Les photocopieurs destinés aux espaces de coworking doivent répondre aux besoins d’utilisateurs très différents : entreprises résidentes, indépendants, clients en domiciliation ou visiteurs présents à la journée. Simples d’accès, les photocopieurs doivent aussi protéger la confidentialité des documents et faciliter la gestion des impressions.
Comptabilisation des pages, attribution de quotas, facturation par coworker, impression couleur et numérisation : chaque équipement doit être configuré selon la fréquentation et les usages réels de l’espace partagé.
Une machine domestique montre ses limites pour imprimer les documents de plusieurs utilisateurs : files d’attente, consommables fréquents et coûts difficiles à répartir. Les imprimantes d’entrée de gamme ne sont pas conçues pour une utilisation partagée. Pour un usage professionnel, les photocopieurs multifonctions offrent des solutions adaptées aux impressions partagées : ils centralisent l’impression, la copie et la numérisation en réseau.
Le type d’appareil à sélectionner dépend des utilisateurs, des formats des impressions, de l’utilisation ou non de la couleur et des pics d’activité. Les grands espaces ouverts à la journée peuvent produire moins qu’un petit espace doté de salles de réunion. La gestion des imprimantes et des impressions doit donc suivre les volumes d’impression mesurés.
| Profil de l’espace | Besoins d’impression | Configuration conseillée | Fonctions prioritaires |
|---|---|---|---|
| Petit espace de coworking | Domiciliation, services à la journée et impressions A4 | Machine A4 compacte | Wi-Fi, Ethernet, impression cloud et scan vers e-mail |
| Espace de Coworking intermédiaire | Open space et salles de réunion | Photocopieurs A4 rapides ou A3 compacts | Comptes utilisateurs, quotas et impression sécurisée |
| Grand espace ou centre d’affaires | Plusieurs zones et travaux simultanés | Plusieurs photocopieurs multifonctions répartis dans les espaces | Gestion centralisée des coûts, relève des compteurs et continuité de service |
| Espace de coworking multisite | Équipements installés à plusieurs adresses | Parc d’impression administré à distance | Gestion multisite, règles communes et facturation consolidée |
Un audit du parc d’impression permet de mesurer les usages avant d’installer plusieurs appareils ou de renouveler une configuration insuffisante. Cette analyse facilite la gestion des imprimantes, leur répartition entre les espaces partagés et le contrôle des coûts d’impression.
Les photocopieurs A4 professionnels servent à imprimer les documents courants : contrats, factures, présentations et dossiers administratifs. Peu encombrants, ils s’installent dans un espace dédié, à distance des salles de réunion. Les imprimantes multifonctions suffisent lorsque les membres utilisent le format A4.
La technologie laser convient aux impressions régulières grâce à sa vitesse et à ses toners de grande capacité.
Les photocopieurs A3 multifonctions deviennent pertinents pour les documents grand format : plans, affiches, brochures ou grands tableaux. Ils offrent davantage de capacité papier et d’options de finition, mais occupent plus d’espace. La fréquence des impressions au format A3 doit donc être mesurée en amont.
Un réglage par défaut en monochrome et en recto verso maîtrise le budget sans interdire l’impression couleur.
Des documents oubliés dans le bac peuvent contenir un contrat, une facture ou des informations commerciales. L’impression sécurisée conserve le travail en attente jusqu’à l’identification de son auteur par code PIN, badge ou compte utilisateur. Chaque coworker récupère ses impressions devant l’une des imprimantes sans accéder aux travaux des autres professionnels.
La sécurité des services d’impression repose sur plusieurs réglages destinés aux utilisateurs :
La compatibilité entre les photocopieurs, les imprimantes, les badges, le logiciel de coworking et les solutions cloud doit être validée. L’impression cloud permet aux membres autorisés de transmettre leurs documents depuis un ordinateur ou un mobile sans accéder au réseau professionnel d’un autre utilisateur.
Certaines fonctionnalités des photocopieurs nécessitent une licence ou un connecteur.
Une solution de gestion associe les impressions à un utilisateur ou à une entreprise. Les forfaits peuvent attribuer à chaque coworker un quota adapté à son abonnement. L’outil de gestion consulte les compteurs, limite la couleur et facture les dépassements. PaperCut, uniFLOW ou Gespage proposent ces fonctions selon les photocopieurs et l’environnement informatique. La tarification globale repose sur le coût à la page des photocopieurs en intégrant le contrat, la maintenance, les toners, les licences et les autres coûts d’utilisation.
Une politique d’impression lisible doit préciser aux membres des espaces de coworking partagés :
Le choix des photocopieurs et imprimantes dépend des volumes d’impression, des formats et des travaux simultanés. Ces solutions équipent le petit bureau partagé comme le centre d’affaires multisite. Les tarifs varient selon les options et restent à établir sur devis.
| Modèle | Format et technologie | Vitesse d’impression | Usage conseillé |
|---|---|---|---|
| Canon imageFORCE C331 | Imprimante multifonction laser A4 | Jusqu’à 33 ppm | Coworking recherchant un appareil compact, sécurisé et polyvalent |
| Canon i-SENSYS X C1333iF | Imprimante laser A4 | Jusqu’à 33 ppm | Petit espace utilisant l’impression cloud et mobile |
| Ricoh IM C320F | Imprimante laser | 32 ppm | Espace intermédiaire ayant des besoins réguliers d’impression et de numérisation |
| Kyocera ECOSYS MA3500cifx | Imprimante laser A4 | Jusqu’à 37 ppm | Groupe de travail soutenu nécessitant copie, scan et fax |
| Canon imageRUNNER ADVANCE DX C3926i | Imprimante laser A3 | Jusqu’à 26 ppm en A4 | Centre d’affaires produisant ponctuellement des documents A3 |
| Canon imageRUNNER ADVANCE DX C3930i | Imprimante laser A3 couleur | Jusqu’à 30 ppm en A4 | Coworking imprimant régulièrement des documents A3 |
| Canon imageRUNNER ADVANCE DX 4825i | Imprimante multifonction laser A3 noir et blanc | Jusqu’à 25 ppm en A4 | Contrats et dossiers monochromes en volume régulier |
| Ricoh IM C3010A | Imprimante multifonction laser A3 | 30 ppm | Grand espace nécessitant plusieurs bacs et une capacité papier évolutive |
Le temps de sortie de la première page, la numérisation recto verso, l’autonomie papier, le niveau sonore et la disponibilité d’un appareil de remplacement comptent autant que la vitesse d’impression.
L’achat de photocopieurs ou d’imprimantes convient aux espaces aux besoins stables, mais impose d’assumer les coûts d’acquisition et d’entretien. Parmi les solutions disponibles, la location répartit la dépense et peut inclure maintenance et toner. En leasing, le financement et la maintenance peuvent relever de contrats distincts.
| Solution | Avantages | Contraintes | Profil adapté |
|---|---|---|---|
| Achat | Propriété du matériel et absence de loyer après acquisition | Investissement initial, entretien et renouvellement à organiser | Coworking stable conservant longtemps la même configuration |
| Location longue durée ou leasing | Budget régulier, matériel récent et maintenance possible | Engagement sur une durée définie et conditions de sortie à vérifier | Espace installé durablement avec des volumes prévisibles |
| Location sans engagement long | Forfait et configuration adaptables selon l’offre | Loyer potentiellement supérieur, préavis et frais annexes possibles | Coworking récent, saisonnier ou en phase de développement |
Une location de photocopieurs sans engagement peut convenir lorsque le nombre de membres évolue rapidement. Il faut vérifier la période minimale, le préavis, le dépôt de garantie, les frais d’installation et les tarifs de location varient selon le format et le modèle.
La gestion des services peut couvrir la livraison, le paramétrage réseau, la création des comptes, les compteurs, l’entretien, le dépannage et le toner. La gestion du papier, les licences, les badges ou certaines interventions peuvent rester facturés séparément.
Le contrat doit préciser le canal d’assistance, les horaires d’intervention et le remplacement des photocopieurs. Pour une salle de réunion, un open space ou plusieurs sites, un suivi centralisé simplifie la gestion des coûts d’impression, des compteurs, des consommables et des incidents sur les différentes imprimantes multifonctions.
Une demande de devis doit préciser l’effectif, la fréquentation, les sites, les volumes, la part de couleur, les formats et les fonctions de sécurité. Ces données permettent de comparer l’achat et la location, de choisir des photocopieurs adaptés aux espaces de coworking et d’obtenir un contrat conforme à l’usage réel des machines installées.
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