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Besoin d'un photocopieur mais vous n’êtes pas certain du type de modèle, ou vous hésitez entre la location et l'achat ? Besoin de davantage d'informations pour prendre une décision ? Remplissez ce formulaire et recevez gratuitement et rapidement les offres des fournisseurs afin de comparer les prix :
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Investir dans l’achat ou la location d’une photocopieuse est une question qui se pose dans la plupart des entreprises ou autres structures. Or, ce type de machine représente généralement un budget non négligeable, tant pour son acquisition que pour son fonctionnement et son entretien. Pour vous aider à effectuer le bon choix, celui qui saura répondre à vos besoins tout en respectant votre budget, prenez le temps de lire nos conseils.
Comparer les prix des fournisseurs spécialisés
Si les photocopieurs sont devenus des éléments indispensables de l’activité de nombreuses sociétés, investir dans ce type d'équipement ne doit pas être laissé au hasard. En tant que professionnel, vous vous devez de veiller au bon fonctionnement de votre entreprise, mais également au maintien de votre budget. Pour être assuré d’effectuer le bon choix parmi les multiples propositions du marché, il est conseillé de comparer plusieurs devis détaillés de fournisseurs.
- Un service simple, express et personnalisé : notre comparateur de devis est un service très simple d’accès et facile à utiliser grâce à son interface didactique. Personnalisé, il prend en compte le besoin de chaque professionnel pour lui permettre de trouver satisfaction en quelques clics et seulement une poignée de secondes. Efficace, il rassemble les offres qui correspondent aux attentes de chaque société pour lui permettre de formuler une demande précise et détaillée.
- Un outil gratuit et libre de tout engagement : vous n’aurez pas à dépenser un seul centime pour utiliser notre outil gratuit. En outre, il fonctionne sans engagement, ce qui vous permet de l’utiliser en toute liberté sans être contraint de choisir l’offre d’un des prestataires si vous ne trouvez pas satisfaction.
- Un moyen idéal pour trouver le modèle qui vous convient au meilleur rapport qualité/prix : en quelques secondes, vous recevez des devis de différents prestataires de confiance. Il est recommandé de disposer d’au moins 3 offres distinctes pour bénéficier d’un bon panel de comparaison et de choix. Vous n’avez plus qu’à les comparer en prenant le temps afin d’être certain de prendre la bonne décision. Vous êtes ainsi libre d’opter pour la formule la mieux adaptée.
- La stratégie de la négociation et le jeu de la concurrence : appuyez-vous sur les différents devis reçus pour négocier les tarifs à la baisse. En effet, si vous trouvez un modèle qui vous convient, faites jouer la concurrence en présentant les offres des autres prestataires pour y gagner financièrement sur votre investissement et/ou pour profiter de plus grands avantages et garanties.
Pourquoi comparer plusieurs devis de photocopieur ?
Notre objectif consiste à vous aider à trouver le photocopieur qui saura répondre à vos attentes. Pour cela, vous disposez d'un comparateur de devis express, un outil gratuit, personnalisé, sans engagement, facile à utiliser, rapide et entièrement dédié à votre besoin. Pour faire le bon choix, notre outil s’adapte à votre demande et vous propose une méthode d’utilisation personnalisée. Tenez compte des besoins de votre entreprise pour bénéficier d’un achat optimal.
Quelle formule choisir ?
Recherchez-vous une location ou pensez-vous opter pour un achat ? Souhaitez-vous investir dans un appareil neuf ou une machine d'occasion ? Ces questions sont essentielles et doivent être au cœur de vos premières préoccupations pour mieux orienter votre demande. Si votre besoin est important et régulier, il est conseillé d’opter pour l’achat d’un copieur neuf dont l’investissement sera rapidement rentabilisé. En revanche, si vous avez un besoin plus rare, voire ponctuel ou alors très spécifique, vous avez la possibilité d’investir dans l’achat d’un modèle d’occasion ou d'opter pour une location de courte ou longue durée.
Quels sont vos besoins technologiques ?
Les photocopieuses sont des machines de plus en plus techniques et la concurrence entre les fabricants entraîne une recherche d’innovation constante. Si les modèles derniers cris sont tentants, il est indispensable d’évaluer vos besoins en matière de technologie avant de vous engager. Vous effectuerez ainsi un choix plus raisonné et vous éviterez de payer très cher un appareil dont la plupart des fonctions ne vous sont d’aucune utilité.
- Un modèle analogique ou numérique ? : la technologie analogique fonctionne selon le principe de xérographie et est avant tout dédiée à un usage personnalisé et/ou mobile de la machine. Les nouveaux appareils numériques sont bien plus perfectionnés et permettent un usage en réseau. En outre, ils disposent d’une meilleure résolution grâce à leur lecture optique. En revanche, ils sont bien plus coûteux.
- Un copieur simple ou multifonction ? : les photocopieurs multifonctions sont de plus en plus recherchés pour leur côté pratique. Ils rassemblent en une machine imposante les fonctions de copie, d’impression, de scanner et de fax. Ces copieurs offrent un vrai gain de place (un seul appareil pour 4 actions) et réduisent les coûts d’achat et d’entretien que vous dépenseriez pour l’usage de plusieurs engins mais ne sont pas utiles à toutes les sociétés.
- Une machine spécifique ? : hormis les machines classiques, il existe des copieurs spécifiques comme les tireuses de plans ou encore les appareils à haut volume. À vous d’identifier vos besoins éventuels dans ces domaines.
Estimez les besoins de vos collaborateurs selon leur nombre et leur usage de la photocopieuse pour effectuer un choix optimal et adapté et pensez à quantifier le nombre moyen de copies mensuelles afin de prévoir l’appareil, les consommables, le papier et l’entretien qui conviennent !
Quel est votre budget ?
Le budget est essentiel, car un copieur ne représente pas qu’un coût lors de son achat. Il vous faudra y ajouter le prix des toners, du papier, de son entretien et les frais de maintenance en cas de réparation. Optez avant tout pour un modèle que vous pourrez financer sur la longue durée, car ce type de machine a une durée de vie de 3 à 4 ans. Ce sera ainsi le meilleur moyen d'optimiser et de rentabiliser votre investissement !
Une vaste gamme de prix selon les fonctionnalités et les modèles
Estimer le montant de votre investissement est complexe, car la gamme tarifaire est très vaste et dépend des modèles. Le prix d’une machine est lié aux prix pratiqués par son fabricant et à sa qualité, mais surtout à ses fonctionnalités et spécificités. Ainsi, vous pourrez trouver des modèles professionnels dès 250 à 300 euros pour les copieurs analogiques d’entrée de gamme, et jusqu’à 12 000 ou 15 000 euros pour les machines numériques haut de gamme, voire même 20 000 à 25 000 euros pour des appareils spécifiques comme les copieurs de grand format. À titre de comparaison, un modèle multifonction coûte 300 à 8 000 euros.
Focus sur le marché des photocopieurs
Pour faire face aux évolutions technologiques ainsi qu'aux attentes des entreprises et des particuliers, le marché des photocopieurs connaît des bouleversements significatifs. Dans ce secteur économique très concurrentiel, quelques marques occupent le devant de la scène.
Un marché qui s'adapte aux difficultés
Selon une étude de marché publiée par Gartner, les livraisons de scanners, de photocopieurs et d'imprimantes en 2018 ont baissé de 2,5 % par rapport à l'année 2017. Ce chiffre atteste du contexte difficile pour le marché de l'impression et des photocopieurs. Selon l'institut d'étude GfK, ce dernier a enregistré une baisse de 25 % entre 2006 et 2016 en France. Parmi les facteurs d'origine, les préoccupations environnementales occupent une place importante.
Dans un souci écologique, les utilisateurs choisissent de limiter leur consommation de papier ou de cartouches d'encre et délaissent donc les photocopieurs. Pour autant, après une décennie difficile, le marché semble se consolider et s'adapter aux aspirations nouvelles de la société. Ainsi, plusieurs fournisseurs misent sur des produits à forte valeur ajoutée et diversifient leur offre. Par exemple, nombre d'entreprises (HP, Xerox, etc) ont pris le tournant de l'impression numérique et conçu des logiciels de transferts de documents reliés directement à leurs photocopieurs et imprimantes.
Un secteur d'activité très concurrentiel
Implantée dans près de 170 pays, la société californienne HP apparaît comme le leader incontestable du marché. En 2010, son chiffre d'affaires s'élève à 126 milliards de dollars. Pour l'année 2017, HP arrive toujours en première position avec 39,2 % de parts de marché d'après IDC. Lancée aux USA en 1939, la marque Hewlett-Packard s'est toujours distinguée par son souci d'innovation et de performance.
La fiabilité et la praticité des photocopieurs HP ont permis à la marque de bâtir son succès. Pour répondre aux besoins de chacun, HP propose une offre d'appareils diverses et variées. Si HP occupe la première place du marché, ses concurrents ne sont pas en reste. Avec près de 19,5 % de parts de marché, la marque japonaise Canon trône en seconde place. Très innovante, la marque a mis au point des appareils multifonctions numériques complets et de différents formats. La troisième place du classement revient à la firme japonaise Epson malgré des ventes en légère baisse.
L'optimisation des coûts d'impression et de fonctionnement d'un photocopieur
Même si l’heure est à la dématérialisation des documents, les impressions et photocopies restent toujours utiles dans un environnement professionnel. L'utilisation d'un copieur représente un coût budgétaire conséquent à optimiser en déterminant les charges inhérentes des ressources mises en œuvre.
- La consommation électrique
C'est à l'aide de l'indice de consommation électrique typique (CET) que vous allez pouvoir évaluer la quantité d'électricité utilisée par un photocopieur. Vous trouverez la plupart du temps cet indice standard sur la fiche technique de la machine. Notez toutefois qu'il est plus souvent écrit sous sa forme anglaise, TEC, signifiant typical electricity consumption. Ce standard international indique le niveau de consommation électrique de l'appareil sur une semaine.
Cette consommation électrique est elle-même quantifiée selon trois phases de fonctionnement de l'appareil :
Les fiches techniques des appareils mis en vente récemment précisent normalement l'énergie consommée durant les temps d'impression et de veille. C'est sur la consommation électrique de l'appareil en temps de veille que vous devrez porter toute votre attention. Un photocopieur étant le plus souvent utilisé de façon aléatoire, sa consommation électrique en temps de vieille dépasse sa consommation en temps d'impression.
Une imprimante en veille consomme de l'énergie pour maintenir des composants à une certaine température, ce qui permet à la machine d'être immédiatement sollicitée au gré des utilisateurs. La consommation électrique en temps de veille peut aller du simple au double selon les constructeurs. Un copieur consomme donc de l’énergie même en veille. Faites des économies en l’éteignant la nuit, les week-ends ou pendant les périodes de fermeture.
- Conseils d'économie d'énergie
En Europe, le label Energy Star peut vous servir de repère quant à la performance énergétique des équipements de bureau tels que les photocopieurs. Selon qu'il s'agisse d'une machine à grande, moyenne ou faible vitesse (en fonction du nombre de copies/minute), l'appareil se voit attribuer un certain indice TEC en-dessous duquel il peut prétendre au label Energy Star.
Afin d'évaluer avec précision l'électricité consommée lorsqu'un appareil est éteint ou en veille, vous pouvez faire l'acquisition d'un wattmètre qui se branche entre la prise murale et la prise de l’appareil. Ce type de dispositif est généralement disponible dans les magasins spécialisés en électronique. Si vous voulez réaliser plus d'économies d'énergie en éteignant votre imprimante, sachez que même éteint, un appareil peut continuer à consommer.
Cette consommation cachée s’explique par le fait que l’interrupteur principal se trouve après le transformateur. Or, un transformateur branché consomme de l’énergie, car le courant résiduel continue de le traverser. Pensez donc à vérifier ce détail de construction sur la fiche technique de votre machine d'impression.
- Les consommables
L’encre et la papeterie représentent une grande partie des coûts d’impression. Afin d'optimiser les dépenses de votre parc d'impression vous pouvez :
- Renégocier le contrat d’entretien et de maintenance
Un copieur professionnel doit être régulièrement entretenu afin d'éviter les pannes. Sachez que la réparation peut être assurée par le service après-vente pendant la période de garantie. Passé ce délai, vous pouvez faire appel à un prestataire externe. Analysez scrupuleusement le contrat d’entretien qui vous est proposé et renégociez ce dernier si possible. Plusieurs critères sont en effet à prendre en compte comme la fréquence des interventions et les services inclus tels que la main d’œuvre, le transport et le renouvellement des composants.
- Évaluez les besoins de chaque parc d'impression
La comptabilité analytique permet d’évaluer le coût de chaque impression. Chaque département calculera ensuite ses dépenses en photocopie et en impression en fonction du volume de documents manipulés quotidiennement. Les utilisateurs s’efforceront par la suite de ne pas dépasser ce coût. Les appareils modernes peuvent donner exactement la quantité d’impressions effectuées à partir de chaque ordinateur et le nombre de copies réalisées par chaque utilisateur.
Privilégier l'achat à la location
Un photocopieur est amorti au bout de 5 ans d’utilisation environ. Avec un bon entretien, il sera opérationnel sur une plus longue période, sauf si vous voulez vous en défaire parce qu’il ne répond plus à vos besoins. Notez que la location peut s’avérer à terme plus coûteuse avec les frais annexes comme l’installation et la maintenance. La location d'un copieur peut aussi vous engager sur plusieurs années, alors que vous souhaitez mettre un terme à votre contrat plus tôt.
Si vous optez tout de même pour la location, soyez vigilant quant aux délais de résiliation pour éviter les tacites reconductions.
La dématérialisation des documents ou l'objectif zéro papier
Au-delà de l’impression et de la photocopie, le copieur est aussi l’un des outils permettant la dématérialisation des documents. Une démarche qui a tout son sens dans le monde de l’entreprise et des organisations. La dématérialisation est à la fois un engagement concret en faveur de l’écologie mais aussi un processus de gestion performant. Les photocopieuses actuelles proposent diverses options susceptibles de s’adapter aux besoins structurels de chaque secteur d’activités.
Les avantages de la dématérialisation
Les bénéfices de la dématérialisation des documents sont multiples. On pense spontanément à la problématique de l’écologie. Utiliser moins de papier et d’encre a en effet un impact positif sur la pollution liée à leur production. Elle implique aussi une diminution considérable en matière de déchets. Le passage des documents d’entreprise en version informatique ou digitale permet une réduction des dépenses en papier et en encre. Il favorise une gestion efficace et exhaustive des documents à travers le tri et un mode d’organisation informatisés.
La conservation, l’archivage et la vision à long-terme de la gestion des documents s’en trouvent également facilités. En matière d’espace de stockage, l’archivage physique n’étant plus nécessaire, le gain de place est remarquable. On note aussi l’accessibilité des documents, consultables par de nombreuses personnes, éventuellement à partir de localisations distinctes.
Une dématérialisation automatisée
Les photocopieuses actuelles sont assorties d'options destinées à optimiser le processus de dématérialisation. Des logiciels intégrés visent l’automatisation des tâches et induisent donc un gain de temps important. Ils se chargent du tri, du traçage, de la catégorisation et de la compression des supports papiers à numériser. Les fichiers scannés passent à travers un système d’identification des caractères qui les transforme en documents modifiables. Des fonctions permettent de numériser facilement des supports comme les livres. Un ensemble de solutions informatiques au service d’une dématérialisation performante.
Les différents types de papier pour l'impression
Bien choisir son papier, c’est d’abord bien comprendre ce dont il retourne, et notamment quelles sont les différences qualitatives – et de grammage – qui expliquent les écarts de prix constatés. Il en va de l’aspect visuel, mais également tactile, du support que vous obtiendrez, sans oublier de son poids, de sa transparence (ou au contraire de son opacité), et in fine de sa tenue dans le temps.
Le grammage du papier, kézako ?
Dès qu’il est question d’imprimer un flyer ou tout autre support de communication d’ailleurs, la problématique du grammage n’est jamais bien loin. Mais de quoi s’agit-il exactement ? En réalité, le grammage correspond au poids de la feuille de papier par mètre carré – c’est ce qui explique que l’unité retenue soit le g/m².
Souvent, le grammage est confondu avec l’épaisseur du papier, mais ce sont deux données différentes, bien que corrélées. Ainsi, s’il est vrai qu’un grammage élevé implique une feuille plus épaisse, cette mesure de l’épaisseur dépend aussi d’autres éléments, telles que la quantité de fibres de bois utilisé, l’éventuel adjonction de produits spécifiques à la pâte à papier (tels que des écorces d’orange ou des grains de café, par exemple). Qui plus est, la méthode de fabrication choisie par la papeterie impactera la densité du papier, et donc son épaisseur.
Sachez également que le papier que l’on retrouve le plus fréquemment dans les imprimantes / photocopieurs a un grammage compris entre 60 et 90 g/m², alors que le carton léger se situe au-delà des 100 g/m² et peut atteindre 350 g/m².
De l’importance d’un grammage soigneusement choisi
Que vous ayez en tête un dépliant commercial, une brochure de présentation de votre entreprise, des documents administratifs, des cartes de visite, ou peut-être même l’impression d’un manuscrit, il est extrêmement important de ne pas négliger le choix du grammage approprié. En effet, s’il est inadapté, c’est tout le rendu final de votre projet qui peut s’en trouver gâché. L’exemple typique de cette erreur est le catalogue au grammage trop faible ; le résultat ?
Des pages beaucoup trop transparentes, faisant se mélanger visuellement les images du recto et du verso. Pour faire le bon choix, n’hésitez pas à contacter des professionnels du secteur avec des éléments de comparaison. Si un grammage de 60 g/m² est vraiment réservé aux impressions courantes, au bureau comme chez vous, un papier non couché de 90 g/m² peut convenir à des livres ou des papiers officiels à en-tête. Le niveau du dessus, de 130 g/m² se révèle idéal pour des images en couleur, et il est possible de le rendre plus résistant, mais également de choisir entre un rendu mat ou brillant.
Le cran supérieur, autour de 170 g/m² correspond à un carton dit « léger », un excellent choix pour un catalogue premium, tandis que le carton « semi-rigide » à 350 g/m² sera parfait pour les cartes de visite ou les couvertures de brochure de présentation d’entreprise.
Focus sur les types de papier pour impression numérique
Quel que soit votre projet, n’hésitez surtout pas à prendre contact avec nos équipes afin qu’elles puissent vous orienter vers la solution la plus adaptée. Nous avons déjà utilisé le terme de papier « non couché » ou « classique » mais il existe aussi un papier « couché », qui se démarque par une surface lisse et brillante (ou mate, au choix) grâce à divers additifs chimiques utilisés lors de sa fabrication ; dans tous les cas, le rendu des couleurs est jugé remarquable.
N’oublions pas non plus le papier « texturé », qui doit son nom à sa texture en relief qui lui donne un style que beaucoup jugent élégant ; vous en trouverez plusieurs variantes : gaufré, martelé ou bien encore vergé. Comme le monde du papier s’inscrit pleinement dans une démarche plus que jamais nécessaire d’éco-responsabilité, on trouve aujourd’hui des papiers écologiques et recyclés, les premiers étant issus de bois de forêts certifiées FSC (acronyme de Forest Stewardship Council), les seconds intégrant entre 60 à 100% de papier recyclé.