Équiper un bureau d’un système d’impression professionnel représente un budget très variable selon les performances et les fonctions attendues. Le coût d’une location de photocopieur professionnel s’étend de 30 € à plus de 400 € HT par mois, en fonction du format A4 ou A3, du volume d’impression et de la durée d’engagement.
La location d’un copieur évite de financer immédiatement l’achat du matériel d’impression. Pour obtenir un chiffrage détaillé, il faut ajouter à la mensualité la maintenance, les consommables, les copies et les éventuels frais d’installation.
Les fourchettes suivantes correspondent à une location comprise entre 36 et 60 mois.
| Gamme | Usage conseillé | Tarif mensuel HT |
|---|---|---|
| Multifonction A4 noir et blanc | Courriers et documents administratifs | 30 à 60 € |
| Multifonction A4 couleur | Présentations et supports commerciaux | 40 à 90 € |
| Photocopieur A3 monochrome | Volumes réguliers et formats variés | 55 à 140 € |
| Photocopieur A3 couleur | PME et groupes de travail | 70 à 180 € |
| Copieur A3 rapide | Pour volumes élevés | 130 à 280 € |
| Système d’impression avec options de avec finition | Reprographie et usage intensif | 180 à plus de 400 € |
Le tarif évolue selon des caractéristiques comme la capacité des bacs, la numérisation recto verso, l’écran tactile, la sécurisation des documents ou les modules de finition.
Ces tarifs concernent principalement une machine. Pour plusieurs équipements, le budget doit être calculé à l’échelle de la location d’un parc de photocopieurs, en intégrant les loyers, la maintenance, les logiciels et les coûts d’impression de chaque site.
L’équipement doit être choisit selon le nombre d’utilisateurs, les formats traités et le volume mensuel.
| Modèle | Format et usage conseillé | Vitesse | Location HT/mois |
|---|---|---|---|
| Brother MFC-L5710DN | A4 noir et blanc, bureautique intensive | 48 pages/min | 20 à 30 € |
| Epson WorkForce Pro EM-C800RDWF | A4 couleur à jet d’encre, petits groupes de travail | 25 pages/min | 25 à 35 € |
| Canon i-SENSYS X C1538iF II | A4 couleur, volumes réguliers | 38 ppm | 35 à 50 € |
| Canon imageRUNNER ADVANCE DX C259i | A4 couleur, fonctions documentaires avancées | 25 ppm | 50 à 80 € |
| Canon imageRUNNER ADVANCE DX C3926i | A3 couleur, PME et services partagés | 26 ppm | À partir de 85 € |
| Ricoh IM C3010A | A3 couleur, volumes intermédiaires à élevés | 30 ppm | À partir de 110 € |
| Sharp MX-6071EU | A3 couleur, production intensive | 60 ppm | À partir de 25€ |
Une imprimante ou un photocopieur laser fonctionne avec du toner et convient particulièrement aux volumes réguliers. Il garantit une impression rapide et homogène pour les factures, courriers, contrats et dossiers internes. Les imprimantes professionnelles à jet d’encre utilisent des cartouches ou des poches à haut rendement. Elles peuvent répondre aux besoins des entreprises qui recherchent une bonne qualité d’image et une consommation électrique maîtrisée. Le choix doit prendre en compte :
| Durée habituelle | Usage adapté | |
| Location ponctuelle | Quelques jours à plusieurs mois | Événement, chantier ou besoin temporaire |
| Location flexible | Période courte ou reconduction mensuelle | Activité récente ou volumes incertains |
| Location longue | 36 à 60 mois | Utilisation stable et régulière |
| Leasing avec option d’achat | 36 à 60 mois | Acquisition possible en fin de contrat |
La location d’une imprimante ou d’un photocopieur de longue durée convient aux besoins prévisibles. Un forfait flexible sera plus adaptée à un bureau temporaire, une activité saisonnière ou une société récemment créée.
La mensualité couvre l’installation de la machine et les services complémentaires varient selon le fournisseur.
| Traitement habituel | |
| Livraison et installation | Incluses ou facturées séparément |
| Paramétrage du réseau | Inclus selon l’offre |
| Formation des utilisateurs | Incluse ou optionnelle |
| Maintenance et dépannage | Contrat distinct ou prestation associée |
| Pièces d’usure | Généralement couvertes par la maintenance |
| Toner, encre et cartouches | Intégrés ou facturés séparément |
| Papier | Rarement inclus |
| Reprise du matériel | À vérifier avant la signature |
Le contrat doit préciser les délais d’intervention, les déplacements et les exclusions. Certains modèles signalent automatiquement le niveau d’encre ou de toner afin de prévoir la livraison des consommables.
Le tarif de location mensuel inclut les impressions et les éventuels frais annexes.
Prenons l’exemple d’une entreprise qui paie :
Sur 60 mois, le budget de location nécessaire représente 7 500 € HT, hors frais supplémentaires.
Ce calcul facilite la comparaison avec un achat. Devenir propriétaire évite les mensualités, mais impose de financer la machine, son entretien, ses réparations et son remplacement futur.
Chaque proposition commerciale doit distinguer la location du matériel, la maintenance et le coût des copies. Un prix d’appel attractif peut masquer une indexation annuelle, des impressions supplémentaires coûteuses ou une assistance limitée.
Avant de signer un contrat de location de copieur, vérifiez :
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