Focus sur le logiciel de gestion d'impression

Tout savoir sur les logiciels de gestion d’impression

Un logiciel de gestion d'impression sert à gérer l’ensemble du parc d’impression d’une entreprise. Il permet de surveiller et de contrôler tous les appareils de reprographie du réseau, soulageant ainsi les services informatiques. Il peut aussi être utilisé pour les machines locales ne dépendant pas de la direction informatique. La gestion des imprimantes est ainsi centralisée et facilitée, et les processus coordonnées.

Les utilisateurs ont ainsi tous un accès simple, convivial et sécurisé pour réaliser leurs impressions. L’entreprise a une vue globale sur l’ensemble de la reprographie et peut optimiser les tâches, gagnant alors de la productivité, du temps et de l’argent.

Quelles fonctionnalités sont disponibles ?

Selon le logiciel choisi, les fonctionnalités disponibles peuvent être nombreuses. Parmi les plus courantes, on retrouve au niveau de l’utilisation des appareils :

  • La gestion des utilisateurs par rôle, par équipe ou par département ;
  • la gestion des accès aux périphériques d’impression ;
  • l’organisation des gros travaux de reprographie : taille, mise en page, couleur, etc. ;
  • une vision claire des files d’attentes d’impression à un instant T.

Le logiciel de gestion d’impression joue également un rôle important dans la maintenance et l’entretien du parc d’imprimantes et peut ainsi :

  • Suivre la consommation d’encre et de papier ;
  • gérer les mises à jour des appareils ;
  • répertorier les incidents et les messages d’erreur ;
  • présenter le journal et l’historique de toutes les impressions de l’entreprise ;
  • faire des statistiques sur l’ensemble des données collectées.

Quels intérêts pour une entreprise ?

Les avantages du logiciel de gestion d’impression sont nombreux, peu importe la taille de l’entreprise. Cet outil permet d’éviter les mauvaises pratiques grâce au contrôle des impressions. Il n’y a plus de copies orphelines qui finissent à la poubelle et les collaborateurs se sentent plus responsables de la manière dont ils utilisent les machines de reprographie.

L’accès aux appareils est simplifié pour tous, ce qui permet d’éviter les erreurs d’impression et les pertes de temps dues à une mauvaise connaissance du matériel. Le parc d’imprimantes est également suivi de plus près et entretenu plus régulièrement. Toutes ces améliorations conduisent à une optimisation des coûts et de la productivité pour l’entreprise.

Top 3 des logiciels de gestion d’impression

1- PaperCut

Ce logiciel, référence sur le marché, appartient à une entreprise indépendante. Il permet le suivi et le contrôle de l’ensemble des reprographies de l’entreprise. Il assure des impressions sécurisées selon les besoins des collaborateurs et permet de facturer les copies à chaque utilisateur si besoin. Son but principal reste la réduction des coûts d’impression et la diminution du gaspillage d’encre et de papier.

2- Uniflow

Éditée par Canon, cette solution de gestion d’impression est tout de même compatible avec toutes les marques d’imprimantes. La sécurité des documents et la réduction des coûts sont là aussi parfaitement assurées. Le pilote d’impression est très simple d’utilisation et s’adapte à tous les supports. La productivité est également optimisée grâce à la possibilité de création de « flux de travail », systèmes choisissant le meilleur appareil pour chaque impression demandée.

3- Equitrac

Equitrac met lui aussi l’accent sur la sécurité des impressions et la réduction des coûts. Tous les travaux de reprographie peuvent être effectués à partir de n’importe quel périphérique de manière très simple et rapide. Les difficultés liées aux pilotes ou aux caractéristiques de chaque imprimante disparaissent. La gestion est globale et la traçabilité est assurée de manière efficace, soulageant ainsi les équipes informatiques.