Photocopieur pour organisations syndicales et fédérations
Les fédérations ou syndicats qui ont pour objectif la défense d’intérêts communs de personnes physiques ou morales produisent une grande quantité de documents papier. L’impression de rapports, graphiques, tracts, courriers, ou affiches nécessite l’usage d’un photocopieur couleur et n&b de grande capacité.
Dans l’exercice de leur activité
sportive, culturelle ou éducative, les adhérents d’une fédération sont
amenés à photocopier et scanner des pièces justificatives, des bulletins
d’adhésion, et des documents nécessaires à l'activité de l'association. Découvrez
ici nos conseils pour choisir un photocopieur adapté.
Quel type de photocopieur pour les organisations syndicales ?
Les coûts d’impression d'une activité syndicale se calculent en fonction du volume de photocopie mensuel :
- si plus de 3000 copies par mois, un appareil d'impression qui produit 20 pages par minute suffira ;
- entre 3000 et 25 000 copies par mois : de 20 à 45 ppm ;
- pour plus de 25 000 copies par mois : plus de 75 ppm.
Il faut aussi déterminé si un service de maintenance est nécessaire en se questionnant sur :
- comment le photocopieur va être acheminé dans les locaux de la fédération ou du syndicat ?
- qui va prendre en charge l’entretien et le renouvellement des consommables parmi les représentants syndicaux ?
- quel serait l’impact d’une possible panne du photocopieur sur le fonctionnement du syndicat ?
Photocopieur pour syndicats : les fonctionnalités essentielles
La production de banderoles et d'affiches pourra être réalisée à l’aide d’un photocopieur A3 ou A4 couleur et noir et blanc. Pour un rendu optimal, le matériel d'impression des locaux d'un syndicat doit proposer une haute résolution de minimum 1200 dpi. Pour l’impression de documents comme des plaquettes ou des livrets blancs, les syndicats doivent privilégier une résolution de 1200 dpi.
Les organisations syndicales doivent privilégier un photocopieur multifonction qui évite d’acquérir plusieurs appareils d'impression car il permet d’imprimer et de numériser mais aussi de dématérialiser les documents. La fonction recto-verso automatique et la présence de plusieurs bacs de chargement de papier sont aussi indispensables pour un fonctionnement en continu, sans intervention du personnel.
Critères de choix d'un système d'impression pour syndicats
Une productivité accrue passe par l’utilisation d’une imprimante professionnelle de qualité :
- la
vitesse d’impression : dans le cadre de la production massive de
copies, une imprimante laser est à privilégier car elle est capable de
fournir 20 à 45 ppm, contre seulement 10 ppm pour un modèle à jet
d’encre. Un copieur haut volume peut même atteindre jusqu’à 135 ppm sur
papier standard et 90 ppm en recto-verso sur du papier épais ;
- la
connectivité, pour une mise en réseau du photocopieur : ce mode permet
la commande à distance avec déclenchement et réception des travaux
depuis le poste de travail d'un local ;
- la prise en charge d’options telles que l’impression sur enveloppe et les fonctions de tri, reliure, perforation et agrafage des documents.
Attention aux imprévus et coûts cachés d'un service de location
Afin d’éviter les mauvaises surprises dans la comptabilité annuelle, il convient de rester vigilant sur :
- le contrat de location financière et le forfait déterminant le coût à la page ;
- le prix des consommables qui doit être prévu dans le budget prévisionnel global ;
- la durée et les clauses de l’éventuel contrat de location du copieur multifonction qui engagent le signataire sur une période prédéterminée et peuvent faire l’objet de pénalités en cas de résiliation anticipée du contrat : crédit-bail, évolutif, service de location de courte ou longue durée...
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