En contrepartie de loyers, le leasing permet aux entreprises de financer un photocopieur sans l’acheter. Le leasing peut convenir aux PME souhaitant disposer de matériel récent pour imprimer, copier et numériser leurs documents tout en répartissant la dépense. Avant tout engagement, le futur locataire doit distinguer le crédit-bail de la location financière et vérifier précisément les conditions concernant la maintenance, les consommables et l’option d’achat.
Le terme « leasing » désigne couramment plusieurs formes de financement locatif. Dans le cadre d’un crédit-bail mobilier, l’entreprise choisit son photocopieur ou son imprimante auprès d’un fournisseur. Un organisme financier achète ensuite la machine d’impression et la met à sa disposition pendant une durée déterminée. La société qui loue l’appareil reste propriétaire du matériel, tandis que l’entreprise locataire en assure l’utilisation quotidienne.
À l’échéance, l’entreprise cliente peut lever l’option d’achat en réglant la valeur résiduelle prévue dans le contrat ou restituer le photocopieur. Une location financière ne comporte pas nécessairement d’option d’achat du matériel.
Un contrat de location privilégie l’usage du matériel d’impression, puis sa restitution ou son renouvellement.
| Propriétaire pendant le contrat | Fin du contrat de location | |
|---|---|---|
| Achat direct | L’entreprise | Matériel conservé ou revendu |
| Crédit-bail ou leasing | Le prestataire | Achat à la valeur résiduelle ou restitution |
| Location courte | Le bailleur | Restitution ou renouvellement |
| Location longue durée | Le bailleur | Restitution, remplacement ou prolongation |
Un contrat de leasing de photocopieur et imprimante multifonctions fait intervenir 3 acteurs :
Un copieur en leasing doit être choisi selon le nombre d’utilisateurs, les documents traités et le volume mensuel. Il faut aussi définir le format de copie, l’usage ou non de la couleur, la vitesse, la capacité papier et les fonctionnalités : numérisation, scanner recto verso ou finition.
L’organisme financier étudie ensuite le dossier et acquiert l’équipement d’impression. Le début des loyers peut être lié à la signature du procès-verbal de livraison ou de réception. Le photocopieur doit être installé, configuré sur le réseau de l’entreprise et testé.
Un contrat de location long réduit le montant de chaque échéance, mais prolonge l’engagement pour une imprimante ou un photocopieur multifonction susceptible de ne plus correspondre aux besoins futurs de la PME. Le loyer du photocopieur dépend de son prix, de la durée du contrat, du premier versement et des options.
| Modèle | Format et impression | Vitesse d’impression | Coût du loyer HT |
|---|---|---|---|
| Canon i-SENSYS X 1238i II | A4 noir et blanc | 38 ppm | 35 €/mois |
| Ricoh M 420F | A4 noir et blanc | 42 ppm | 45 €/mois |
| Ricoh IM C2010 | A3 couleur | 20 ppm | 75 €/mois |
| Canon imageRUNNER ADVANCE DX C3926i | A3 couleur | 26 ppm | 85 €/mois |
| Canon imageRUNNER ADVANCE DX C3930i | A3 couleur | 30 ppm | 100 €/mois |
| Ricoh IM C3010A | A3 couleur | 30 ppm | 110 €/mois |
Ces fourchettes de prix varient selon la configuration du système d’impression et les services associés.
Selon le type de contrat de leasing de copieur, les services d’entretien et de maintenance pourront couvrir :
les déplacements et la main-d’œuvre ;
les pièces d’usure ;
les toners des photocopieurs multifonctions ;
les mises à jour ;
le remplacement temporaire du photocopieur ;
un délai d’intervention défini.
les interventions de maintenance en dehors des horaires prévus peuvent rester exclus. Aucun délai de dépannage ou de remplacement de matériel ne doit être considéré comme acquis s’il n’est pas inclus dans le contrat de leasing.
Le loyer finance la mise à disposition du photocopieur ou de l’imprimante. Les pages imprimées sont souvent facturées séparément dans le cadre du contrat de maintenance. Le budget du locataire peut comprendre :
un loyer mensuel ou trimestriel ;
un tarif par page noir et blanc ou couleur ;
des frais d’installation, d’assurance ou de dossier ;
la valeur résiduelle du matériel si l’option d’achat est exercée.
Il faut aussi vérifier le volume inclus, le tarif des dépassements, les modalités de révision et le coût à la page.
Le leasing évite une sortie de trésorerie équivalente au prix total des photocopieurs. Il répartit la dépense sur plusieurs exercices et facilite la planification du budget des entreprises. Les loyers d’un crédit-bail mobilier sont comptabilisés en charges et fiscalement déductibles lorsque les conditions générales sont respectées.
Le traitement comptable peut toutefois varier selon le référentiel appliqué. Le leasing ne doit donc pas être choisi uniquement pour un avantage fiscal supposé et présente aussi plusieurs contraintes :
engagement pendant une durée déterminée ;
coût total potentiellement supérieur à un achat comptant ;
changement de photocopieur soumis au contrat ;
maintenance éventuellement facturée séparément ;
indemnités possibles en cas de rupture anticipée du contrat ;
propriété acquise uniquement après la levée de l’option.
Le loyer d’un contrat de leasing ne suffit pas à mesurer le coût réel d’un service. Chaque devis doit préciser :
le modèle et la configuration du photocopieur ;
le montant du premier versement ;
le nombre et la périodicité des loyers ;
les frais de dossier et d’installation ;
la valeur résiduelle ;
les services de maintenance inclus ;
le prix des impressions ;
les conditions de remplacement ;
l’assurance du matériel ;
les frais de restitution ;
les indemnités de résiliation anticipée.
La date de début, la durée, l’éventuelle reconduction et le préavis doivent aussi être contrôlés. Il n’existe pas de délai de préavis unique pour tous les contrats professionnels. Aussi, un interlocuteur commercial unique ne signifie pas qu’une seule société est responsable du financement, de l’installation et du service technique.
À l’échéance d’une solution de crédit-bail, l’entreprise peut acquérir le photocopieur en réglant la valeur fixée dès la signature. Cette somme doit être intégrée au coût total.
Lorsque l’option n’est pas exercée, le locataire restitue le matériel. L’état de la machine, ses accessoires et son compteur peuvent être consignés afin de limiter les contestations. Les frais d’enlèvement ou de remise en état doivent être anticipés dans le contrat.
Les données enregistrées sur le disque dur du photocopieur doivent être supprimées avant son départ. Lorsque les besoins ont évolué, un nouveau contrat de leasing peut financer une imprimante plus rapide ou plusieurs photocopieurs multifonctions, à condition d’identifier les sommes restant dues au titre du précédent engagement.
La préparation d’un cahier des charges permet de comparer plusieurs contrats de leasing de copieur professionnel sur une base identique : volumes d’impression, formats, modèles, fonctions, durée d’engagement et coût global du service.
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