Photocopieur pour organisations syndicales et fédérations
Les fédérations ou syndicats qui ont pour objectif la défense d’intérêts communs de personnes physiques ou morales produisent une grande quantité de documents papier. L’impression de rapports, graphiques, tracts, courriers, ou affiches nécessite l’usage d’un photocopieur couleur et n&b de grande capacité.
Dans l’exercice de leur activité
sportive, culturelle ou éducative, les adhérents d’une fédération sont
amenés à photocopier et scanner des pièces justificatives, des bulletins
d’adhésion, et tout document nécessaire à l'activité de l'association. Découvrez
ici nos conseils pour choisir un photocopieur adapté.
Quel équipement de bureautique pour quel volume d'impression ?
Afin de rationaliser les coûts d’impression, il faut d’abord évaluer le volume de copie mensuel :
- si plus de 3000 copies par mois, un appareil qui produit 20 pages par minute (ppm) suffira ;
- entre 3000 et 25 000 copies par mois : de 20 à 45 ppm ;
- pour plus de 25 000 copies par mois : plus de 75 ppm.
Il faut aussi déterminé si un service de maintenance est nécessaire en se questionnant sur :
- comment la machine va être acheminée dans les locaux de la fédération ou du syndicat ?
- qui va prendre en charge l’entretien et le renouvellement des consommables parmi les représentants ?
- quel serait l’impact d’une possible panne sur le fonctionnement du syndicat ?
Photocopieurs pour syndicats : les fonctionnalités essentielles
Les grands travaux imprimés comme les banderoles et affiches peuvent être produits à l’aide d’une photocopieuse A3 ou A4 couleur et noir et blanc. Pour un rendu optimal, le matériel de bureautique des locaux d'un syndicat doit proposer une haute résolution de minimum 1200 dpi.
Pour l’édition de plaquettes ou livrets blancs, une résolution de 1200 dpi est généralement utilisée.
Une organisation syndicale devra privilégier un photocopieur multifonction qui évite d’acquérir plusieurs appareils de reprographie car il permet d’imprimer et de numériser mais aussi de dématérialiser les documents. La fonction recto-verso automatique et la présence de plusieurs bacs de chargement de papier sont aussi indispensables pour un fonctionnement en continu, sans intervention des adhérents.
Critères de choix d'un système d'impression
Une productivité accrue passe par l’utilisation d’une imprimante professionnelle de qualité :
- la
vitesse d’impression : dans le cadre de la production massive de
copies, une imprimante laser est à privilégier car elle est capable de
fournir 20 à 45 ppm, contre seulement 10 ppm pour un modèle à jet
d’encre. Un copieur haut volume peut même atteindre jusqu’à 135 ppm sur
papier standard et 90 ppm en recto-verso sur du papier épais ;
- la
connectivité, pour une mise en réseau du photocopieur : ce mode permet
la commande à distance avec déclenchement et réception des travaux
depuis un poste de travail ;
- la prise en charge d’options telles que l’impression sur enveloppe et les fonctions de tri, reliure, perforation et agrafage des documents.
Attention aux imprévus et coûts cachés
Afin d’éviter les mauvaises surprises dans la comptabilité annuelle, il convient de rester vigilant sur :
- le contrat de location financière et le forfait déterminant le coût à la page ;
- le prix des consommables qui doit être prévu dans le budget prévisionnel global ;
- la durée et les clauses de l’éventuel contrat de location du copieur multifonction qui engagent le signataire sur une période prédéterminée et peuvent faire l’objet de pénalités en cas de résiliation anticipée : crédit-bail, évolutif, service de location de courte ou longue durée...
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