Photocopieurs A3 / A4 pour les professionnels du droit
Devant présenter de nombreux documents à leurs clients ou aux cours de justice, les cabinets d'avocats se doivent de faire l’acquisition d'un photocopieur couleur ou noir & blanc performant et sécurisé.
Quel type de photocopieur doit privilégier un cabinet d'avocat ?
Voici les éléments à prendre en compte pour bien choisir un photocopieur destiné à un cabinet d'avocat :
⇒ Impressions et copies de qualité professionnelle
Un cabinet d'avocat ou un conseiller juridique doit s'équiper d'un photocopieur multifonction prenant en charge les formats A3 et A4 et l’impression de documents recto-verso en couleur et / ou en noir et blanc.
Pour éviter une action manuelle qui serait une perte de temps, l'équipement d'impression doit aussi pouvoir assembler automatiquement les feuillets qui constitueront les dossiers et contrats des clients.
Une vitesse de reproduction élevée est indispensable pour gérer de façon optimale les volumes d'impression importants. L’estimation du volume d'impression mensuel permet donc de déterminer quel modèle de photocopieur professionnel est le plus adapté au domaine juridique ou champ d'activité :
- Droit public, droit international, droit immobilier, droit des personnes, droit administratif, droit pénal...
⇒ Numérisation et digitalisation des documents juridiques
L’archivage numérique ou électronique étant obligatoire pour les avocats, votre photocopieur peut être équipé d'un dispositif de dématérialisation de flux documentaire. Une connectivité simplifiée en réseau permet aussi de numériser ou d'imprimer des documents à distance depuis un appareil mobile, avec un tri automatique possible vers des destinations prédéfinies afin de facilement retrouver ses dossiers.
⇒ Sécurisation des fichiers et documents sensibles
Afin de distinguer les document originaux des duplicatas, le mode filigrane est une option qui permet d’ajouter des mentions sur des copies déjà imprimées, ou qui vont l’être. C’est un moyen d’intégrer un texte indiquant une date, une heure ou encore la mention « confidentiel » sur les documents professionnels.
Un code d’accès au photocopieur pour une authentification avant toute opération va garantir la confidentialité des dossiers d'un cabinet d'avocat généraliste ou spécialisé. Le système d'impression d'un avocat doit également être en mesure d’effacer les données stockées après chaque manipulation.
Il faut donc veiller à mettre à jour régulièrement les paramètres de sécurité du photocopieur.
Location de solutions d'impression pour cabinet d'avocat
Plus la durée de location financière est longue, plus les mensualités sont réduites. L'autre avantage de la location d'un photocopieur réside dans le fait que les loyers sont déductibles de l’impôt sur les sociétés.
Les contrats de location de photocopieur
Le bail d'un contrat de location de copieur ou d'imprimante couleur et noir & blanc doit indiquer :
- le coût du loyer mensuel ou trimestriel du contrat ;
- la durée : location de courte durée (quelques mois) ou location de longue durée (de 2 à 5 ans) ;
- les conditions de reconduction du contrat, les délais et les clauses de résiliation.
Le contrat peut être conclu avec ou sans service de maintenance comprenant :
- la livraison, l’installation, la maintenance curative ou préventive, et la configuration du photocopieur ;
- la formation à l'utilisation du photocopieur multifonction couleur et des conseils pratiques ;
- l’entretien courant et le changement des pièces défectueuses de l'appareil d'impression ;
- le remplacement du matériel d'impression dans les plus brefs délais en cas de panne.
Il est possible de rajouter une formule pour déléguer la gestion des consommables comme les stocks de papier et les toners des photocopieurs ou les cartouches d’encre de couleur ou n&b d'une imprimante.
Vente et leasing d'imprimantes et de photocopieurs professionnels
Il s'agit d'un contrat de location avec option d'achat liant le client à une société
de leasing. Une somme initiale
est versée, assorti d’un paiement mensuel. A la fin du contrat, le client peut acheter ou remettre en vente le matériel. Les mensualités
et l’apport sont modulables selon le budget de financement qui est fixé dès le début. Le montant total d'un contrat de leasing de copieur peut être moins élevé que celui
d’une location financière classique. Un copieur en leasing sera aussi moins cher que lorsqu'il est en vente direct.
Cependant, il faut être vigilant en cas :
- de rupture anticipée du contrat de leasing auquel cas le locataire devra rembourser les loyers restants à la société de location de photocopieur et verser des pénalités ;
- d’obsolescence du matériel de reprographie avant la fin du contrat.
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