régler chaque mois le montant du forfait.
  
• Le forfait inclut systématiquement un supplément pour assurer la maintenance et la livraison.
• Il est toujours important de prendre le temps d’étudier les propositions, d'évincer les contrats abusifs, et de choisir l'offre la plus écoresponsable ayant le meilleur rapport qualité/prix.
  
• À usage égal, le coût de la location d'un photocopieur est 10 à 25 % plus élevé que celui d'un achat.

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Les différents types de contrats de location de photocopieur

Si vous avez déjà décidé de louer un photocopieur multifonction (fax, couleur, scanner...) , il ne vous reste plus qu' à déterminer avec le prestataire loueur la formule du contrat et la capacité du copieur.

► La location de courte durée

Une formule de courte durée est avant tout dédiée à couvrir un besoin ponctuel. Elle s’adresse aux structures qui sont exposées à des tâches et services spécifiques. C’est notamment le cas des tireuses de plans pour les grands formats, des appareils haut volumes ou encore des machines proposant la fonction copie couleur comme les modèles de chez Sharp, Canon ou de la gamme Riso.

En effet, certaines sociétés n’ont cette utilité que ponctuellement au cours de l’année, pour couvrir un événement particulier, pour sauvegarder des documents ou pour fournir une grande quantité de copies en un temps record. Bien évidemment, tous les types de copieurs sont louables sur une période courte.

► La location de longue durée

Dans la majorité des cas, l'abonnement se fait via un contrat de location de longue durée (LLD), pour une période de 24, 48, 60 voire 72 mois. En optant pour une longue période, l’entreprise bénéficie de conditions financières avantageuses mais sa gamme de matériel d’impression ne suivra pas l’évolution de ses besoins.

A l’issue de la période d’engagement, l'accord se reconduit tacitement pour une période d’1 an, si le client ne résilie pas son forfait moyennant un préavis de 3 ou 6 mois (à voir selon le fournisseur).

Elle s’acquitte de mensualités dont le montant est prévu à l’avance dans un contrat. Cette formule comprend les frais de maintenance de l’appareil loué. Aucun surcoût n’est donc à prévoir en cas de panne et le prestataire loueur s’engage par ce biais à réparer ou remplacer la machine défectueuse très rapidement. L’activité est donc très peu interrompue, ce qui est un avantage non négligeable.

► La location avec option d’achat (LOA, leasing ou crédit-bail)

Cette formule de plus en plus plébiscitée permet au client de profiter des avantages des deux formules d'acquisition, tout en évitant les inconvénients. Le principe est simple, la structure demandeuse loue l’imprimante de son choix pendant une certaine période (2 à 4 ans en moyenne) en échange d’un forfait.

À la fin de l’échéance, elle peut en devenir propriétaire et le prix d’achat sera calculé sur la valeur du photocopieur déduite des mensualités de location précédemment versées. Cette solution convient à tous les modèles multifonctions couleur ou noir et blanc et permet de tester l'offre du fournisseur (Riso, Kyocera, Canon...). Et si jamais vous hésitez, vous pouvez toujours demander et comparer des devis.

Les meilleurs fabricants de photocopieurs

À l'ère de la digitalisation, le marché de l'impression est en pleine mutation avec un déploiement des services, fonctionnalités et matériaux écoresponsables comme les encres écologiques. Les copieurs multifonctions capables de copier, numériser et imprimer en un temps record sont très prisés.

Les impressions spécifiques comme pour les textiles sont également plébiscitées. Les copieurs multifonctions format A4 et A3 représentent 90 % des ventes. Voici les meilleurs fournisseurs de photocopieurs couleur ou noir et blanc sur le marché français et leurs gammes de référence.

⇒ SHARP

SHARP est une société reconnue mondialement et homologuée depuis 2001 Common Criteria Norme ISO 15408. Le groupe offre une gamme d'imprimantes multifonctions faciles d'utilisation, rapides, efficaces ainsi que des consommables. SHARP s'inscrit dans une démarche de développement durable avec des fonctions écoresponsables comme la mise en veille programmable. SHARP est également leader dans le secteur de la protection des données avec les photocopieurs MX5051EU 50 cpm, MX6051EU 60 cpm, MX5071EU et MX6071EU 40 cpm. Ses multifonctions couleurs intègrent la technologie du toucher glisser.

⇒ RISO

RISO France filiale du groupe RISO KAGAKU Corporation, conçoit et produit des duplicopieurs et des imprimantes jet d'encre unique. RISO, ce sont des imprimantes hauts volumes, des imprimantes comcolor office, des duplicopieurs, des solutions Offline, soit une offre complète et efficace pour répondre à vos besoins d'impression en couleur. Vitesse, polyvalence, gain de temps, excellent rapport qualité/prix et maniabilité caractérisent les photocopieurs RISO. Avec son copieur Risolar, RISO révolutionne l'univers des copieurs. Un photocopieur constitué de panneaux solaires particulièrement bien adapté aux pays d'Afrique. Couplé aux duplicopieurs SF5030EII ou SF5350EII, il peut atteindre 150 cpm.

⇒ KYOCERA

Spécialiste des équipements de bureau, des composants électroniques et des cellules photovoltaïques, KYOCERA propose une gamme d'imprimantes multifonction avec les fonctions de copieur, imprimante, scanner, chargeur de numérisation recto verso en un passage. De la gamme ECOSYS M6230cidn 30 cpm , en passant par le Kyocera ECOSYS M3655idn 55 cpm, le ECOSYS M3645IDN 45 cpm et le FS-1220MFP 20 cpm, les photocopieurs KYOCERA offre des impressions de qualité pour les professionnels.

⇒ RICOH

RICOH propose une large gamme d'imprimantes de bureau, de photocopieurs, et de services de gestion documentaire afin d'optimiser l'environnement de travail. Avec les traceurs RICO, découvrez l'impression pour vos bâches, vos affiches, vos plans et tous vos documents XXL. RICOH commercialise également des imprimantes spéciales textiles et des plus petits formats de modèles avec les imprimantes A3 et A4 comme l’imprimante IM C2500 et ses 25 cpm. Des imprimantes reconditionnées sont aussi disponibles.

⇒ TOSHIBA

Le photocopieur laser de la gamme A3 e-studio 2330C de Toshiba est le modèle parfait pour l'impression de plans et la transmission de documents. Sa technologie e-BRIDGE permet de relier toutes les fonctionnalités de numérisation, impression et fax dès le branchement de l'appareil qui se connecte immédiatement au réseau de l'entreprise. Le copieur Toshiba e-studio 2330C peut réaliser 23 cpm en A4 et scanner 57 cpm, offrant un gain de temps appréciable lors du montage de dossiers.

Sa gestion de la colorimétrie avancée, son finisseur agrafage optionnel et son toner capable d'imprimer 24000 pages en couleur ou noir et blanc en font l'outil d'impression idéal. En termes de communication, les fonctions fax en réseau ou à distance sont disponibles et les données transmises sont toutes cryptées par le système de sécurité. Multifonction et d'usage intuitif, le photocopieur couleur et noir et blanc Toshiba e-studio 2330C est adapté aux professionnels exigeants.

Prix de location et devis personnalisé

Voici des prix relevés dans le cadre de contrats de location de photocopieurs professionnels multifonctions de plusieurs références et marques (Toshiba, Canon, Riso, Ricoh, Sharp...) pour une durée de 36 mois :

• Photocopieur Sharp MXM 6070 EU couleur, 60 cpm : 398 € HT/mois
• Photocopieur couleur (scanner et fax) Ricoh IM C2500, 25 cpm : 135 € HT/mois
• Photocopieur noir et banc / monochrome Kyocera Ecosys M3655IDN, 35 cpm : 56 € HT/mois
• Photocopieur scanner Toshiba e-studio 2330C, avec finisseur et 23 cpm : 139 € HT/mois
  

Impression couleur ou noir et blanc, télécopie, mode livret ou autres fonctionnalités techniques, toutes les solutions sont envisageables lorsque l'on souhaite s'équiper de matériel d'impression professionnel.

Les frais supplémentaires concerneront la maintenance ou et à la gestion des consommables pour décharger les employés de ces tâches chronophages et se protéger du risque de panne. Chaque demande d'installation de matériel fait l'objet d'une réponse rapide et chiffrée grâce à un devis personnalisé.

Conseils pour choisir une formule de location adaptée

En tant que professionnel, il est indispensable de choisir votre photocopieur multifonction en fonction de vos réels besoins. Voici des conseils pour choisir la meilleure option et éviter certains pièges.

Définissez votre besoin réel

Ne vous laissez pas berner par les vendeurs d'imprimantes. Inutile de payer pour des fonctionnalités inutiles, prenez donc le temps d’estimer vos besoins, de comptabiliser le nombre moyen de copies mensuelles et de faire le choix de gamme de produits le plus adapté à votre activité professionnelle.

• Couleur ou noir et blanc : une imprimante couleur permet de réaliser des copies papier de haute qualité en couleur et en noir et blanc. Mais en avez-vous vraiment besoin ? Sachez que ces machines de grande capacité sont plus onéreuses en alimentation, en toner, et à l'entretien.
  
• La bonne technologie : il existe des copieurs (Canon, Sharp, Ricoh, Toshiba, Riso) analogiques et numériques, en couleur et noir et blanc. Si le second système supplante le premier par son utilisation plus pratique, en réseau et plus rapide, il est aussi plus coûteux.
• L’utilité d’une imprimante multifonction : les photocopieurs multifonctions sont systématiquement numériques et permettent en une seule machine de faire des copies, des impressions, des scanners et des envois par fax et e-mails. Utiles pour gagner de la place et tout rassembler en un seul outil.
• Fiez-vous à votre budget : un achat représente un coût important en termes d’investissement, mais aussi de maintenance et d’alimentation. Louer vous engage sur un contrat flexible. Dans tous les cas, respectez votre budget car le financement est à votre charge et comparez des devis.
  

Les points de vigilance

• Attention aux contrats de location et de maintenance : certains loueurs et entreprises de maintenance ont tendance à facturer leurs formules à des prix exorbitants. Or, lorsque vous découvrez les conditions et modalités, vous ne profitez pas de tant d’avantages que ce que vous escomptiez.
  
• Dans le cadre d'un usage quotidien, méfiez-vous des détails techniques qui peuvent compromettre la bonne utilisation de l’appareil. Vérifiez notamment la vitesse d’impression ou du scanner, la résolution, la mémoire, la vitesse du modem, la capacité, le temps de préchauffage, et le type de format papier.
  

Les contrats-piège et arnaques à éviter

Propositions attractives, manipulation ou encore clauses cachées, les commerciaux ne manquent pas d’imagination lorsqu’il s’agit d’escroquer des personnes dans le besoin. Certaines entreprises ont même imaginé un stratagème bien ficelé et proposent de véritables contrats pièges de location de photocopieur.

Les sociétés adeptes de ces pratiques ne choisissent pas leurs victimes au hasard et sollicitent souvent les petites entreprises et les travailleurs indépendants aux caractéristiques similaires ayant un besoin important pour le développement de leur activité ou un budget imprimante multifonction limité.

Exemple de contrat piège

Un commercial vous propose un forfait pour une imprimante Toshiba, Ricoh ou RISO dont le montant du loyer mensuel est de 200 € pour une durée de 21 mois dans le cadre d'une offre spéciale mais à partir du 22ème mois, vos mensualités s’élèvent à 200 €. Après plusieurs relances, vous apprenez que vous êtes victime d'une arnaque et que vous avez signé un contrat d’une durée de 21 trimestres, soit cinq années.

Comment résilier un contrat de location de photocopieur ?

Un abonnement peut être résilié à échéance ou de manière anticipée. Dans les 2 cas, le locataire doit se référer aux dispositions de son abonnement pour connaitre les conditions de la résiliation. Un contrat de location est souscrit pour une période longue, 48 mois, 60 mois, 72 mois.

La résiliation doit être effectuée à échéance, avec un préavis prévu dans les documents du professionnel. Ce préavis ne peut, toutefois, pas être supérieur à 6 mois. A défaut de résiliation à échéance, le service inclus dans l'accord est reconduit tacitement pour une période de 1 an.

Une jurisprudence favorable aux locataires de photocopieurs

Les tribunaux acceptent l'annulation d'un contrat de location de photocopieur dans les 3 cas suivants :

1) ⇒ L’absence de bordereau de rétractation. Plusieurs conditions sont à remplir pour permettre l’annulation du contrat de location du photocopieur (article L221-3 du code de la consommation) :

• le contrat doit été conclu en dehors des locaux de la société,
• la société doit employer moins de 6 salariés,
• louer un photocopieur n’entre pas dans le champ de l’activité professionnelle de la société.

2) ⇒ La pratique de la participation financière justifie l’annulation d'un accord sur le fondement du dol, lorsque les pratiques commerciales ont induit le locataire en erreur. La pratique de la participation commerciale n’est pas une clause abusive lorsque la clause est rédigée clairement.

3) ⇒ Les dysfonctionnements répétitifs du photocopieur, l’impossibilité de le réparer ou de le remplacer justifient la résiliation de l'accord et entraînent celui du contrat de maintenance. Ce lien entre l’annulation des 2 contrats a été confirmée par la Cour d’Appel de Nîmes le 18 juin 2020.

Comptabilité et location de photocopieur

Dans quels comptes imputer la location du photocopieur, les consommables et la maintenance ?

Les charges de location en comptabilité

En comptabilité, la location d’imprimantes et de photocopieurs appartient à la catégorie des charges de location mobilière. On impute donc le montant de la location dans le compte de charges « 6135 » au débit. La personne en charge de la gestion comptable vérifiera la période que couvre le loyer concerné. S’il ne correspond pas à une année d’exercice calendrier classique, il est nécessaire d’imputer le montant payé d’avance, pour l’exercice suivant, dans le compte « 486 – charges constatées d’avance ».

Les comptes TVA et fournisseurs

Le montant principal correspond à la somme hors TVA liée au compte de location mobilière. Le gestionnaire impute ensuite le montant de la taxe sur la valeur ajoutée au compte « 44566 – TVA sur autres biens et services », au crédit. Il reste à déclarer la somme du loyer et de la TVA au crédit du compte « 401 – fournisseurs ». Une fois la facture honorée, il faut imputer le débit au compte fournisseur et à la banque.

Comptabiliser les consommables

Les frais de papier engagés pour réaliser des impressions en entreprise sera comptabilisé au crédit du compte « 6064 fournitures administratives ». Il peut y avoir des nuances en fonction de la destination des documents papier et du secteur d’activité (supports pédagogiques, publications...). Dans certains contrats, le prix des consommables est inclus dans une formule de maintenance globale.

L’achat d’un photocopieur professionnel

Lorsque l'on a besoin de s'équiper d'un photocopieur professionnel, l’achat est généralement la solution privilégiée. Qu'il s'agisse d'un appareil neuf ou d'un photocopieur d’occasion, l’achat est l’option la plus économique et permet ainsi de disposer de la machine à tout moment pour un usage régulier.

L’outil est connu des usagers et la fourniture des consommables (papier, encre, toner) est facilitée.

Ce qu'il faut savoir lors d’une vente

• Le coût de la machine est moins élevé que dans le cadre d’une location (15 à 30 % environ), à condition de bien respecter le cycle de vie optimal du copieur, soit 3 à 4 ans en moyenne.
• Pour une imprimante neuve, le client dispose d’un modèle neuf et garanti jusqu'à deux ans. Le risque de panne est réduit et la société est peu exposée aux conséquences d’une interruption d’activité.
• La structure demeure totalement indépendante et dispose des photocopieurs à tout moment.
  
• Il est possible de souscrire un contrat de maintenance qui prend en charge le renouvellement des consommables avec le vendeur ou une société spécialisée afin de déléguer l’entretien.
  
• Les structures au budget limité peuvent  s'équiper d’un photocopieur d’occasion, moins coûteux.