Formulaire à remplir pour recevoir gratuitement des devis comparatifs

Besoin d'acquérir un photocopieur mais vous n’êtes pas certain du type de modèle, ou vous hésitez entre la location, l'achat et l'occasion ? Besoin de davantage d'informations pour prendre une décision ? Remplissez ce formulaire et recevez gratuitement et rapidement les offres des fournisseurs afin de comparer les prix.

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Investir dans l’achat ou la location d’une photocopieuse est une question qui se pose dans la plupart des entreprises et des structures telles que les associations et organisations diverses. Or, ce type de machine représente généralement un budget non négligeable, tant pour son acquisition que pour son fonctionnement et son entretien. Pour vous aider à effectuer le bon choix, celui qui saura répondre à vos besoins tout en respectant votre budget, prenez le temps de lire nos conseils.

Comparer les prix des fournisseurs spécialisés

Si les photocopieuses sont devenues des éléments indispensables de l’activité de nombreuses sociétés et structures, investir dans ce type d'équipement ne doit pas être laissé au hasard. En tant que professionnel, vous vous devez de veiller au bon fonctionnement de votre entreprise, mais également au maintien de votre budget.

Pour être assuré d’effectuer le bon choix parmi les multiples propositions du marché, il est conseillé de comparer plusieurs devis détaillés de fournisseurs.

  • Un service simple, express et personnalisé : notre comparateur de devis est un service très simple d’accès et facile à utiliser grâce à son interface didactique. Personnalisé, il prend en compte le besoin de chaque professionnel pour lui permettre de trouver satisfaction en quelques clics et seulement une poignée de secondes. Efficace, il rassemble les offres qui correspondent aux attentes de chaque société pour lui permettre de formuler une demande précise et détaillée.
  • Un outil gratuit et libre de tout engagement : vous n’aurez pas à dépenser un seul centime pour utiliser notre outil gratuit. En outre, il fonctionne sans engagement, ce qui vous permet de l’utiliser en toute liberté sans être contraint de choisir l’offre d’un des prestataires si vous ne trouvez pas satisfaction.
  • Un moyen idéal pour trouver le modèle qui vous convient au meilleur rapport qualité/prix : en quelques secondes, vous recevez 4 devis de différents prestataires de confiance. Il est recommandé de disposer d’au moins 3 offres distinctes pour bénéficier d’un bon panel de comparaison et de choix. Vous n’avez plus qu’à les comparer en prenant le temps qu’il vous faut afin d’être certain de prendre la bonne décision. Vous êtes ainsi libre d’opter pour la formule la mieux adaptée.
  • La stratégie de la négociation et le jeu de la concurrence : appuyez-vous sur les différents devis reçus pour négocier les tarifs à la baisse. En effet, si vous trouvez un modèle qui vous convient, faites jouer la concurrence en présentant les offres des autres prestataires pour y gagner financièrement sur votre investissement et/ou pour profiter de plus grands avantages et garanties.

devis et prix photocopieur neuf

Pourquoi comparer plusieurs devis de photocopieur ?

Notre objectif consiste à vous aider à trouver le photocopieur qui saura répondre à vos attentes. Pour cela, nous mettons à votre service notre comparateur de devis express, un outil gratuit, personnalisé, sans engagement, facile à utiliser, rapide et entièrement dédié à votre besoin. Pour faire le bon choix, notre outil s’adapte à votre demande et vous propose une méthode d’utilisation personnalisée. Tenez compte des besoins de votre entreprise pour bénéficier d’un achat optimal.

Quelle formule choisir ?

Recherchez-vous une location ou pensez-vous opter pour un achat ? Dans ce dernier cas, souhaitez-vous investir dans un appareil neuf ou une machine d’occasion ? Ces questions sont essentielles et doivent être au cœur de vos premières préoccupations pour mieux orienter votre demande express. Si votre besoin est important et régulier, il est conseillé d’opter pour l’achat d’un copieur neuf dont l’investissement sera rapidement rentabilisé. En revanche, si vous avez un besoin plus rare, voire ponctuel ou alors très spécifique, vous avez la possibilité d’investir dans l’achat d’un modèle d’occasion ou dans une location de courte ou de longue durée.

Quels sont vos besoins technologiques ?

Les photocopieuses sont des machines de plus en plus techniques et la concurrence entre les fabricants entraîne une recherche d’innovation constante. Si les modèles derniers cris sont tentants, il est indispensable d’évaluer vos besoins en matière de technologie avant de vous engager. Vous effectuerez ainsi un choix plus raisonné et vous éviterez de payer très cher un appareil dont la plupart des fonctions ne vous sont d’aucune utilité.

technologie photocopieurs

  • Une photocopieuse en noir et blanc (monochrome) ou en couleur ? : la copie monochrome est bien moins coûteuse que celle en couleur, notamment en raison du prix des consommables (toners) et de la haute qualité d’impression des machines couleur. En outre, la rapidité est imbattable. Néanmoins, tout dépend de vos besoins. Si vous avez régulièrement l’usage de copies couleur, ces machines vous seront plus adaptées. Toutefois, sachez qu’il est possible d’investir dans des appareils haut de gamme qui bloquent la fonction couleur en cas de copie monochrome afin d’économiser l’utilisation des consommables.
  • Un modèle analogique ou numérique ? : la technologie analogique fonctionne selon le principe de xérographie et est avant tout dédiée à un usage personnalisé et/ou mobile de la machine. Les nouveaux appareils numériques sont bien plus perfectionnés et permettent un usage en réseau. En outre, ils disposent d’une meilleure résolution grâce à leur lecture optique. En revanche, ils sont bien plus coûteux.
  • Un copieur simple ou multifonction ? : les photocopieurs multifonctions sont de plus en plus recherchés pour leur côté pratique. Ils rassemblent en une machine imposante les fonctions de copie, d’impression, de scanner et de fax. Ces copieurs offrent un vrai gain de place (un seul appareil pour 4 actions) et réduisent les coûts d’achat et d’entretien que vous dépenseriez pour l’usage de plusieurs engins. En revanche, ils ne sont pas utiles à toutes les sociétés et structures.
  • Une machine spécifique ? : hormis les machines classiques, il existe des copieurs spécifiques comme les tireuses de plans ou encore les appareils à haut volume. À vous d’identifier vos besoins éventuels dans ces domaines.

Estimez les besoins de vos collaborateurs selon leur nombre et leur usage de la photocopieuse pour effectuer un choix optimal et adapté et pensez à quantifier le nombre moyen de copies mensuelles afin de prévoir l’appareil, les consommables, le papier et l’entretien qui conviennent !

Quel est votre budget ?

Le budget est essentiel, car un copieur ne représente pas qu’un coût lors de son achat. Il vous faudra y ajouter le prix des toners, du papier, de son entretien et les frais de maintenance en cas de réparation. Optez avant tout pour un modèle que vous pourrez financer sur la longue durée, car ce type de machine a une durée de vie de 3 à 4 ans. Ce sera ainsi le meilleur moyen d'optimiser et de rentabiliser votre investissement !

Une vaste gamme de prix selon les fonctionnalités et les modèles

Estimer le montant de votre investissement est complexe, car la gamme tarifaire est très vaste et dépend des modèles. Le prix d’une machine est lié aux prix pratiqués par son fabricant et à sa qualité, mais surtout à ses fonctionnalités et spécificités. Ainsi, vous pourrez trouver des modèles professionnels dès 250 à 300 euros pour les copieurs analogiques d’entrée de gamme, et jusqu’à 12 000 ou 15 000 euros pour les machines numériques haut de gamme, voire même 20 000 à 25 000 euros pour des appareils spécifiques comme les copieurs de grand format. À titre de comparaison, un modèle multifonction coûte 300 à 8 000 euros selon sa gamme qualitative.

Focus sur le marché des photocopieurs

Pour faire face aux évolutions technologiques ainsi qu'aux attentes des entreprises et des particuliers, le marché des photocopieurs connaît des bouleversements significatifs. Dans ce secteur économique très concurrentiel, quelques marques occupent le devant de la scène.

part de marché photocopieur

Un marché qui s'adapte aux difficultés

Selon une étude de marché publiée par Gartner, les livraisons de scanners, de photocopieurs et d'imprimantes en 2018 ont baissé de 2,5 % par rapport à l'année 2017. Ce chiffre atteste du contexte difficile pour le marché de l'impression et des photocopieurs. Selon l'institut d'étude GfK, ce dernier a enregistré une baisse de 25 % entre 2006 et 2016 en France. Parmi les facteurs à l'origine du phénomène, les préoccupations environnementales occupent une place importante.

Dans un souci écologique, les utilisateurs choisissent de limiter leur consommation de papier ou de cartouches d'encre et délaissent donc les photocopieurs. Pour autant, après une décennie difficile, le marché semble se consolider et s'adapter aux aspirations nouvelles de la société. Ainsi, plusieurs fournisseurs misent sur des produits à forte valeur ajoutée et diversifient leur offre. Par exemple, nombre d'entreprises (HP, Xerox, etc) ont pris le tournant de l'impression numérique et conçu des logiciels de transferts de documents reliés directement à leurs photocopieurs et imprimantes.

Un secteur d'activité très concurrentiel

Implantée dans près de 170 pays, la société californienne HP apparaît comme le leader incontestable du marché. En 2010, son chiffre d'affaires s'élève à 126 milliards de dollars. Pour l'année 2017, HP arrive toujours en première position avec 39,2 % de parts de marché d'après IDC. Lancée aux USA en 1939, la marque Hewlett-Packard s'est toujours distinguée par son souci d'innovation et de performance.

La fiabilité et la praticité des photocopieurs HP ont permis à la marque de bâtir son succès. Pour répondre aux besoins de chacun, HP propose une offre d'appareils diverses et variées. Si HP occupe la première place du marché, ses concurrents ne sont pas en reste. Avec près de 19,5 % de parts de marché, la marque japonaise Canon trône en seconde place. Très innovante, la marque a mis au point des appareils multifonctions numériques complets et de différents formats. La troisième place du classement revient à la firme japonaise Epson malgré des ventes en légère baisse.

L'optimisation des coûts d'impression et de fonctionnement d'un photocopieur

Même si l’heure est à la dématérialisation des documents, les impressions et photocopies restent toujours utiles dans un environnement professionnel. L'utilisation d'un copieur représente un coût budgétaire conséquent qu'il est possible d'optimiser en déterminant les charges inhérentes des ressources mises en œuvre.

cout impression et charges photocopieur

- L’électricité

Un copieur consomme de l’énergie même en veille. Faites des économies en l’éteignant la nuit, les week-ends ou pendant les périodes de fermeture annuelle.

- Les consommables

L’encre et la papeterie représentent une grande partie des coûts d’impression. Afin d'optimiser les dépenses de votre parc d'impression vous pouvez :

  • Instaurer des règles d'impression automatiques ("rule based printing") ayant pour objectif d'améliorer le comportement des utilisateurs
  • Privilégier l’impression recto/verso afin de réduire le gaspillage
  • Éffectuer des impressions monochromes
  • Modifier les paramétrages de l'appareil de manière à imprimer deux pages d’un document sur la même face d’une feuille A4
  • Utiliser des outils de gestion spécifiques à l'impression tels que le "cost recovery", le "tracking" ou le "follow-me printing"
  • Configurer les appareils pour que les impressions soient de qualité brouillon
  • Privilégier les affichages ou publier des informations en ligne au lieu de réaliser des copies individuelles si plusieurs départements sont concernés
  • Utiliser des consommables compatibles abordables et de qualité.
  • Proposer une solution digitale à vos collaborateurs s’ils ont besoin de leurs documents sur terrain avec l'usage de tablettes smartphones

- Renégocier le contrat d’entretien et de maintenance

Un copieur professionnel doit être régulièrement entretenu afin d'éviter les pannes. Sachez que la réparation peut être assurée par le service après-vente pendant la période de garantie. Passé ce délai, vous pouvez faire appel à un prestataire externe. Analysez scrupuleusement le contrat d’entretien qui vous est proposé et renégociez ce dernier si possible. Plusieurs critères sont en effet à prendre en compte comme la fréquence des interventions et les services inclus tels que la main d’œuvre, le transport et le renouvellement des composants.

- Évaluez les besoins de chaque parc d'impression

Votre comptabilité analytique vous permettra d’évaluer le coût de chaque impression. Chaque département calculera ensuite ses dépenses en photocopie et en impression en fonction du volume de documents manipulés quotidiennement. Les utilisateurs s’efforceront par la suite de ne pas dépasser ce coût. Les appareils modernes peuvent donner exactement la quantité d’impressions effectuées à partir de chaque ordinateur et le nombre de copies réalisées par chaque utilisateur.

Privilégier l'achat à la location

Un photocopieur est amorti au bout de 5 ans d’utilisation environ. Avec un bon entretien, il sera opérationnel sur une plus longue période, sauf si vous voulez vous en défaire parce qu’il ne répond plus à vos besoins. Notez que la location peut s’avérer à terme plus coûteuse avec les frais annexes comme l’installation et la maintenance. La location d'un copieur peut aussi vous engager sur plusieurs années, alors que vous souhaitez mettre un terme à votre contrat plus tôt. Si vous optez tout de même pour la location, soyez vigilant quant aux délais de résiliation pour éviter les tacites reconductions.

La dématérialisation des documents ou l'objectif zéro papier

Au-delà de l’impression et de la photocopie, le copieur est aussi l’un des outils permettant la dématérialisation des documents. Une démarche qui a tout son sens dans le monde de l’entreprise et des organisations. La dématérialisation est à la fois un engagement concret en faveur de l’écologie mais aussi un processus de gestion performant. Les photocopieuses actuelles proposent diverses options susceptibles de s’adapter aux besoins structurels de chaque secteur d’activités.

Les avantages de la dématérialisation

Les bénéfices de la dématérialisation des documents sont multiples. On pense spontanément à la problématique de l’écologie. Utiliser moins de papier et d’encre a en effet un impact positif sur la pollution liée à leur production. Elle implique aussi une diminution considérable en matière de déchets. Le passage des documents d’entreprise en version informatique ou digitale permet une réduction des dépenses en papier et en encre. Il favorise une gestion efficace et exhaustive des documents à travers le tri et un mode d’organisation informatisés.

dematerialisation objectif zero papier

La conservation, l’archivage et la vision à long-terme de la gestion des documents s’en trouvent également facilités. En matière d’espace de stockage, l’archivage physique n’étant plus nécessaire, le gain de place est remarquable. On note aussi l’accessibilité des documents, consultables par de nombreuses personnes, éventuellement à partir de localisations distinctes.

Une dématérialisation automatisée

Les photocopieuses actuelles sont assorties d'options destinées à optimiser le processus de dématérialisation. Des logiciels intégrés visent l’automatisation des tâches et induisent donc un gain de temps important. Ils se chargent du tri, du traçage, de la catégorisation et de la compression des supports papiers à numériser. Les fichiers scannés passent à travers un système d’identification des caractères qui les transforme en documents modifiables. Des fonctions permettent de numériser facilement des supports particuliers, comme les livres. Un ensemble de solutions informatiques au service d’une dématérialisation performante.