Pendant un salon, un congrès ou un séminaire, les besoins peuvent évoluer jusqu’au dernier moment : listes de participants, programmes actualisés, dossiers de presse ou supports destinés aux exposants. Disposer d’un système d’impression multifonction sur place évite alors de dépendre d’un prestataire extérieur à chaque modification.
La location de photocopieur pour événement est la solution idéale pour utiliser une imprimante professionnelle pendant une journée ou plusieurs semaines. La machine peut être livrée, mise en service et connectée au réseau du site. La maintenance, le toner, l’assistance et la reprise doivent apparaître clairement dans le contrat de location.
L’achat d’un photocopieur multifonction n’est pas justifié pour un besoin limité à quelques jours. La location événementielle permet de sélectionner un système d’impression adapté au volume attendu, puis de le restituer, sans avoir à supporter son stockage ni son coût d’acquisition. Grâce à un service disponible dans la France entière, les formules de location événementielle d’imprimantes et photocopieurs multifonctions répondent aux besoins des :
Les photocopieurs multifonctions centralisent l’impression, la copie et la numérisation et peuvent être placés dans un bureau, une salle de presse ou une zone réservée aux exposants.
Un photocopieur doit être proportionné au nombre d’utilisateurs, aux formats traités et aux pics d’activité :
| Principaux besoins | Configuration recommandée | Modèles adaptés | |
|---|---|---|---|
| Séminaire ou formation | Programmes, exercices, listes et attestations | Multifonction A4 noir et blanc de 40 à 50 ppm | Brother MFC-L5710DN ou Ricoh M 420F |
| Salon ou showroom | Formulaires, propositions commerciales et dossiers exposants | Multifonction A4 compact ou A3 couleur polyvalent | Epson WorkForce Pro EM-C800RDWF, Canon imageRUNNER ADVANCE DX C259i ou Konica Minolta bizhub C250i |
| Congrès ou conférence | Dossiers de presse, comptes rendus et impressions A3/A4 | Photocopieur A3 couleur de 25 à 30 ppm avec numérisation rapide | Canon imageRUNNER ADVANCE DX C3926i ou Ricoh IM C3010A |
| Assemblée générale | Résolutions, rapports et jeux de copies | Copieur A3 avec tri, agrafage et chargeur recto verso | Konica Minolta bizhub C360i ou Ricoh IM C3010A |
| Festival ou événement sportif | Plannings, listes d’équipes et supports d’organisation | Plusieurs imprimantes A4 connectées pour répartir les flux | Brother MFC-L5710DN ou Ricoh M 420F |
L’entreprise doit estimer le nombre de pages quotidien et identifier les périodes les plus chargées : inscriptions, arrivée des exposants, réunions ou clôture du salon. Une marge raisonnable permet d’absorber les réimpressions et les changements de programme. La capacité des bacs et l’autonomie du toner influencent aussi la continuité du travail. Un appareil rapide doté d’un bac trop petit exigera des rechargements fréquents.
Selon les usages, plusieurs fonctionnalités peuvent être nécessaires à une entreprise :
Pour les badges, étiquettes ou supports épais, il faut contrôler les formats et grammages acceptés. Une imprimante spécialisée peut être préférable lorsque le support ne convient pas à un multifonction classique.
Une liaison Ethernet offre une meilleure stabilité lorsqu’un grand nombre d’utilisateurs doit accéder au copieur. Le Wi-Fi convient à un déploiement léger, sous réserve que le réseau du salon autorise l’ajout d’un appareil. Il faut aussi préciser les postes à connecter et les règles de sécurité informatique. Pour les informations confidentielles, l’impression par code évite qu’un dossier reste sans surveillance dans le bac de sortie.
Les horaires, les accès techniques et le paramétrage doivent être préparés avant la mise en service.
| Étape | Points à anticiper |
| Définition du besoin | Dates, volumes, formats et nombre d’utilisateurs |
| Préparation | Contrôle de l’imprimante, toner, accessoires et réglages |
| Livraison du matériel | Adresse, créneau, quai, ascenseur et badges d’accès |
| Mise en service | Branchement, connexion et tests d’impression |
| Reprise | Horaire de démontage et effacement des données |
Un photocopieur A3 sur socle peut nécessiter un ascenseur, un monte-charge ou un accès pour chariot. Ces contraintes doivent être communiquées suffisamment tôt pour éviter un retard ou des frais supplémentaires.
Le contrat de location de photocopieur professionnel ou le bon de commande doit préciser si la formule couvre :
Il faut aussi contrôler les horaires de l’assistance et le délai indicatif d’intervention. Aucun engagement ne doit être considéré comme garanti s’il ne figure pas dans les conditions acceptées dans le contrat de location.
Une location courte de photocopieur professionnel présente un coût journalier supérieur à un engagement longue durée. Le prix dépend du modèle, de la durée de location, de la distance, des conditions d’accès et de l’accompagnement demandé.
| Prestation | Fourchette de prix HT |
| Multifonction A4 pour une journée | 50 à 100 € |
| Photocopieur A3 couleur pour une journée | 100 à 210 € |
| Location pendant une semaine | 250 à 500 € |
| Journée supplémentaire | 40 à 80 € |
| Livraison et reprise | 150 à 550 € |
| Installation et paramétrage | 100 à 300 € |
| Assurance ou dépôt de garantie | Selon le prestataire |
Chaque offre doit donc distinguer la location du copieur ou de l’imprimante, la durée, le transport, le volume de pages comprises, l’assistance, l’assurance et la reprise du matériel.
Une demande de location événementielle de photocopieur couleur ou noir et blanc doit préciser :
La location d’un copieur pour un événement implique que l’appareil soit livré au bon créneau et testé.
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