Création d’une TPE, déménagement, réorganisation ou volumes d’impression incertains : les besoins d’une entreprise peuvent évoluer plus rapidement qu’un contrat de 36 à 60 mois. La location de photocopieur sans engagement est l’alternative idéale à l’achat pour utiliser un équipement d’impression professionnel sans avoir à s’engager. Ce type de contrat de location peut comprendre la livraison, l’installation, de maintenance et la fourniture des consommables .
Un copieur ou une imprimante professionnelle est mis à la disposition de l’entreprise contre un loyer mensuel, sans transfert de propriété. Le contrat est renouvelé au mois jusqu’à sa résiliation, selon le préavis et les modalités prévus dans l’offre. Un contrat de location sans-engagement de photocopieur ne signifie donc pas absence de conditions.
Un contrat de location de photocopieur ou d’imprimante sans engagement peut prévoir :
Une sortie immédiate et gratuite ne doit être considérée comme acquise que si elle est expressément autorisée par le loueur de photocopieur ou d’imprimante. Contrairement à certains contrats de leasing, cette formule de location n’a pas pour objectif de financer le photocopieur pendant plusieurs années ni de permettre systématiquement son achat.
Les principaux avantages d’un contrat de location flexible sont sa durée adaptable, son faible investissement initial et la possibilité de faire évoluer le matériel d’impression selon ses besoins. La location sans engagement d’un photocopieur multifonction répond aux besoins des entreprises manquant de visibilité sur leur activité ou leurs futurs volumes d’impression :
L’ajout, le retrait ou le remplacement d’une machine d’impression dépend toutefois des disponibilités du prestataire et des conditions inscrites dans le contrat de location.
Cette souplesse est particulièrement adaptée à un espace de coworking recherchant un photocopieur capable d’accompagner les variations d’effectifs et de volumes d’impression.
Avant d’opter pour une formule flexible, il convient néanmoins de déterminer quelle gamme de photocopieur choisir pour une TPE ou PME selon les formats et les volumes de copie attendus.
Voici les solutions de gestion de photocopieurs ou d’imprimantes multifonctions couleur ou noir et blanc pouvant répondre aux différents besoins des entreprises selon leur secteur d’activité professionnel.
| Contrats | Fonctionnement | Usage adapté |
|---|---|---|
| Location courte durée | Durée fixée à l’avance, de quelques jours à plusieurs mois | Événement, chantier ou besoin ponctuel |
| Location longue durée | Contrat renouvelable au mois | Besoin récurrent, mais durée incertaine |
| Location longue durée | Contrat d’une durée comprise entre 36 et 60 mois | Usage quotidien stable |
| Leasing ou crédit-bail | Loyer mensuel suivi d’une éventuelle option d’achat en fin de contrat | Achat possible en fin de contrat |
| Achat direct | Paiement du prix du matériel et transfert de propriété | Besoin durable et capacité d’investissement suffisante |
La location de photocopieurs sans engagement offre de la souplesse, mais son coût mensuel est supérieur à celui d’un contrat longue durée. La location ponctuelle a une date de début et de fin définie dès la commande, tandis qu’un contrat de leasing repose sur un potentiel achat basé sur un prix déterminé à l’avance. Si les dates de début et de fin du contrat sont connues, une location événementielle sera plus adaptée.
Voici des fourchettes de prix de contrats de location d’imprimantes et de photocopieurs multifonctions :
| Type de matériel loué | Cout du loyer mensuel HT |
| Imprimante multifonction A4 noir et blanc | 35 à 70 € |
| Imprimante multifonction A4 couleur | 45 à 90 € |
| Photocopieur A3 couleur de 20 à 30 ppm | 80 à 150 € |
| Photocopieur A3 couleur et noir & blanc de 35 ppm et plus | 120 à 230 € |
Pour mesurer le surcoût de cette souplesse, comparez ces montants avec le prix de location d’un copieur.
Un photocopieur multifonction reconditionné peut réduire le loyer, tandis que des imprimantes neuves, rapides ou équipées d’options de finition augmentent le budget. Un devis doit distinguer le coût de location du matériel d’impression, le volume de pages inclus, les copies supplémentaires, la maintenance et les consommables.
Le prestataire n’inclus pas systématiquement la maintenance de la machine dans un contrat de location de photocopieur sans engagement. Le cas échant, le service de maintenance peut couvrir le diagnostic à distance, les déplacements, la main-d’œuvre, l’entretien préventif et le remplacement des pièces défectueuses de la machine. Les toners des imprimantes et photocopieurs multifonctions couleur ou n&b peuvent être livrés automatiquement et leur coût peut être intégré au loyer, au prix par copie ou facturé par le prestataire.
Le prix du loyer ne suffit pas pour comparer les offres de location de photocopieurs sans engagement de durée.
Il faut aussi contrôler :
La restitution doit enfin prévoir l’effacement des données et documents conservés sur le disque dur du photocopieur. Un contrat de location de photocopieur professionnel sans engagement est une solution adaptée aux entreprises dont les besoins peuvent évoluer. Ses avantages doivent être appréciés à partir du coût total, de la qualité du matériel, des services inclus, des conditions de sortie, et pas uniquement du loyer.
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