Photocopieurs et imprimantes pour les associations
Dans le monde associatif, il est parfois nécessaire de disposer d’une solution d’impression multifonction afin de produire flyers, tracts, affiches, plaquettes et brochures indispensables à la communication. Avant d'acheter ou de louer un photocopieur pour votre association, il faut prendre en compte des critères tels que la technologie, la vitesse d'impression et le format de papier le plus utilisé au quotidien.
Privilégier l'achat ou la location pour son association ?
1) L'achat de photocopieurs
En comptabilité, l'achat d'un copieur couleur ou n&b sera attribué au poste budgétaire dédié aux amortissements. Le client est donc propriétaire du matériel de bureautique lorsque celui-ci a été acquis dans le cadre d'une vente.
C’est pourquoi il est recommandé de ne pas changer de copieur avant la fin du contrat.
2) Contrats de location de photocopieurs
Si vous choisissez du matériel de reprographie via une offre de location pour votre association, les mensualités passent en frais de fonctionnement. Pour calculer le montant global des frais d'un contrat de location, il faut prendre en compte :
- le type de machine : multifonction ou monofonction ;
- le fournisseur et la marque d'appareil : Canon, Ricoh, Sharp, Epson, Toshiba...
- la durée du contrat de location proposée par l'entreprise :contrat de courte durée,contrat de moyenne durée ou constat de longue durée ;
- le coût des consommables : cartouche, toner, papier et agrafes.
Un contrat de maintenance de photocopieuse multifonctions comprend :
- une maintenance préventive par un technicien : tests, réglages et remplacement des pièces d’usure ;
- la mise à disposition par la société de location d'un équipement de remplacement en cas de panne.
La décision d’acheter ou de louer une photocopieuse dépend donc de la trésorerie de votre association.
Quel matériel d'impression pour une association ?
Il est conseillé de lister les besoins réels de son association afin de minimiser ses dépenses.
⇒ Installer une imprimante couleur ou noir et blanc ?
L’utilisation ou non de la couleur a un impact direct sur le coût d'impression car une cartouche couleur coûte 40 % plus cher qu'une cartouche monochrome. La couleur consomme aussi plus d’énergie et a des conséquences sur la capacité des solutions d'impression :
- Comptez 18 ppm en moyenne pour une imprimante laser contre 10 ppm pour une machine à jet d’encre.
Une copie en couleur coûte environ 0,50 € contre 0,005 € pour du n&b.
⇒ Privilégier des impressions au format A3 ou A4 ?
Le format A3 sera utilisé par une association dont l'activité l'amène à imprimer des affiches ou des posters. Les photocopieuses A4 sont plutôt utiles pour les documents, courriers, dépliants, flyers ou formulaires et coûtent deux fois moins cher que les machines A3/A4.
⇒ Utilisation ponctuelle ou régulière ?
Une imprimante à jet d’encre peu utilisée se bouche après une période d’inactivité. On recommande donc d’imprimer au moins une à deux pages par semaine et de réaliser régulièrement un nettoyage des têtes d'impression. Ce n'est pas le cas d'une imprimante couleur laser qui imprime en haute qualité.
Prix de vente et de location des photocopieurs pour associations
1) 100 à 400 euros par mois pour la location d'un photocopieur professionnel via un contrat.
2) À l'achat, les prix sont les suivants :
- photocopieur A4 : entre 500 €euros et 3000 euros ;
- photocopieur A3/A4 : entre 3000 € et 30 000 €.
