Le choix d’un photocopieur pour TPE ou PME doit être adapté au volume d’impression réel de l’entreprise afin d’éviter un équipement inutilement coûteux. Imprimante multifonction A4 compacte ou photocopieur professionnel A3 partagé : le modèle dépend des formats utilisés par l’entreprise, des besoins en couleur et du nombre d’utilisateurs.
Certaines TPE et PME de conseil impriment peu, contrairement aux cabinets comptables. Avant de comparer les photocopieurs professionnels, il faut analyser les usages et relever :
Pour une TPE ou une PME, un audit du parc d’impression permettra de mesurer le volume de pages nécessaires et facilitera la gestion des photocopieurs et imprimantes.
| Profil d’utilisation | Configuration requise | Fonctions prioritaires |
|---|---|---|
| TPE ou PME aux volumes modérés | Imprimante A4 | Impression recto verso, scan et Wi-Fi |
| TPE ou PME imprimant surtout des textes | Photocopieur laser A4 monochrome | Vitesse, toner de grande capacité et faible coût par page |
| PME commerciale ou agence | Multifonction A4 couleur | Qualité des présentations et numérisation rapide |
| PME traitant régulièrement le format A3 | Photocopieur A3 couleur ou noir et blanc | Capacité papier, chargeur de documents et finitions |
| PME organisée en plusieurs services | Photocopieur central et imprimantes A4 | Comptes utilisateurs, supervision et continuité d’impression |
Les photocopieurs A4 compacts couvrent les courriers, factures et conviennent aux TPE et PME. Les imprimantes multifonctions réunissent impression, copie, numérisation et fax. Le photocopieur A3 répond aux plans, tableaux, affiches ou brochures. Ces photocopieurs possèdent davantage de bacs et de finitions. Si les impressions A3 sont rares dans votre entreprise, une imprimante professionnelle A4 suffit.
Un photocopieur noir et blanc produit des documents en monochrome uniquement alors qu’une imprimante ou un photocopieur couleur convient davantage aux présentations en quadrichromie.
Un photocopieur laser professionnel utilise du toner et offre une vitesse d’impression constante. Une imprimante professionnelle à jet d’encre convient aux volumes d’impression modérés.
Les photocopieurs pour PME ou TPE doivent simplifier la gestion des documents. Les fonctions utiles sont :
Voici quelques exemples d’imprimantes et photocopieurs multifonctions A4 et A3 pour TPE et PME couvrant différents secteurs d’activité :
| Modèle | Vitesse d’impression | type de PME concernée |
|---|---|---|
| Canon imageFORCE C331 | 33 ppm | TPE recherchant couleur et compacité |
| Canon i-SENSYS X C1333iF | 33 ppm | TPE recherchant impression, scan et fax |
| Ricoh IM C320F | 32 ppm | PME aux besoins réguliers |
| Ricoh IM 370F | 37 ppm | Documents professionnels essentiellement textuels |
| Ricoh IM C401F | 40 ppm | Usage soutenu et numérisation rapide |
| Sharp BP-C533WR | 33 ppm | PME recherchant une capacité papier évolutive |
| Sharp BP-B537WR | 37 ppm | Professionnels aux impressions administratives régulières |
| Canon imageRUNNER ADVANCE DX C3926i | 26 ppm | Entreprise imprimant ponctuellement en A3 |
| Ricoh IM C2510 | 25 ppm | Impression couleur A3 polyvalente |
| Ricoh IM C3010A | 30 ppm | PME aux volumes intermédiaires |
| Sharp BP-51C26 | 26 ppm | PME recherchant un usage polyvalent de l’A3 |
| Sharp BP-51C31 | 31 ppm | Entreprises partageant plusieurs formats |
| Sharp BP-61C36 | 36 ppm | haute vitesse de copie en couleur |
Le volume de ppm et la vitesse de numérisation en ipm ne suffisent pas à départager ces photocopieurs. Il faut aussi aussi comparer les options de sécurité et les finitions.
Les tarifs des photocopieurs pour PME et TPE varient selon leur performance.
| Gamme | Tarif à l’achat | Location mensuelle HT |
|---|---|---|
| Photocopieur A4 noir et blanc | 500 à 2 000 € | 30 à 60 € |
| Photocopieur A4 couleur | 700 à 3 000 € | 40 à 90 € |
| Photocopieur A3 monochrome | 2 500 à 7 000 € | 55 à 140 € |
| Photocopieur A3 couleur | 3 000 à 10 000 € | 70 à 180 € |
Le coût à la page doit être calculé séparément en noir et en couleur. Un faible loyer peut masquer un prix par page élevé. Consultez aussi les prix de location des photocopieurs.
L’achat donne à l’entreprise la propriété du photoocpieur, mais nécessite un investissement initial ainsi que la prise en charge de son renouvellement. Il convient à des besoins stables. La location répartit la dépense des PME et facilite l’accès à un photocopieur professionnel récent. Le contrat de location peut inclure livraison, installation ou maintenance. Durée, restitution et remplacement doivent être vérifiés. Si l’entreprise doit équiper plusieurs équipes ou établissements, la location d’un parc d’impression permet de coordonner les photocopieurs, les compteurs et la maintenance.
La disponibilité des photocopieurs professionnels est essentielle lorsqu’une TPE ou une PME repose sur une machine d’impression centrale. Un contrat d’entretien et de maintenance peut couvrir le dépannage et l’approvisionnement en pièces et toner.
L’impression sécurisée conserve le travail jusqu’à l’identification de l’utilisateur. Les droits peuvent limiter la couleur ou la numérisation. Il faut aussi protéger l’administration, appliquer les mises à jour et effacer les données lors du remplacement d’un photocopieur.
Pour réduire les coûts, l’entreprise peut activer le recto verso, régler le noir et blanc par défaut, suivre les compteurs et supprimer les imprimantes individuelles peu utilisées.
Une demande de devis doit préciser le nombre d’utilisateurs dans l’entreprise, le volume d’impression couleur, les formats et les services inclus dans le contrat de maintenance.
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