Pourquoi réaliser l'audit du parc d’impression d'une entreprise ?
Solliciter des experts pour optimiser le fonctionnement du parc de photocopieurs et d’imprimantes de son entreprise permet à terme de réduire ses coûts d'impression. Une véritable expertise en solutions d’impressions permettra aussi à une entreprise de gagner en productivité. Notre équipe propose un audit d'impression intelligent et accompagne chacun de ses clients tout au long du processus d'optimisation.
Objectifs d’un audit d’impression d'entreprise
L’impression et la copie de documents en entreprise peuvent représenter une charge susceptible de dépasser 10 % du budget informatique. Entre le gaspillage interne, les machines obsolètes et les pratiques inadaptées, les sources de dépenses inutiles liées à la gestion documentaire sont importantes.
Conduit par des spécialistes, l'audit d'impression questionne et cible plusieurs points :
- les procédures internes ;
- les données et flux d’informations ;
- le parc de copieurs et d’imprimantes ;
- la compatibilité du matériel informatique ;
- la détermination de vos besoins ;
- les compétences de vos collaborateurs ;
- l'impression monochrome ou en couleurs ;
- l'utilisation de consommables.
En analysant ces paramètres, l’audit d’impression va déterminer quelle solution d’optimisation mettre en place au sein de votre structure pour limiter les coûts liés aux systèmes d’impression.
Déroulement d’un audit d’impression
L’audit d'un parc d’impression professionnel consiste en une analyse des process internes en matière de photocopie, de traitement des documents, ou de dépenses en cartouches, toners ou papier.
Le bilan d'un audit de parc d'impression est matérialisé par un rapport qui dresse un état des lieux à l’instant t dans une entreprise. Il préconise aussi des solutions visant à optimiser les processus d'impression ainsi que la productivité, tout en réduisant les coûts des services pour l'entreprise.
Notre équipe d’experts peut minutieusement étudier votre politique d’impression et la confronter à vos besoins réels. Les différentes phases d'un audit qui peut être rapide à effectuer portent sur :
- les caractéristiques des imprimantes ;
- les clauses du contrat de location ou de maintenance associé aux imprimantes ;
- le flux de production : impressions et numérisations ;
- la typologie des documents imprimés : noir et blanc, couleur, le type de papier et le format d'impression : A5, A4 A3, A2, A1, A0... ;
- la recherche des soucis techniques et défaillances rencontrés par les collaborateurs au quotidien.
Un accompagnement personnalisé
Nos techniciens d'expérience vous conseilleront sur les meilleures méthodes à déployer comme :
- la proposition de solutions de maintenance préventive et corrective ;
- des préconisations sur mesure afin d’assurer une compatibilité technologique durable ;
- des conseils sur le workflow ;
- une amélioration de la politique d’achat de vos consommables ;
- le déploiement d’un outil de supervision .
Nos équipes vous aideront à interpréter les données relevées et à développer un environnement d’impression optimal. Nous pouvons aussi vous aider dans le choix des formations à dispenser aux utilisateurs pour une utilisation raisonnée des différents équipements d'impression. Nous intervenons dans les villes de Paris, Marseille, Lyon, Lille, Toulouse, Nice, Bordeaux, Nantes et Strasbourg.
