Équiper ses bureaux en matériel d’impression fiable et durable sans immobiliser un budget important ni assumer seul les frais d’entretien constitue un enjeu pour de nombreuses entreprises. Pour répondre à ce besoin, la location de photocopieur de longue durée permet de répartir le financement du matériel sur 36 à 60 mois tout en bénéficiant, selon l’offre choisie, de la maintenance, des consommables et du suivi du parc d’impression.
Le loyer mensuel ne suffit pas à déterminer la rentabilité du contrat. Volume de pages, coût des copies noir et blanc ou couleur, indexation tarifaire, délai de dépannage et conditions de résiliation influencent directement le budget global. Une offre bien calibrée doit donc correspondre aux usages réels de l’entreprise pendant toute la période de la location.
Dans le cadre d’une LLD, le photocopieur reste la propriété du bailleur. L’entreprise utilise le matériel contre le paiement d’un loyer mensuel ou trimestriel pendant une durée définie dans le contrat. Les engagements de 36, 48 ou 60 mois sont les plus courants.
Une durée longue réduit les échéances, mais limite la possibilité de changer rapidement de matériel. Une PME aux besoins stables peut privilégier un contrat de quatre ou cinq ans, tandis qu’une petite structure aura intérêt à conserver davantage de flexibilité.
Pour un chantier, un salon professionnel ou un besoin ponctuel, une location de photocopieur de courte durée est plus adaptée qu’un engagement pluriannuel. Il faut distinguer la location financière du contrat d’entretien. Le bailleur finance les photocopieurs multifonctions, tandis que le prestataire prend en charge l’installation et la maintenance.
La location longue repose principalement sur l’usage du photocopieur ou de l’imprimante. À l’échéance, le matériel est généralement restitué ou remplacé. Le crédit-bail comprend une option d’achat permettant à l’entreprise de devenir propriétaire pour une valeur résiduelle prévue dès la signature.
Concernant le leasing, il faut vérifier si le contrat prévoit une restitution, un renouvellement ou un rachat. Une comparaison entre achat et location de photocopieur permet d’identifier la formule la plus cohérente.
Le prix dépend d’abord de la configuration du matériel. Un photocopieur A4 noir et blanc destiné à une petite équipe coûte moins cher qu’un photocopieur couleur A3 équipé de plusieurs bacs, d’un chargeur de documents, d’un module d’agrafage et de fonctions avancées de numérisation. Le budget varie selon :
la vitesse d’impression ;
le volume mensuel de copies ;
la part des impressions noir et blanc ou couleur ;
les formats A4, A3 ou SRA3 ;
les fonctions de scan et de gestion documentaire ;
les options de sécurité ;
la durée du contrat ;
le niveau de maintenance.
| Marque et modèle | Type de photocopieur | Durée | Loyer |
|---|---|---|---|
| Canon imageRUNNER ADVANCE DX C259i | A4 couleur, 25 pages/minute | 60 mois | 48,65 € HT/mois |
| Sharp BP-51C26EU | A3 couleur, 26 pages/minute | 60 mois | 74,25 € HT/mois |
| Canon DX C3720i | A3 couleur, 20 pages/minute | 60 mois | 77,81 € HT/mois |
| Ricoh IM C3010A | A3 couleur, 30 pages/minute | 60 mois | 110,29 € HT/mois |
| Toshiba e-STUDIO 3018A | A3 noir et blanc, 30 pages/minute | 36 mois | 139 € HT/mois |
| Sharp MX-6071EU | A3 couleur, 60 pages/minute | 60 mois | 250,30 € HT/mois |
Ces loyers peuvent être rapprochés du prix d’achat d’un photocopieur professionnel afin d’identifier le mode de financement le plus adapté au budget de l’entreprise. Des options peuvent être facturées séparément.
Pour comparer plusieurs offres, il faut additionner l’ensemble des dépenses prévues : Coût global = loyers + maintenance + copies facturées + options + frais annexes.
Avant de comparer deux contrats, il est indispensable de calculer le coût à la page d’un photocopieur en intégrant le toner, la maintenance et le nombre de pages noir et blanc ou couleur produites chaque mois. Une mensualité basse peut masquer un prix à la page élevé, un forfait minimum, une indexation annuelle ou des frais de restitution. À l’inverse, un loyer légèrement supérieur peut inclure davantage de services.
| Élément | Incidence sur le budget | Point à contrôler |
|---|---|---|
| Loyer du photocopieur | Finance l’usage du matériel | Échéances et premier loyer |
| Maintenance | Couvre l’entretien et le dépannage | Pièces, main-d’œuvre et déplacements |
| Copies noir et blanc | Facturation au forfait ou au compteur | Pages incluses et dépassements |
| Copies couleur | Tarif généralement plus élevé | Coût unitaire et minimum mensuel |
| Consommables | Peut inclure toner et pièces d’usure | Papier, agrafes et tambours |
| Installation | Peut être facturée séparément | Livraison, réseau et formation |
| Fin de contrat | Peut générer des frais | Enlèvement et remise en état |
Les loyers sont enregistrés parmi les charges de l’entreprise. Lorsqu’ils sont engagés pour les besoins de l’activité et correctement justifiés, ils peuvent être déduits du résultat imposable. La TVA facturée sur les loyers peut également être récupérée lorsque l’entreprise dispose d’un droit à déduction. Le traitement comptable exact dépend néanmoins du contrat, du statut de la structure et du référentiel utilisé.
La maintenance conditionne directement la disponibilité des photocopieurs. Le contrat doit préciser les prestations comprises : entretien préventif, dépannage, déplacement du technicien, main-d’œuvre, pièces détachées, toner et assistance à distance.
Le papier, les agrafes et certaines réparations causées par une mauvaise utilisation restent souvent exclus. Il faut aussi vérifier la prise en charge des tambours, kits de fusion et autres pièces d’usure.
Une simple promesse d’intervention rapide ne suffit pas. Le contrat doit indiquer le délai de prise en charge, le délai de déplacement et les conditions de prêt d’un photocopieur de remplacement.
Un contrat de location longue durée de copieur ou d’imprimante engage l’entreprise pendant plusieurs années. Les conditions de sortie doivent donc être étudiées aussi attentivement que le prix.
La date de départ de la location peut correspondre à l’installation ou à la signature du procès-verbal de réception. Elle doit être identifiée précisément afin de calculer l’échéance et le préavis.
La résiliation doit parfois être notifiée séparément au bailleur et au prestataire de maintenance. Enregistrer ces dates dès la signature évite une reconduction tacite non souhaitée.
Le loyer, le forfait de maintenance ou le coût des copies peuvent faire l’objet d’une hausse annuelle. Il faut vérifier l’indice utilisé, la fréquence de révision et l’existence d’un plafond. Sur un contrat de location de 48 ou 60 mois, une augmentation peut sensiblement modifier le budget initial.
Les besoins peuvent évoluer pendant la location : Le contrat doit préciser si ces changements donnent lieu à un avenant, à un échange de matériel ou à un nouvel engagement.
La résiliation anticipée d’un contrat de location longue durée de photocopieur peut être coûteuse car le bailleur peut demander tout ou partie des loyers restant à courir, auxquels peuvent s’ajouter des frais de dossier. Avant d’accepter une proposition de rachat de contrat de photocopieur par un concurrent, il faut demander un décompte détaillé.
Lorsque les besoins changent, une renégociation reste souvent préférable. Le fournisseur peut proposer un photocopieur multifonction plus performant, un équipement couleur supplémentaire ou une modification du forfait d’impression.
À l’échéance, l’entreprise peut restituer le photocopieur, renouveler la location avec un modèle plus récent ou acheter la machine lorsqu’une option est prévue.
La restitution doit être préparée : état du matériel d’impression, frais d’enlèvement, conditions de remise en état et suppression des données enregistrées sur le disque dur. Les carnets d’adresses, documents numérisés et files d’impression doivent être effacés afin de préserver la confidentialité. Quelques mois avant la fin, il est utile de réévaluer les volumes d’impression, le nombre d’utilisateurs et les besoins de numérisation.
Le meilleur contrat n’est pas forcément celui ayant le loyer le plus faible. Il doit être adapté aux volumes de pages, aux fonctions utilisées et au niveau de service attendu.
Il faut déterminer :
le volume mensuel d’impression ;
la part des copies couleur ;
les formats et vitesses recherchés ;
les besoins de numérisation ;
les exigences de sécurité ;
l’évolution probable de l’activité.
Ces critères doivent être regroupés dans un cahier des charges.
La location de photocopieur longue durée est une solution idéale pour lisser les dépenses, maintenir un parc d’impression opérationnel et renouveler son matériel.
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