Cesser d’utiliser un photocopieur professionnel ou le restituer ne suffit pas à mettre fin à sa location. Tant que la résiliation n’a pas été adressée au bon interlocuteur dans le délai prévu, les loyers peuvent continuer à courir.
La difficulté vient souvent de la coexistence d’un contrat de financement avec le bailleur et d’un contrat de maintenance avec le fournisseur de photocopieur, chacun possédant ses propres clauses. Pour résilier un contrat de location de photocopieur professionnel, il faut donc vérifier son échéance, son préavis et ses conditions de sortie.
La démarche reste simple à la fin de l’engagement, mais devient plus coûteuse avant le terme : indemnités, accord amiable, rachat du contrat ou manquement grave du fournisseur de photocopieur doivent alors être examinés.
Avant toute démarche, réunissez le contrat de financement, le contrat de maintenance, le bon de commande, le procès-verbal de livraison, les conditions générales et les éventuels avenants. Ces documents permettent de contrôler :
Le fournisseur qui installe les photocopieurs n’est pas toujours l’organisme qui encaisse les loyers. Une entreprise peut donc être liée simultanément à un bailleur financier et à un prestataire technique. Mettre fin à l’un de ces contrats ne résilie pas nécessairement l’autre.
Les contrats de location de longue durée de photocopieurs sont conclus pour une durée de 36, 48 ou 60 mois. Seule la durée inscrite dans les documents signés reste applicable. Selon les clauses, la location peut commencer à la signature, à la livraison ou à la mise en service de la machine. Le préavis est lui aussi contractuel : aucun délai universel de trois ou six mois ne s’applique à tous les contrats de photocopieur professionnel.
La loi dite Chatel ne constitue pas une protection générale des entreprises contre la reconduction tacite. Il est donc prudent de programmer une alerte suffisamment tôt et de ne pas attendre un rappel du prestataire.
La résiliation à l’échéance correspond à une décision de ne pas renouveler le leasing. Elle suit quatre étapes.
Partez de la date d’échéance et retranchez la durée du préavis. Vérifiez si les conditions générales retiennent la date d’envoi ou celle de réception de la notification. Prévoyez une marge de sécurité pour éviter qu’un retard postal entraîne la reconduction du contrat de location ou leasing du photocopieur.
Adressez la demande à la personne morale mentionnée dans le contrat : bailleur financier, société de leasing ou fournisseur. Lorsque la location et l’entretien font l’objet de deux contrats, deux notifications peuvent être nécessaires. La lettre recommandée avec accusé de réception reste le moyen le plus sécurisé et peut être imposée par les clauses. Un mail complémentaire facilite le suivi, mais ne remplace pas la procédure prévue.
Avant de résilier un contrat, demandez au bailleur de confirmer explicitement :
Conservez le courrier, l’accusé de réception et la réponse du bailleur.
La machine d’impression restant la propriété du bailleur, sa restitution doit être prévue avant la clôture du dossier. N’interrompez pas les prélèvements des loyers sur la seule base de l’envoi du courrier de résiliation.
Ce modèle concerne une résiliation à l’échéance. Il doit être adapté en cas de rupture anticipée ou de litige.
Objet : non-renouvellement du contrat de location nº [numéro]
Madame, Monsieur,
Nous vous notifions notre décision de ne pas renouveler le contrat de location nº [numéro], portant sur le photocopieur [marque et modèle], numéro de série [référence], à son échéance du [date].
Cette notification est effectuée conformément à la clause [référence] et dans le respect du préavis contractuel de [durée].
Nous vous remercions de nous confirmer par écrit la date de fin des loyers ainsi que les modalités de restitution ou d’enlèvement du matériel d’impression.
Cordialement,
[Nom, fonction, entreprise et signature]
Aucun motif n’est nécessaire pour refuser le renouvellement, sauf disposition contractuelle particulière.
Un contrat de location de photocopieur à durée déterminée doit en principe être exécuté jusqu’à son échéance, conformément à l’article 1212 du Code civil. Une baisse du volume d’impression, un déménagement ou l’absence d’utilisation du copieur ne suffit pas à interrompre les mensualités.
Le bailleur peut accepter une résiliation anticipée contre le paiement d’un solde. Demandez un décompte précisant les loyers restants à courir, les indemnités, les frais de clôture et le coût de restitution du matériel. Comparez ce montant avec le maintien du service jusqu’à son terme.
Une sortie immédiate n’est pas toujours la solution la plus économique.
Des pannes répétées, une maintenance défaillante ou des délais d’intervention non respectés peuvent constituer des manquements mais ne causent pas la fin du financement. Les articles 1224 à 1226 du Code civil encadrent la résolution pour inexécution. Selon les clauses et les faits, une mise en demeure, l’application d’une clause résolutoire ou une décision judiciaire peut être nécessaire.
Le bailleur finance le photocopieur et perçoit les loyers. Le prestataire technique assure l’entretien, les réparations, les pièces et parfois les consommables d’impression. Ces contrats peuvent avoir des durées et des modalités de résiliation différentes.
Résilier un contrat de maintenance n’annule donc pas automatiquement la location. Dans certaines opérations contractuelles, la disparition d’un contrat peut entraîner la caducité de l’autre. Cette conséquence reste néanmoins soumise aux conditions de l’article 1186 du Code civil. En cas de liquidation du mainteneur, de panne persistante ou de litige, faites analyser l’ensemble du contrat par un avocat avant de suspendre les paiements.
Le coût d’une résiliation anticipée de contrat de location de photocopieur dépend des clauses signées, de la durée d’engagement restante et de l’accord négocié avec le bailleur.
| Coût potentiel | Élément à contrôler |
|---|---|
| Loyers restant à courir | Échéancier du leasing |
| Indemnité de résiliation | Conditions générales |
| Solde de maintenance | Contrat technique |
| Frais de restitution | Enlèvement et transport |
| Remise en état du matériel | État du photocopieur |
| Reprise de l’engagement | Nouveau devis de location |
Une pénalité ne peut pas être écartée unilatéralement. Lorsqu’elle constitue une clause pénale manifestement excessive, le juge peut éventuellement la modérer sur le fondement de l’article 1231-5 du Code civil.
Le délai de rétractation de quatorze jours ne concerne pas tous les professionnels. Il peut s’appliquer à un contrat conclu hors établissement lorsque l’entreprise compte cinq salariés au maximum et que l’objet du contrat n’entre pas dans son activité principale.
Avant l’enlèvement du matériel d’impression :
Vérifiez ensuite la facture de clôture et conservez les justificatifs. Une fois le contrat résilié, comparez plusieurs devis d’achat et de location selon le volume d’impression, le coût à la page, la maintenance, la durée d’engagement et les clauses de sortie.
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