Comment bien choisir sa photocopieuse couleur ?
Plusieurs technologies de photocopieurs couleur sont disponibles : à jet d'encre, laser, analogique ou numérique. Investir dans un copieur a un coût et sera rentable que si votre activité excède les 150 impressions par mois. Le volume d'impression est donc le premier paramètre à considérer.
Les critères de sélection à prendre en compte pour bien choisir une imprimante sont le niveau de résolution, la mémoire, le temps de préchauffage et la consommation d’énergie et la vitesse.
Les autres éléments importants sont la qualité d'impression et le format : A3, A4, A5, ou A6.
Fonctionnalités des imprimantes multifonctions couleur
Outre le fait de réaliser des copies couleur ou noir et blanc, l'imprimante a d'autres options comme le scanner "scan to e-mail", l'envoi de fax, la commande à distance, les finitions de documents en livret ou hybride et le module brochure. L'équipement peut aussi gérer la protection des données en sécurisant et archivant numériquement les flux d'informations reçus ou envoyés.
La fonction recto-verso, le module brochure, l'écran tactile, l'agrafage de documents ou encore l'utilisation de papier ou feuilles avec un haut grammage sont également des options supplémentaires disponibles et proposés par les fournisseurs. Enfin, certaines modèles ont uniquement la capacité d'imprimer en format A4 mais la plupart proposent des copies A3 et A4.
Selon le fournisseur et le type d'appareil disponible en stock, d'autres fonctions sont disponibles comme l'option carte fax (envoi et réception de documents par fax au format e-mail), la programmation via un écran tactile LCD interactif, ou encore le tri automatique des copies.
Solutions d'acquisition et budget à prévoir
⇒ Achat :
Si vous souhaitez acheter un photocopieur couleur numérique, prévoyez un budget compris entre 4 000 et 20 000 €. Ce prix varie en fonction des options recherchées. À cela, s'ajoute le prix consommables (feuilles/toner), la facture d'énergie mensuelle, ainsi que le coût du contrat d'entretien.
Choisir l'acquisition est plus rentable, car le tarif d'une location est 40% plus élevé.
⇒ Location :
Comptez entre 100 et 400 € par mois si vous choisissez la location. L'option location/achat nommée crédit-bail ou leasing, est également disponible. Vous pourrez ainsi louer une imprimante professionnelle en stock pour une période variable de 2 à 4 ans pour en faire ensuite l’acquisition.
⇒ L'occasion :
S'équiper via le marché de l'occasion est une option plus économique et écologique. Vous pourrez acquérir votre équipement avec une décote pouvant aller jusqu'à 60 %. Dans tous les cas, n'oubliez pas d'ajouter au prix d'acquisition ou de location, le coût mensuel du contrat de maintenance.
Pourquoi louer un appareil de reprographie ?
La location d'un photocopieur couleur est la solution à privilégier pour une entreprise. Elle demeure la formule la plus prisée avec une durée de location allant de 24 à 60 mois. Il vous sera ensuite possible de changer de modèle afin d'affiner et réévaluer vos besoins si nécessaire.
En plus de bénéficier d'un appareil récent et performant, vous pourrez déduire vos charges des loyers.
Vitesse et résolution : des caractéristiques décisives
La vitesse d'un copieur s'exprime en cpm soit en copie par minute ou en ppm soit en page par minute. Elle varie de 15 à 130 impressions par minute. À noter que pour un photocopieur A4, la vitesse minimale est de 20 cpm. La fonction recto-verso automatique garantira également un gain de temps non négligeable en terme de rapidité et augmentera ainsi le cpm.
Côté résolution, on note 200 ppp (point par pouce) pour les photocopieurs bas de gamme et 1 200 ppp pour les imprimantes fax à grande capacité.
Quelle différences entre un copieur couleur et noir et blanc ?
Une machine à couleur offre un rendu et des détails proches de la qualité photo. Par contre, les consommables coûtent plus chers que ceux destinés aux imprimantes monochromes.
Cependant, côté rapidité (cpm) et praticité, c’est la technologie noir et blanc qui l’emporte. Une technologie monochrome dispose d'une vitesse de copies de documents plus rapide mais une imprimante multifonction couleur offre une finition supérieure.
Au niveau des consommables, alors que le photocopieur noir et blanc ne comprend qu’un seul toner avec de l’encre noire, l'imprimante laser couleur en comprend 4 : magenta, jaune, cyan et noir.
Les consommables
Pour un équipement à jet d'encre, il faut prévoir des cartouches avec des coloris comme le cyan, le jaune, le magenta et le noir. Pour une technologie laser, il faut s'équiper d'un toner (poudre).
Deux solutions s'offrent à vous pour effectuer la copie de documents en entreprise. Vous pouvez soit acheter les cartouches de manière séparée, soit en bloc. Si votre cartouche de magenta est épuisée, vous ne remplacez que ce coloris. Un stock est donc à prévoir après du fournisseur dans le cadre d'une utilisation quotidienne, car on remplace très souvent les cartouches.
