Location photocopieur

Location de photocopieurs multifonctions pour entreprises

Si l’acquisition d'un photocopieur n'est pas la solution adaptée à votre besoin, vous avez la possibilité d'opter pour un service de location. Il existe en effet de nombreuses offres de location auprès de professionnels spécialisés, une formule idéale et pratique pour les structures qui ont des besoins limités ou ponctuels ou bien qui souhaitent tester plusieurs types de photocopieurs ou d'imprimantes.

Pourquoi louer une imprimante multifonctions ?

La location d’un copieur est une dépense dont le coût est lissé sur toute la durée de l'accord et n’impacte pas fortement la trésorerie de l’entreprise comme un achat. Les budgets sont ainsi mieux maîtrisés.

• Louer un photocopieur permet d'inclure le prix dans les charges d’exploitation déductibles. Les sociétés y gagnent donc en réduisant leurs impôts et le montant de la taxe professionnelle.
• Le forfait inclut les frais d'entretien de l’imprimante. Ceux-ci sont intégrés dans le contrat et ne viennent pas s’ajouter au coût d'acquisition de la machine, comme dans le cadre d’un achat. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement, le prestataire loueur intervient rapidement pour réparer ou remplacer le matériel défectueux (comme le jour de la livraison de l'appareil).
• Si le photocopieur loué ne convient pas au client, il peut être remplacé par un autre plus adapté (remplacement d'un modèle Toshiba pour un modèle de chez Sharp par exemple). Cette formule a l'avantage de permettre de tester plusieurs types de machines en vue d'en faire l'acquisition.
• Certaines structures ont des besoins très irréguliers de machines spécifiques (couleur, imprimantes multifonctions de grande capacité...) en vue d’un événement, d’un inventaire ou d’une sauvegarde. Or, ce type d’engin est très onéreux et n’est pas rentabilisé alors d'un usage ponctuel.
• Louer permet de profiter des évolutions technologiques des nouveaux modèles et produits.

Ce qu'il faut prendre en compte

• Le client ne peut espérer de retour sur investissement car l’appareil loué ne lui appartient pas. Il est impossible de revendre un copieur loué et de tirer un bénéfice par ce biais sur un futur achat.
• La location est un service souscrit sous la forme d'un engagement effectué par le biais d’un abonnement. L’entreprise se doit donc de régler chaque mois le montant du forfait.
  
• Le forfait inclut systématiquement un supplément pour assurer la maintenance et la livraison.
• Il est toujours important de prendre le temps d’étudier les propositions, d'évincer les contrats abusifs, et de choisir l'offre la plus écoresponsable ayant le meilleur rapport qualité/prix.
  
• À usage égal, le coût de la location d'un photocopieur est 10 à 25 % plus élevé que celui d'un achat.

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Les différents types de contrats de location de photocopieur

Si vous avez déjà décidé de louer une imprimante multifonctions (fax, couleur, scanner...) , il ne vous reste plus qu' à déterminer avec le prestataire loueur la formule du contrat et la capacité du photocopieur.

► La location de courte durée

Une formule courte est avant tout dédiée à couvrir un besoin ponctuel. Elle s’adresse aux structures qui sont exposées à des tâches et services spécifiques. C’est notamment le cas des tireuses de plans pour les grands formats, des appareils haut volumes ou encore des machines proposant la fonction copie couleur comme les modèles de chez Sharp, Canon ou de la gamme Riso.

En effet, certaines sociétés n’ont cette utilité que ponctuellement au cours de l’année, pour couvrir un événement particulier, pour sauvegarder des documents ou pour fournir une grande quantité de copies en un temps record. Bien évidemment, tous les types de copieurs sont louables sur une période courte.

► La location de longue durée

Dans la majorité des cas, l'abonnement se fait via un contrat de Location Longue Durée (LLD), pour une période de 24, 48, 60 voire 72 mois. En optant pour une longue période, l’entreprise bénéficie de conditions financières avantageuses mais sa gamme de matériel d’impression ne suivra pas l’évolution de ses besoins.

A l’issue de la période d’engagement, l'accord se reconduit tacitement pour une période d’1 an, si le client ne résilie pas son forfait moyennant un préavis de 3 ou 6 mois (à voir selon le fournisseur).

Elle s’acquitte de mensualités dont le montant est prévu à l’avance dans un contrat. Cette formule comprend les frais de maintenance de l’appareil loué. Aucun surcoût n’est donc à prévoir en cas de panne et le prestataire loueur s’engage par ce biais à réparer ou remplacer la machine défectueuse très rapidement. L’activité est donc très peu interrompue, ce qui est un avantage non négligeable.

► La location avec option d’achat (LOA, leasing ou crédit-bail)

Cette formule de plus en plus plébiscitée permet au client de profiter des avantages des deux formules d'acquisition, tout en évitant les inconvénients. Le principe est simple, la structure demandeuse loue l’imprimante de son choix pendant une certaine période (2 à 4 ans en moyenne) en échange d’un forfait.

À la fin de l’échéance, elle peut en devenir propriétaire et le prix d’achat sera calculé sur la valeur du photocopieur déduite des mensualités de location précédemment versées. Cette solution convient à tous les modèles multifonctions et permet de tester l'offre du fournisseur (Riso, Kyocera, Canon...). Et si jamais vous hésitez, vous pouvez toujours demander et comparer des devis.

Les meilleurs fabricants de photocopieurs

À l'ère de la digitalisation, le marché de l'impression est en pleine mutation avec un déploiement des services, fonctionnalités et matériaux écoresponsables comme les encres écologiques. Les copieurs multifonctions capables de copier, numériser et imprimer en un temps record sont très prisés.

Les impressions spécifiques comme pour les textiles sont également plébiscitées. Les copieurs multifonctions format A4 et A3 représentent 90 % des ventes. Découvrez les meilleurs fournisseurs de photocopieurs sur le marché français, leurs spécificités et leurs gammes de référence.

⇒ SHARP

SHARP est une société reconnue mondialement et homologuée depuis 2001 Common Criteria Norme ISO 15408. Le groupe offre une gamme d'imprimantes multifonctions faciles d'utilisation, rapides, efficaces ainsi que des consommables. SHARP s'inscrit dans une démarche de développement durable avec des fonctions écoresponsables comme la mise en veille programmable. SHARP est également leader dans le secteur de la protection des données notamment avec les photocopieurs MX5051EU, MX6051EU, MX5071EU et MX6071EU. Ses multifonctions couleurs intègrent la technologie du toucher glisser.

⇒ RISO

RISO France filiale du groupe RISO KAGAKU Corporation, conçoit et produit des duplicopieurs et des imprimantes jet d'encre unique. RISO, ce sont des imprimantes hauts volumes, des imprimantes comcolor office, des duplicopieurs, des solutions Offline, soit une offre complète et efficace pour répondre à vos besoins d'impression en couleur. Vitesse, polyvalence, gain de temps, excellent rapport qualité/prix et maniabilité caractérisent les photocopieurs RISO. Avec son copieur Risolar, RISO révolutionne l'univers des copieurs. Un photocopieur constitué de panneaux solaires particulièrement bien adapté aux pays d'Afrique. Couplé aux duplicopieurs SF5030EII ou SF5350EII, il peut atteindre 150 pages par minute.

⇒ KYOCERA

Spécialiste des équipements de bureau, des composants électroniques et des cellules photovoltaïques, KYOCERA propose une gamme d'imprimantes multifonction avec les fonctions de copieur, imprimante, scanner, chargeur de numérisation recto verso en un passage. De la gamme ECOSYS M6230cidn, en passant par le Kyocera ECOSYS M3655idn, le ECOSYS M3645IDN et le FS-1220MFP, les photocopieurs KYOCERA offre des impressions de qualité pour les professionnels.

⇒ RICOH

RICOH propose une sélection d'imprimantes de bureau, de photocopieurs, et de services de gestion documentaire afin d'optimiser l'environnement de travail. Avec les traceurs RICO, découvrez l'impression pour vos bâches, vos affiches, vos plans et tous vos documents XXL. RICOH, ce sont également des imprimantes spéciales textiles. Mais les plus petits formats ne sont pas en reste avec les imprimantes A3 et A4 comme l’imprimante IM C2500. Des imprimantes reconditionnées sont également disponibles.

Conseils pour choisir la formule idéale

En tant que professionnel, il est indispensable de choisir votre photocopieur en fonction de vos réels besoins. Voici des conseils pour choisir la meilleure option et éviter certains pièges.

Définissez votre besoin réel

Ne vous laissez pas berner par les vendeurs d'imprimantes. Inutile de payer pour des fonctionnalités inutiles, prenez donc le temps d’estimer vos besoins, de comptabiliser le nombre moyen de copies mensuelles et de faire le choix de gamme de produits le plus adapté à votre activité professionnelle.

• Couleur ou noir et blanc : une imprimante couleur permet de réaliser des copies papier de grande qualité en couleur et en noir et blanc. Mais en avez-vous vraiment besoin ? Sachez que ces machines de grande capacité sont plus onéreuses en alimentation, en toner, et à l'entretien.
  
• La bonne technologie : il existe des copieurs (Canon, Sharp, Ricoh, Toshiba, Riso) analogiques et numériques, en couleur et noir et blanc. Si le second supplante le premier par son utilisation plus pratique, en réseau, de meilleure qualité et plus rapide, il est aussi plus coûteux et pas toujours nécessaire selon votre usage.
• L’utilité d’une imprimante multifonction : les photocopieurs multifonctions sont systématiquement numériques et permettent en une seule machine de faire des copies, des impressions, des scanners et des envois par fax et e-mails. Utiles pour gagner de la place et tout rassembler en un seul outil.
• Fiez-vous à votre budget : un achat représente un coût important en termes d’investissement, mais aussi de maintenance et d’alimentation. Louer vous engage sur un contrat flexible. Dans tous les cas, respectez votre budget, car le financement est à votre charge.
  

Les points de vigilance

• Attention aux contrats de location et de maintenance : certains loueurs et entreprises de maintenance ont tendance à facturer leurs formules à des prix exorbitants. Or, lorsque vous découvrez les conditions et modalités, vous ne profitez pas de tant d’avantages que ce que vous escomptiez.
  
• Dans le cadre d'un usage quotidien, méfiez-vous des détails techniques qui peuvent compromettre la bonne utilisation de l’appareil. Vérifiez notamment la vitesse d’impression ou du scanner, la résolution, la mémoire, la vitesse du modem, la capacité, le temps de préchauffage, et le type de format papier.
  

Les contrats-piège et arnaques à éviter

Propositions attractives, manipulation ou encore clauses cachées, les commerciaux ne manquent pas d’imagination lorsqu’il s’agit d’escroquer des personnes dans le besoin. Certaines entreprises ont même imaginé un stratagème bien ficelé et proposent de véritables contrats pièges de location de photocopieur.

Les sociétés adeptes de ces pratiques ne choisissent pas leurs victimes au hasard et sollicitent souvent les petites entreprises et les travailleurs indépendants aux caractéristiques similaires ayant un besoin important pour le développement de leur activité ou un budget imprimante multifonction limité.

Exemple de contrat piège

Un commercial vous propose un forfait pour une imprimante Toshiba, Ricoh ou RISO dont le montant du loyer mensuel est de 200 € pour une durée de 21 mois dans le cadre d'une offre spéciale mais à partir du 22ème mois, vos mensualités s’élèvent à 200 €. Après plusieurs relances, vous apprenez que vous êtes victime d'une arnaque et que vous avez signé un contrat d’une durée de 21 trimestres, soit cinq années.

La résiliation d'un contrat de location

Un abonnement peut être résilié à échéance ou de manière anticipée. Dans les 2 cas, le locataire doit se référer aux dispositions de son abonnement pour connaitre les conditions de la résiliation. Un contrat de location est souscrit pour une période longue, 48 mois, 60 mois, 72 mois.

La résiliation doit être effectuée à échéance, avec un préavis prévu dans les documents du professionnel. Ce préavis ne peut, toutefois, pas être supérieur à 6 mois. A défaut de résiliation à échéance, le service inclus dans l'accord est reconduit tacitement pour une période de 1 an.

Une jurisprudence favorable aux locataires de photocopieurs

Les tribunaux acceptent l'annulation d'un contrat de location de photocopieur dans les 3 cas suivants :

1) ⇒ L’absence de bordereau de rétractation. Plusieurs conditions sont à remplir pour permettre l’annulation du contrat de location du photocopieur (article L221-3 du code de la consommation) :

• le contrat doit été conclu en dehors des locaux de la société,
• la société doit employer moins de 6 salariés,
• louer un photocopieur n’entre pas dans le champ de l’activité professionnelle de la société.

2) ⇒ La pratique de la participation financière justifie l’annulation d'un accord sur le fondement du dol, lorsque les pratiques commerciales ont induit le locataire en erreur. La pratique de la participation commerciale n’est pas une clause abusive lorsque la clause est rédigée clairement.

3) ⇒ Les dysfonctionnements répétitifs du photocopieur, l’impossibilité de le réparer ou de le remplacer justifient la résiliation de l'accord et entraînent celui du contrat de maintenance. Ce lien entre l’annulation des 2 contrats a été confirmée par la Cour d’Appel de Nîmes le 18 juin 2020.

L’acquisition d’un photocopieur

Lorsque l'on a besoin de s'équiper d'un photocopieur professionnel, l’achat est généralement la solution privilégiée. Qu'il s'agisse d'un appareil neuf ou d'un photocopieur d’occasion, l’achat est l’option la plus économique et permet ainsi de disposer de la machine à tout moment pour un usage régulier.

L’outil est connu des usagers et la fourniture des consommables (papier, encre, toner) est facilitée.

Ce qu'il faut savoir lors d’une vente

• Le coût de la machine est moins élevé que dans le cadre d’une location (15 à 30 % environ), à condition de bien respecter le cycle de vie optimal du copieur, soit 3 à 4 ans en moyenne.
• Pour une imprimante neuve, le client dispose d’un modèle neuf et garanti jusqu'à deux ans. Le risque de panne est réduit et la société est peu exposée aux conséquences d’une interruption d’activité.
• La structure demeure totalement indépendante et dispose des photocopieurs à tout moment.
  
• Il est possible de souscrire un contrat de maintenance qui prend en charge le renouvellement des consommables avec le vendeur ou une société spécialisée afin de déléguer l’entretien.
  
• Les structures au budget limité peuvent  s'équiper d’un photocopieur d’occasion, moins coûteux.