La GED (Gestion Electronique des Documents) aussi appelée Gestion Electronique de l’Information ou de Documents Existants (GEIDE) désigne les techniques permettant de gérer de manière dématérialisée, les documents stockés, entrant, sortant ou circulant dans une entreprise.
Quelles sont les différentes étapes de la GED ?
La GED comprend 6 étapes :
- La création et l'acquisition : les documents peuvent être directement créés de manière dématérialisée. Pour les versions papiers, la numérisation est obligatoire.
- L'indexation : celle-ci est assurée par le logiciel, afin de retrouver plus facilement les documents. L'indexation se fait à partir de métadonnées (mots décrivant le document, comme son auteur ou son titre) ou de mots clés issus d'une catégorisation (taxonomie)
- Le stockage : la capacité de stockage est importante, afin d'assurer la pérennité de l'archivage.
- La diffusion et la consultation : la GED doit faciliter l'accès et la diffusion de l'information, le workflow. Des règles de gestion sont mises en place pour autoriser la consultation, la modification ou la destruction des documents.
- L'archivage et la suppression : la suppression des documents peut être automatique, selon des critères prédéfinis.
- La sécurité : l'accès aux données sensibles est limité et des sauvegardes sont réalisées régulièrement.
Pourquoi mettre en place la GED dans son entreprise ?
La GED a différents avantages pour les grands groupes mais également pour les TPE/PME :
- Maitriser l'accès et le coût de l'accès à la documentation.
- La possibilité de partager une information à jour avec l'ensemble des collaborateurs, y compris ceux en télétravail ou ceux en déplacement professionnel (consultation sur smartphone et tablette).
- Les espaces de stockage des documents papiers sont réduits.
- Le développement du travail collaboratif au sein d'un groupe.
- Répondre aux exigences légales en matière d'archivage.
- Faire des économies de consommables (papiers, encres...).
- La gestion des différentes modifications et leur tracage.
- La réduction du risque de perte d'une information importante.
- La capacité d'intégrer une grande diversité de formats : Word, Excel, JPEG, mail etc.
Les conditions pour réussir le passage à la GED dans une entreprise
L'entreprise doit prévoir un budget conséquent pour acquérir le matériel et le logiciel, ainsi que pour numériser les documents papiers existants et les salariés doivent adhérer au projet de dématérialisation de l'information et être formés.
La mise en place de la GED nécessite un véritable bouleversement des habitudes.
Qu'est-ce que la GED open source ?
La GED gratuite ou en open source permet à l'entreprise de faire des économies d'acquisition d'un logiciel. Certaines GED en open source sont très performantes. Mais, par rapport à une version payante, il manque la localisation et la maintenance. Une version payante est souvent disponible en plus de la version gratuite.
Les logiciels GED gratuits
Voici quelques références sur le marché de la dématérialisation de la documentation en entreprise :
- Alfresco : un logiciel très complet mais dont la prise en main est compliquée.
- Open Doc Man : un logiciel exploitable directement sur le réseau de l'entreprise. Il est réputé pour assurer une facilité d'accès aux documents mais est victime de nombreux bugs. Cet éditeur propose également une version payante.
- Knowledge Tree : il intègre de nombreuses fonctionnalités mais les utilisateurs lui reprochent son manque d'intuitivité.
- Feng Office ex Open Goo : idéal pour le travail collaboratif au sein de l'entreprise ou avec des clients mais les fonctions de recherche documentaire sont peu développées.
Les principaux logiciels GED payants
Plusieurs acteurs, certains adossés à des grands groupes, se partagent le marché de la GED à destination des entreprises et des collectivités. Le prix des logiciels est souvent disponible uniquement sur demande.
- Oodrive, un logiciel français : il permet le partage et la synchronisation des documents, la sauvegarde des fichiers et la signature numérique. Le tarif de départ est inférieur à 10 € par mois et par utilisateur.
- Zeendoc (aussi français) : édité par Sages Informatique, Zeendoc offre la possibilité de collecter, classer et échanger les données facilement. Il s'agit d'une solution évolutive utilisant le Cloud pour le stockage informatique.
- Starjet commercialisé par Appic documents : un des leaders du marché offrant la possibilité à ses clients de conserver et de créer des documents en grande quantité.
- Lascom équipe de grands groupes de la cosmétique et de l'alimentaire, comme l'Oréal ou Lactalis. Grâce à sa solution PLM (Product Lifecyle Management), Lascom accompagne ses clients pendant toute la mise en œuvre d'un projet, y compris pendant sa phase de commercialisation.
Sur ce guide de la gestion documentaire électronique, vous trouverez les informations pour mettre en place une GED, notamment les étapes et pré-requis pour bien réussir sa transition. Il présente également les fonctions d’un logiciel de GED et les avantages qu’il apporte à une entreprise.
Ce type de solution n’est plus réservée aux grandes sociétés, de nombreuses PME s’équipent actuellement pour accompagner la numérisation et la dématérialisation croissante de leur activité.
