Équiper plusieurs services ou établissements ne consiste pas à multiplier les machines d’impression. La location d’un parc d’impression permet aux entreprises de déployer des photocopieurs et des imprimantes professionnelles adaptés à chaque usage, avec une gestion commune du financement, de la maintenance et du suivi. Le nombre d’imprimantes, leur emplacement et les prestations incluses doivent répondre aux volumes d’impression réels.
La location d’un parc de copieurs évite de financer chaque imprimante. Les loyers répartissent la dépense sur la durée du contrat et facilitent le renouvellement des imprimantes. Cette formule convient à une PME organisée en plusieurs services comme à une structure multisite.
Un parc cohérent permet d’affecter une imprimante professionnelle A4 aux petits groupes, un photocopieur laser A3 aux documents grand format et un modèle monochrome aux travaux administratifs. Les entreprises évitent ainsi de suréquiper les bureaux.
Selon l’offre, la location peut inclure l’installation, la maintenance, la télérelève ou l’approvisionnement en toner. Ces prestations ne sont pas toujours comprises dans le loyer. Le financement du matériel et la maintenance peuvent relever de deux contrats distincts.
Le nombre de collaborateurs ne détermine pas à lui seul le nombre de machines. Deux équipes comparables peuvent produire des volumes très différents. Il faut prendre en compte :
Un parc d’impression pour entreprise sous-dimensionné provoque files d’attente, réapprovisionnements fréquents et usure prématurée. À l’inverse, des photocopieurs trop nombreux augmentent les loyers et les coûts fixes. Un audit du parc d’impression mesure les volumes et repère les équipements peu utilisés.
| Profil de l’entreprise | Configuration indicative | Priorités |
|---|---|---|
| Petite entreprise | imprimante professionnelle A4 laser couleur | Qualité, faible encombrement et numérisation |
| PME organisée en plusieurs pôles | Plusieurs imprimantes A4 et un photocopieur A3 central | Répartition des flux et continuité de service |
| Grande entreprise | Parc mixte A4/A3, couleur et monochrome | Supervision, quotas et capacité papier |
| Entreprise multisite | Imprimantes réparties entre plusieurs adresses | Administration et reporting centralisés |
| Site à forte production | Photocopieurs rapides dotés de magasins supplémentaires | Disponibilité, finition et maintenance réactive |
Une petite structure n’a pas toujours besoin d’un parc complet : un photocopieur professionnel pour PME adapté peut centraliser l’impression, la copie et la numérisation des documents.
La gestion d’un parc d’imprimantes professionnelles peut associer plusieurs technologies et formats. Un photocopieur professionnel A4 convient à une équipe imprimant des factures, contrats ou présentations.
Un photocopieur A3 partagé répond aux plans, tableaux, brochures et affiches. Pour les documents essentiellement textuels, une machine laser noir et blanc limite l’usage des toners couleur. Les modèles doivent être comparés selon leur volume recommandé, leur vitesse, leur qualité d’impression et leur autonomie papier.
| Modèle | Format et vitesse | Usage conseillé dans le parc |
|---|---|---|
| Canon i-SENSYS X C1333iF | Imprimante multifonction laser A4 couleur, 33 ppm | Petit service ou bureau individuel |
| Ricoh IM C320F | Multifonction A4 couleur, 32 ppm | Groupe de travail polyvalent |
| Kyocera ECOSYS MA3500cifx | Imprimante couleur, 35 ppm | Production bureautique régulière |
| Canon imageRUNNER ADVANCE DX C3930i | Photocopieur laser A3 couleur, 30 ppm | Équipe partageant des documents A3 |
| Ricoh IM C3010A | Photocopieur couleur, 30 ppm | Parc centralisé de PME |
| Canon imageRUNNER ADVANCE DX 4825i | Photocopieur monochrome, 25 ppm | Documents administratifs noir et blanc |
| Konica Minolta bizhub C251i | Photocopieur laser A3 couleur, 25 ppm | PME aux volumes modérés |
| Konica Minolta bizhub C257i | Photocopieur A3 couleur, 25 ppm | Supports bureautiques jusqu’au format A3 |
| Konica Minolta bizhub 4051i | Imprimante A4 monochrome, 40 ppm | Bureau administratif compact |
| Konica Minolta bizhub 4751i | Imprimante A4 noir et blanc, 47 ppm | Groupe produisant de forts volumes |
| Konica Minolta bizhub 367 | Photocopieur laser A3 noir et blanc, 36 ppm en A4 | Production A3 noir et blanc |
Le contrat doit distinguer clairement la mise à disposition des photocopieurs des services associés.
Selon la proposition du prestataire, il peut prévoir :
Le papier, les agrafes, les badges, certaines licences ou pièces peuvent rester à la charge du client. Il faut contrôler les délais, les frais d’installation, la restitution et l’effacement des données. Les modalités de modification du parc et de gestion des coûts doivent être prévues dès la signature du contrat de location.
La gestion du parc d’impression offre une vue commune sur les appareils installés. Cette gestion centralisée signale les incidents, les niveaux de toner et les compteurs. Dans une organisation multisite, le responsable consolide les données sans administrer chaque équipement séparément.
Un logiciel comme PaperCut, uniFLOW ou Gespage peut attribuer des droits et des quotas aux utilisateurs, limiter la couleur ou répartir les coûts par service. La libération des documents par code PIN ou badge évite qu’une impression confidentielle reste dans le bac de sortie. Les licences, les connecteurs et la compatibilité avec les imprimantes doivent néanmoins être vérifiés avant le déploiement.
La sécurité repose aussi sur le paramétrage du réseau, la mise à jour des micrologiciels, la séparation des droits administrateur et l’effacement des travaux temporaires. L’impression cloud ou mobile doit être configurée de façon à ne pas ouvrir inutilement l’accès au système informatique de l’entreprise.
Le tarif dépend du nombre d’appareils, de leur format, de leur vitesse et de la durée du contrat. Un parc de multifonctions A4 n’aura pas le même loyer qu’une configuration intégrant des photocopieurs A3 couleur et des finisseurs. Le devis doit séparer trois composantes :
Un faible loyer peut masquer des coûts de copies, un volume minimum ou des coûts d’intervention élevés. Les entreprises doivent comparer le coût annuel total et le traitement des pages non consommées ou produites au-delà du forfait. Les prix de location des photocopieurs fournissent des repères par catégorie, mais seul un inventaire détaillé permet de chiffrer un parc complet.
| Solution | Avantages | Points à contrôler |
|---|---|---|
| Achat | Propriété des équipements et absence de loyer après acquisition | Investissement, entretien et renouvellement |
| Location longue durée | Budget réparti et parc homogène | Durée, préavis et évolution du parc |
| Leasing ou crédit-bail | Financement avec éventuelle option d’achat selon le contrat | Valeur résiduelle et distinction avec la maintenance |
| Location flexible | Ajout ou retrait potentiellement plus simple | Loyer, durée minimale et disponibilité du matériel |
Le meilleur choix dépend de la stabilité des besoins, de la trésorerie et de la durée d’utilisation envisagée. La propriété du matériel n’assure pas à elle seule un coût inférieur, tandis que la location ne garantit pas toujours la maintenance ou les consommables.
Le déploiement commence par l’inventaire des machines, des volumes et du réseau de chaque établissement. Le fournisseur prépare ensuite les configurations et installe progressivement les photocopieurs afin de limiter les interruptions.
Chaque site doit connaître son calendrier, son interlocuteur technique et la procédure de signalement d’une panne. Après la formation des utilisateurs, la télérelève et le reporting permettent de suivre les consommations. Un bilan périodique identifie les imprimantes saturées ou sous-utilisées et facilite l’adaptation du parc lors d’un déménagement.
Le devis doit préciser les sites, le nombre d’ utilisateurs, les imprimantes existantes, les volumes, la couleur, les formats, la sécurité et la maintenance attendue. Ces informations permettront de comparer différents photocopieurs et imprimantes multifonctions, leurs loyers, leurs services et leurs coûts globaux sur une base identique.
Recevez jusqu’à 4 devis comparatifs
Installation, vente et location d’imprimantes et de photocopieurs multifonctions couleur ou noir et blanc. Devis sur mesure et sans engagement.