La machine à affranchir ou affranchisseuse

• 01/07/2021

La machine à affranchir aussi nommée timbreuse automatique est une machine imprimant des marques postales. Ces marques ont la même valeur qu’un affranchissement effectué dans un bureau de poste.

Comment fonctionne une machine à affranchir ?

Comme son nom l’indique, la machine à affranchir affranchit automatiquement le courrier d’une entreprise, d'un cabinet d'avocat, d’une association, d’un office notarial, d'une administration, d’un syndicat ou d’une mairie. Elle imprime une marque postale au tarif convenu, soit après une pesée, soit à la suite d’une programmation.

Pour les colis, elle peut éditer une étiquette autocollante. Les machines disponibles actuellement sur le marché sont connectées. Un écran tactile permet ainsi de connaitre les tarifs pratiqués et le niveau des consommables et la Poste est tenue au courant en temps réel des affranchissements effectués et envoie une facture. Le service postal transmet aussi à la machine par voie électronique ses nouveaux tarifs.

Pourquoi s’équiper d’une machine à affranchir ?

La machine à affranchir a plusieurs avantages :

• Elle permet une personnalisation de l’affranchissement du courrier professionnel, car la marque postale peut comporter le logo de l’entreprise et un court texte. Ce bloc personnalisé doit être validé par le loueur ou par la Poste.
• Elle est facile à utiliser. En effet, l’usager doit sélectionner le mode d’envoi du courrier (économique ou colissimo ou recommandé, par exemple) et le tarif de la Poste mémorisé dans la machine s’applique.
• Elle permet un envoi de lettres et de colis en France et à l’étranger.
• Elle est économique. Le tarif entreprise plus favorable que le tarif particulier est appliqué et une réduction est prévue pour les envois en nombre. Cependant, des frais de gestion sont dus à la Poste (3,50 € par mois en 2021).
• Elle permet un meilleur suivi du budget. En effet, l’entreprise peut connaitre au jour le jour ses dépenses d’affranchissement.
• Elle permet un gain de temps.
  

Combien coûte la location d’une machine à affranchir ?

En France, seule la location d’une machine à affranchir est autorisée. Cette location doit se faire auprès d’une société agréée par la Poste. Le loyer mensuel d’une machine à affranchir traitant 25 affranchissements par minute débute aux alentours de 20 € HT. Pour une machine traitant 160 affranchissements par minutes, le coût mensuel dépasse souvent 200 €. En cas de volumes journaliers importants, l’entreprise peut souscrire un service d’enlèvement du courrier auprès de la Poste.

Vous pouvez demander vos devis sur ce site et ainsi comparer les prix en location des différentes marques pour le modèle qui vous correspond. Il vous suffit d’évaluer le volume d’envoi de courriers et de colis quotidien réalisé dans votre entreprise et de choisir la tranche adéquate.

Autres coûts :

Voici les différents frais associés à l’utilisation d’une machine à affranchir :

• La caution (variant de 300€ à 4000€ en fonction du modèle), mais ce dépôt de garantie vous est restitué, il ne s’agit donc pas d’un coût à proprement parler.
• Les frais de gestion qui se montent à 3.50€ par mois pour 2021.
• En option : pour l’utilisation d’un bloc publicitaire (visuel de votre entreprise et un slogan de votre choix imprimé sur les enveloppes avec la marque d’affranchissement) il faut compter 46€ par an (tarif 2021).
• Les consommables : cartouches d’encre pour l’impression sur les lettres et les étiquettes autocollantes pour les colis.
  

Que comprennent les frais de location ?

Les frais de location comprennent la fourniture et la maintenance de la machine, ainsi qu’une assistance technique. En revanche, les consommables (les cartouches d’encre) sont achetés par le locataire.

Qui sont les principaux fournisseurs ?

Voici une liste non exhaustive de sociétés proposant la location de timbreuses automatiques :

• Francotyp-Postalia (FP), une société allemande créée en 1923 et louant des machines à affranchir sur le marché français depuis 2011.
• Pitney Bowes, une société américaine. Elle doit son nom à ses fondateurs, qui ont inventé une machine à affranchir en 1920.
• Quadient (ex Neopost/Satas) est une société créée en 1924 sous le nom de Société des Machines Havas (SMH). La marque Neopost a, quant à elle, été créée en 1935. En 2011, elle a absorbé la marque Satas. En 2019, Neopost/Satas est devenue Quadient, pour souligner l’orientation de l’entreprise vers des activités numériques.

Choisir une timbreuse en fonction du nombre de lettres traitées

La machine à affranchir se choisit en fonction du volume de courrier traité et de ses options. Pour guider les clients, les machines à affranchir sont classées en 3 catégories répondant à des normes différentes :

• La norme MAi (machine à affranchir intelligente) pour traiter des volumes importants (plus de 200 par jour) et des colis.
• La norme pMAc (petite machine à affranchir) pour traiter de 30 à 200 courriers quotidiennement.
• La norme tpMAc (très petite machine à affranchir) pour traiter moins de 30 courriers quotidiennement.

Choisir une timbreuse, en fonction des modalités de pesée

Certaines machines ont une balance intégrée et d’autres un plateau de pesée annexe. La balance intégrée facilite la vie de l’utilisateur grâce au système de la pesée différentielle. Le courrier doit alors être posé en intégralité sur la balance et la machine calcule l’affranchissement à chaque retrait.

Choisir une affranchisseuse, en fonction de ses options

Plusieurs options sont disponibles :

• La personnalisation. Une machine peut permettre plusieurs personnalisations. Attention, une redevance postale est due pour cette personnalisation.
• Les comptes utilisateurs, pour suivre précisément la consommation d’un service.
• L’alimentation en enveloppe. Elle peut se faire manuellement ou automatiquement. Plusieurs bacs peuvent être prévus, en cas d’envois importants. Et pour envoyer des colis, il convient de prévoir un distributeur d’étiquettes.