Achat et location de photocopieur

Acheter ou louer une photocopieuse ?

La photocopieuse fait partie des immanquables d’une entreprise ou d’une grande structure. Néanmoins, son mode d’acquisition peut se faire sous la forme d’un achat ou d’une location, selon les usages, les besoins et le budget de la société. Acheter est pratique pour profiter à tout moment de sa machine.

Accessible, installée pour du long terme et bien maîtrisée par les collaborateurs, elle offre des avantages indéniables pour un coût intéressant. Néanmoins, l’investissement de départ doit pouvoir être assumé par l’entreprise et les frais d’alimentation en consommables et de maintenance doivent être pris en compte.

La location est une solution qui apporte davantage de souplesse à l’entreprise. Elle peut être envisagée pour couvrir un besoin ponctuel ou bien pour tester plusieurs types d’appareils en vue d’un achat.

Il faut savoir que l’achat ne permet pas l’essai de l’appareil et que son choix doit être bien préparé en amont pour être optimal ; néanmoins, la machine peut être revendue. La location assure donc, sur une courte ou une longue durée, de bénéficier des services d’un ou plusieurs types de copieurs en toute tranquillité.

Avec une maintenance assurée par le prestataire loueur, les frais d’entretien de l’appareil n’incombent pas à l’entreprise, qui ne s’acquitte que d’une petite mensualité incluse dans son contrat locatif.

En cas de panne, l’appareil défectueux est rapidement réparé ou remplacé afin de ne pas interrompre son activité. Pour les indécis, le leasing est une solution de plus en plus souscrite. Issue du monde de l’automobile, elle permet de louer un copieur pendant une certaine durée avant d’en devenir propriétaire.

Avantageuse, elle présente les atouts des deux options que sont l’achat et la location, tout en préservant le souscripteur des inconvénients qui y sont liés. Quoi qu’il en soit, le choix appartient à l’entreprise ou à la structure. Celle-ci doit en amont préparer son futur investissement en évaluant ses besoins réels et en optant pour le modèle adapté. Voici nos conseils pour vous accompagner dans votre démarche.

L’achat d’un photocopieur

Lorsque le besoin d’une photocopieuse se fait ressentir, l’achat est généralement la solution privilégiée par les clients. Qu'il s'agisse d'un appareil neuf ou d'un photocopieur d’occasion, l’achat est l’option la plus économique et permet de disposer de la machine à tout moment pour un usage régulier.

L’outil est en effet connu des usagers, maîtrisé et la fourniture des consommables est facilitée.

Les atouts d’un achat

• Le prix de la machine est moins élevé que dans le cadre d’une location (15 à 30 % environ), à condition de bien respecter le cycle de vie optimal du copieur, soit 3 à 4 ans en moyenne.
• Dans le cas d’un appareil neuf, l’entreprise dispose d’un modèle neuf et garanti jusqu'à à deux ans. Le risque de panne est ainsi réduit et la société est peu exposée aux conséquences d’une interruption d’activité.
• La structure demeure totalement indépendante et dispose de son appareil à tout moment pour son usage personnel. Elle n’est aucunement liée à un contrat de location.
• Inutile d’attendre qu’un copieur soit disponible ni de lancer des démarches de demande de location. L’activité des collaborateurs n’est pas impactée par une attente et les tâches administratives sont réduites.
• Il est possible de souscrire un contrat de maintenance avec le vendeur ou une société spécialisée afin de déléguer l’entretien de la machine. Ce contrat prend en charge le renouvellement des consommables.
• L’installation de certaines machines, comme les photocopieuses numériques, nécessite plus de temps et permet un usage en réseau. L’achat est donc plus confortable qu’une location qui nécessite toute une mise en service pour un usage qui n’est que temporaire.
• Si le budget d’une structure est limité, celle-ci peut toujours opter pour l’achat d’un modèle d’occasion, moins coûteux (50 à 60 % moins cher qu’un modèle neuf).

­Les désavantages

• Toutes les structures n’ont pas les moyens financiers d’acheter, d’alimenter en papier et consommables et d’entretenir un tel appareil.
• L’achat du copieur (3 000 à 20 000 euros environ) n’est pas le seul coût à prévoir, car il faut y ajouter l’alimentation en produits et la maintenance de la machine. Il existe des sociétés spécialisées qui assurent ces fonctions après signature d’un contrat de maintenance, mais cela entraine un surcoût.
• Une machine régulièrement utilisée a une durée de vie de 3 à 4 ans en moyenne. Avant l’achat, il est donc indispensable d’évaluer son amortissement sur cette période pour éviter d’être perdant.
• Dès 2 à 3 ans, selon les modèles, les pannes sont plus fréquentes, ce qui augmente les frais d’entretien.
• Il est indispensable de préparer son achat en amont en étudiant les besoins réels de l’entreprise afin d’opter pour un modèle qui les couvre, sans options inutiles car un achat est définitif.

La location

Si l’achat ne vous semble pas être la solution la plus adaptée à votre besoin, vous avez la possibilité de louer votre photocopieuse. Il existe en effet de nombreuses offres de location auprès de professionnels spécialisés, une solution idéale et pratique pour les structures qui ont des besoins limités ou ponctuels ou bien qui souhaitent tester plusieurs types d’appareils.

Les avantages de la location d'un copieur

La location d’un copieur est une dépense dont le coût est lissé sur toute la durée du contrat, ce qui n’impacte pas fortement la trésorerie de l’entreprise comme lors d’un achat. Les budgets sont ainsi mieux maîtrisés.

• Louer son photocopieur est plus avantageux pour une entreprise, car son prix – bien que supérieur à celui d’un achat – est inclus dans les charges d’exploitation déductibles. Les sociétés y gagnent donc en réduisant leurs impôts et le montant de la taxe professionnelle.
• Le contrat de location inclut les frais d'entretien de l’appareil. Ceux-ci sont intégrés dans le forfait et ne viennent pas s’ajouter au prix de la machine, comme dans le cadre d’un achat. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement, le prestataire loueur intervient rapidement pour réparer ou remplacer le matériel défectueux. Aucune rupture de l’activité n’est ainsi à craindre.
• Si le modèle loué ne convient pas à l’entreprise, il peut être remplacé par un autre plus adapté. La location a cet avantage de permettre de tester plusieurs types de machines, soit en vue d’un achat, soit afin de répondre à de multiples besoins différents, sans investir dans tous les modèles.
• Certaines structures ont des besoins très irréguliers, par exemple de machines spécifiques (tireuses de plans, haut volume, couleur, etc.) en vue d’un événement, d’un inventaire, d’une sauvegarde, etc. Or, ce type d’engin est très coûteux à l’achat et n’est pas rentabilisé si l’usage est uniquement ponctuel. La location est donc la solution préconisée dans ce cas.
• La location permet en outre de profiter des nouveaux modèles en permanence et de bénéficier ainsi des évolutions technologiques du marché.

Les inconvénients

• L’entreprise ne peut espérer de retour sur investissement, car l’appareil loué ne lui appartient pas. Il est impossible de revendre un copieur de location et de tirer un petit bénéfice par ce biais sur un futur achat.
• La location est un engagement souscrit par le biais d’un contrat. L’entreprise se doit donc de régler chaque mois le prix de la location.
• Le forfait inclut systématiquement un supplément pour assurer la maintenance de l’appareil.
• Certains loueurs proposent des contrats abusifs. Il est toujours important de prendre le temps d’étudier les offres et de choisir celle qui propose le meilleur rapport qualité/prix et qui respecte les besoins réels de l’entreprise. Inutile de payer pour des services inutiles !
• À usage égal, le prix de la location d'un photocopieur est 10 à 25 % plus élevé que celui d’un achat.

Les différents types de contrats de location

Si vous avez décidé d’opter pour une location, il vous restera à déterminer avec le prestataire loueur une formule de contrat qui correspond à votre besoin réel.

La location de courte durée

La location de courte durée est avant tout dédiée à couvrir un besoin ponctuel. Elle s’adresse aux entreprises et aux structures qui sont exposées à une tâche spécifique pour lesquelles un certain type de machine est nécessaire. C’est notamment le cas des tireuses de plans pour les grands formats, des appareils haut volumes ou encore des machines en copie couleur.

En effet, certaines sociétés n’ont cette utilité que ponctuellement au cours de l’année, pour couvrir un événement particulier, pour sauvegarder des documents ou pour fournir une grande quantité de copies en un temps record. Bien évidemment, tous les types de copieurs sont louables en courte durée.

La location de longue durée

La majorité des photocopieurs sont loués sur une période de 24 à 60 mois, ce qui correspond à une location de longue durée, ou LLD. Cette solution présente un avantage pour les entreprises qui ont des besoins réguliers, mais qui ne souhaitent pas investir dans un achat.

En outre, la structure peut à tout moment demander à changer de machine, soit pour couvrir d’autres besoins, soit pour tester plusieurs modèles au cours de l’échéance.

Elle s’acquitte de mensualités dont le montant est prévu à l’avance dans un contrat de location. Cette formule comprend les frais de maintenance de l’appareil loué. Aucun surcoût n’est donc à prévoir en cas de panne et le prestataire loueur s’engage par ce biais à réparer ou remplacer la machine défectueuse très rapidement. L’activité est donc très peu interrompue, ce qui est un avantage non négligeable.

La location avec option d’achat (leasing ou crédit-bail)

Cette nouvelle formule de location issue du domaine automobile se développe de plus en plus dans le monde de la photocopie. Elle permet en effet à l’entreprise qui en fait le choix de profiter des avantages de la location et de l’achat d’un appareil, tout en évitant les inconvénients. Le principe est simple.

La structure demandeuse loue l’appareil de son choix pendant une certaine période (2 à 4 ans en moyenne) en échange d’un forfait. À la fin de l’échéance de la location, elle peut en devenir propriétaire et le prix d’achat sera calculé sur la valeur du copieur déduite des mensualités de location précédemment versées.

Cette solution convient à tous les types de modèles, car elle permet à une entreprise de tester avant d’acheter. Si elle hésite par exemple entre un copieur analogique ou numérique, une machine en couleur ou noir et blanc, si elle se demande si un appareil multifonction est adapté à ses besoins, elle peut obtenir réponse et investir en finalité dans l’achat de la photocopieuse à moindres frais.

Conseils et pièges à éviter

En tant que professionnel, il est indispensable de choisir votre photocopieur en fonction de vos réels besoins. Voici des conseils pour faire le bon choix et éviter certains pièges.

Définissez votre besoin réel

Ne vous laissez pas avoir par les vendeurs ou les loueurs. Il est indispensable de définir votre besoin réel en amont afin de bénéficier d’un achat ou d’une location rentable et qui saura répondre à la réalité de votre activité. Inutile de payer pour des fonctionnalités inutiles, mais assurez-vous également de ne manquer de rien ! Prenez donc le temps d’estimer vos besoins, de comptabiliser le nombre moyen de copies mensuelles et de faire le choix de l’appareil et de la formule qui vous correspondent le mieux.

• Couleur ou noir et blanc : un appareil couleur permet de réaliser des copies de grande qualité en couleur et en noir et blanc. Mais en avez-vous vraiment besoin ? Sachez que ces machines coûtent plus cher à l’achat, en alimentation en toner et en entretien. Investissez donc dans ces appareils que s’ils vous sont utiles.
• La bonne technologie : il existe des copieurs analogiques et numériques. Si le second supplante le premier par son utilisation plus pratique, en réseau, de meilleure qualité et plus rapide, il est aussi plus coûteux et pas toujours nécessaire selon votre usage.
• L’utilité d’un appareil multifonction : les photocopieurs multifonctions sont systématiquement numériques et permettent en une seule machine de faire des copies, des impressions, des scanners et des envois par fax et e-mails. Utiles pour gagner de la place et tout rassembler en un seul outil, ils ne présentent néanmoins pas d’utilité dans toutes les structures.
• Location ou achat : à vous de voir s’il est plus intéressant en termes d’usage et de finances de louer ou d’acheter votre copieur etrenez en compte les avantages et les inconvénients de chaque option.
• Fiez-vous à votre budget : un achat représente un coût important en termes d’investissement, mais aussi de maintenance et d’alimentation. Une location vous engage quant à elle sur un contrat de durée variable. Dans tous les cas, respectez votre budget, car vous devrez financer l’acquisition de votre photocopieuse. Optez pour un modèle qui saura répondre à vos besoins, sans pour autant être équipé d’options qui ne vous seront pas utiles. Visez la rentabilité avant tout et pensez à votre budget.

Les points de vigilance

• Attention aux contrats de location et de maintenance : certains loueurs et entreprises de maintenance ont tendance à facturer leurs formules à des prix exorbitants. Or, lorsque vous découvrez les conditions et modalités, vous ne profitez pas de tant d’avantages que ce que vous escomptiez. Soyez donc vigilant et prenez le temps de comparer !
• Dans le cadre de l’usage quotidien de votre machine, méfiez-vous de certains détails techniques qui peuvent compromettre la bonne utilisation de l’appareil. Vérifiez notamment la vitesse d’impression, la résolution, la mémoire, la vitesse du modem, le temps de préchauffage, le modèle de consommables et le format du papier accepté. Il serait dommage d’investir dans un appareil qui ne vous donne pas satisfaction.